Fertige Dokumente freigeben

Sie möchten diesen Leitfaden als PDF speichern? Im Chrome-Browser wählen Sie dazu die Option zum Drucken der Seite aus und klicken dann auf "Als PDF speichern". Wenn Sie einen anderen Browser oder PDF-Tools von Drittanbietern nutzen, gilt die jeweilige Anleitung.

  • 1. Kollegen mit Cloud Search ganz leicht finden

    Sie entscheiden, für wen Sie die Datei freigeben möchten, und mit Cloud Search finden Sie im Handumdrehen die betreffenden Kollegen.

    1. Öffnen Sie Cloud Search und geben Sie den Namen der Person in das Suchfeld ein.
    2. Klicken Sie auf der Profilkarte der Person oben auf "Unterhaltung starten" hangout oder auf "E-Mail" email.
    3. Klicken Sie auf Vorgesetzter, um sich die Profilkarte des Vorgesetzten anzusehen.
    4. Auf einem Mobiltelefon tippen Sie einfach auf die Telefonnummer, um die Person anzurufen.
    5. Optional: Sie können auch nach alltäglichen Begriffen suchen, z. B. nach johannas telefonnummer. In diesem Fall wird Ihnen eine Antwortkarte mit der Telefonnummer Ihrer Kollegin Johanna angezeigt. Falls es mehrere Personen dieses Namens gibt, klicken Sie auf den Link Dies ist nicht die gesuchte Person?.

    Hinweis: Unter Umständen werden weitere Kontaktdaten und Angaben zum Vorgesetzten angezeigt, falls Ihr G Suite-Administrator diese Informationen für die Nutzerkonten aktiviert hat.

    Personen finden und kontaktieren
  • 2. Passenden Ablageort für das freizugebende Dokument auswählen

    Wenn Sie ein Dokument für einige wenige Personen freigeben möchten, können Sie es zu "Meine Ablage" hinzufügen und von dort aus freigeben.

    Sofern Sie G Suite Enterprise, G Suite Business oder G Suite for Education nutzen, können Sie das Dokument auch einer geteilten Ablage hinzufügen und so für alle freigeben, die Zugriff auf diese Ablage haben.

    Um das Dokument für mehr Personen (z. B. die gesamte Organisation) oder öffentlich zugänglich zu machen, fügen Sie es einer Google Sites-Website hinzu.

    Dokument zu Google Drive hinzufügen:

    Eine Möglichkeit, Dateien in Google Drive zu speichern, ist der Upload über einen Webbrowser:

    1. Gehen Sie zu Google Drive.
    2. Klicken Sie auf   Neu , und dann auf Datei hochladen oder Ordner hochladen, und wählen Sie die Datei oder den Ordner aus.
    3. Klicken Sie auf Öffnen.

    Wenn Sie die aktuelle Version von Chrome oder Firefox®, verwenden, können Sie Dateien auch direkt von Ihrem Computer auf die Google Drive Seite im Browser ziehen.

    Wenn Sie eine Datei hochladen, deren Name mit einer bereits vorhandenen übereinstimmt, wird die neue Datei nicht als Kopie, sondern als neue Version derselben Datei hinzugefügt. Informationen dazu, wie Sie die vorherige Version der Datei aufrufen, finden Sie im Tipp Versionen verwalten.

    Wenn die Meldung Upload abgeschlossen, angezeigt wird, wurden die Dateien hochgeladen und Sie können mit jedem Browser und über jedes Gerät darauf zugreifen, auf dem Google Drive installiert ist.

    Dokument zu einer geteilten Ablage hinzufügen:

    Mindestens die Berechtigung Beitragender erforderlich

    Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team. Wenn Sie die geteilte Ablage verlassen, bleiben Ihre Dateien dort gespeichert.

    1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
    2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die geteilte Ablage. Oder klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus:
      • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie einen Dateityp aus, z. B. Google Docs.
      • Wenn Sie eine Datei hochladen möchten, klicken Sie auf Dateien hochladen. Gehen Sie dann zu der gewünschten Datei.
    3. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um sie zu öffnen.

    * Wenn Sie nicht Eigentümer der Datei sind, aber in Drive die Berechtigung Darf bearbeiten haben, können Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sofern Ihr G Suite-Administrator das erlaubt hat.

    Hinweis: Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer speichern und aufrufen möchten, empfiehlt sich Drive File Stream. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Einstieg in Google Drive.

    Dokument zu Google Sites hinzufügen:

    1. Gehen Sie zu Google Sites und öffnen Sie die Website bzw. Webseite, auf der Sie die Datei einfügen möchten.
    2. Klicken Sie auf Einfügen > Dokumente, Präsentationen oder Tabellen, um eine Drive-Datei auszuwählen.

    Sie haben die Möglichkeit, Dateien aus Google Drive oder Inhalte aus einem in Google Drive gespeicherten Ordner einzubetten. Wenn Sie Dateien in Google Drive ändern, werden die Änderungen automatisch in Google Sites übernommen.

    Dateien hochladenWebsiteinhalte einfügen

Sie können Dokumente in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen freigeben und die gewünschten Berechtigungen festlegen. Oder Sie senden einer Person oder einer Gruppe eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Wenn Sie das Dokument einer Website in Google Sites hinzufügen, ist es für alle Nutzer mit Zugriff auf die Website sichtbar.

  • 1. Dokument aus Google Drive freigeben

    Dateien oder Ordner für bestimmte Personen freigeben:

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Geben Sie unter "Personen" die E-Mail-Adresse der gewünschten Person oder Gruppe ein.

      Hinweis: Wenn Sie keine Personen außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

    3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie eine Zugriffsebene aus:
        • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
        • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
        • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.

      Alle Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben, erhalten per E-Mail einen Link zur Datei oder zum Ordner.

    4. Sie können der E-Mail auch eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
    5. Klicken Sie auf Senden.

    Link zu einer Datei oder einem Ordner freigeben:

    Sie können Dateien auch per Link freigeben. So kann jeder auf die Datei zugreifen, der den Link hat. Dabei werden Sie als Inhaber angezeigt.

    Sie können nur Dateien freigeben, deren Inhaber Sie sind oder für die Sie Bearbeitungszugriff haben.

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie rechts oben auf Link zum Freigeben abrufen.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation mit dem Link darf ansehen und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
      • Darf bearbeiten: Mitbearbeiter dürfen Inhalte hinzufügen und bearbeiten sowie Kommentare eingeben.
      • Darf kommentieren (nur bestimmte Dateien): Mitbearbeiter dürfen Kommentare hinzufügen, aber Inhalte nicht ändern.
      • Darf lesen: Andere können die Datei ansehen, jedoch nicht bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
    4. Klicken Sie auf Link kopieren.
    5. Klicken Sie auf Fertig.
    6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.

    Dateien freigeben sowie Zugriffsebenen und Sichtbarkeit festlegen
  • 2. Optional: Ablaufdatum für das Dokument festlegen

    1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive.
    2. Klicken Sie auf Freigeben.
    3. Falls die Datei noch nicht freigegeben wurde, geben Sie sie jetzt frei.
    4. Klicken Sie auf Erweitert.
    5. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Namen der gewünschten Person und klicken Sie auf "Ablaufdatum festlegen" timer.
    6. Ändern Sie das Datum.
    7. Klicken Sie auf Änderungen speichern und dann auf Fertig.

    Hinweis: Es ist nicht möglich, den aktuellen Tag als Ablaufdatum auszuwählen. Falls Sie den Zugriff mit sofortiger Wirkung einschränken möchten, heben Sie die Dateifreigabe auf.

  • 3. Bearbeiter an der Freigabe für andere und am Ändern der Zugriffsberechtigungen hindern

    1. Wählen Sie in Drive eine Datei oder einen Ordner aus, deren bzw. dessen Inhaber Sie sind.
    2. Klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie unten auf Erweitert.
    4. Klicken Sie auf das Kästchen neben Bearbeiter dürfen weder die Zugriffsberechtigung ändern noch neue Personen hinzufügen

      Nutzer mit der Zugriffsberechtigung Darf kommentieren oder Darf lesen können weder neue Nutzer hinzufügen noch die Zugriffsberechtigungen ändern. Dasselbe gilt jetzt auch für Nutzer mit der Berechtigung Darf bearbeiten.

    5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
    6. Klicken Sie auf Fertig.

    Wenn ein Nutzer mit der Zugriffsberechtigung Darf bearbeiten versucht, eine Datei oder einen Ordner mit eingeschränktem Zugriff für andere freizugeben, wird ihm angeboten, bei Ihnen per E-Mail die Berechtigung für die Freigabe der Datei anzufordern. Sie können dann entscheiden, ob der Nutzer die Datei freigeben darf. Wenn Sie die Freigabe genehmigen, kann der Nutzer die Zugriffsberechtigungen dennoch nicht ändern. Diese Option ist ausgegraut und nicht verfügbar.

    Dateien freigeben sowie Zugriffsebenen und Sichtbarkeit festlegen
  • 4. Verhindern, dass Kommentatoren und Betrachter Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

    Hinweis: Bei Google Sites-Dateien können Sie diese Optionen nicht einschränken.

    1. Wählen Sie in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen eine Datei aus, deren Inhaber Sie sind.
    2. Sie haben folgende Möglichkeiten:
      • Klicken Sie oben in Google Drive auf "Freigeben" person_add.
      • Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen auf Freigeben.
    3. Klicken Sie unten im Feld Für andere freigeben auf Erweitert.
    4. Klicken Sie auf das Kästchen neben Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren.
    5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
    6. Klicken Sie auf Fertig.

    Wenn ein Nutzer mit der Zugriffsberechtigung Darf kommentieren oder Darf lesen versucht, die freigegebene Datei herunterzuladen, zu drucken oder zu kopieren, sind die betreffenden Optionen ausgegraut und nicht verfügbar.

    Hinweis: Sie können zwar einschränken, wie Nutzer Dateien in Drive, Docs, Tabellen und Präsentationen freigeben, drucken, herunterladen und kopieren, aber Sie haben keinen Einfluss darauf, wenn sie Inhalte in anderer Form teilen.

  • 1. Dokument als endgültig markieren und den Schreibschutz dafür aktivieren

    Sie können ein Dokument umbenennen, um es als endgültig zu markieren, und dann den Schreibschutz dafür aktivieren. Andere können sich die Datei dann zwar ansehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.

    Dokument in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen umbenennen, um es als endgültig zu markieren:

    1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie oben auf den Namen.
    2. Geben Sie vor dem Namen [Endgültig] oder [Archiviert] ein.
    3. Drücken Sie die Eingabetaste.

    Schreibschutz für das Dokument aktivieren:

    Wenn Sie die Datei für bestimmte Personen oder eine Gruppe freigegeben haben:

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie im Fenster Für andere freigeben unter Personen auf den Namen der Person.
    3. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf "Bearbeiten" edit und wählen Sie Darf ansehen aus.
    4. Klicken Sie auf Fertig.
    5. Wiederholen Sie Schritt 1 und 2 für weitere Personen oder Gruppen.

    Wenn Sie die Datei für die gesamte Organisation freigegeben haben:

    1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie "Freigeben" person_add aus.
    2. Klicken Sie unten im Fenster Für andere freigeben auf Erweitert.
    3. Klicken Sie unter Zugriffsberechtigt auf Ändern.
    4. Wählen Sie eine Option aus:
      • Ein – Ihre Organisation: Jeder in Ihrer Organisation darf die Datei finden und darauf zugreifen.
      • Ein – Jeder, der über den Link verfügt: Jeder in Ihrer Organisation, der über den Link verfügt, darf auf die Datei zugreifen.
      • Aus – Bestimmte Personen: Nur der Dokumentinhaber darf den Link freigeben.
    5. Wählen Sie neben Zugriff: Jeder in <Name_Ihrer_Organisation> die Option Darf ansehen aus.
    6. Klicken Sie auf Speichern.

  • 2. Freigabe des Dokuments beenden

    Über Google Drive:

    Freigabe von Dateien oder Ordnern aufheben, deren Inhaber Sie sind:

    1. Wählen Sie in Google Drive die Datei bzw. den Ordner aus.
    2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie unten auf Erweitert.
    4. Klicken Sie neben der Person, für die Sie die Freigabe aufheben möchten, auf "Entfernen" close.
    5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

    Link zu Dateien oder Ordnern löschen, deren Inhaber Sie sind:

    Wenn Sie den Link zu Dateien oder Ordnern löschen, sind diese nur noch für Sie und die Personen sichtbar, für die Sie sie freigegeben haben.

    1. Wählen Sie in Drive die gewünschte Datei oder den Ordner aus.
    2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie auf Jeder bei Ihre_Organisation, der über den Link verfügt > Aus – Bestimmte Personen.
    4. Klicken Sie auf Fertig.

    Über geteilte Ablagen:

    So heben Sie die Freigabe von Dateien für Ihre Organisation auf:

    1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, für die Sie die Freigabe aufheben möchten.
    2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie auf Wer hat Zugriff?
    4. Klicken Sie neben Linkfreigabe auf "Deaktivieren" slider-on.
    5. Klicken Sie auf Fertig.

    So heben Sie die Dateifreigabe für Einzelpersonen auf:

    1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, für die Sie die Freigabe aufheben möchten.
    2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
    3. Klicken Sie auf Wer hat Zugriff?
    4. Klicken Sie neben der gewünschten Person auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Entfernen.
    5. Klicken Sie auf Fertig.

    Hinweis: Einstellungen für Gruppen haben Vorrang vor Einstellungen für Einzelpersonen. Wenn die Datei also für eine Organisation oder Gruppe freigegeben ist, der die betroffene Person angehört, kann sie weiterhin darauf zugreifen.

    Über Google Sites:

    Freigabe einer Website beenden:

    1. Öffnen Sie eine Website und klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add .
    2. Suchen Sie unter Zugriffsberechtigt nach der Person, die Sie entfernen möchten.
    3. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf "Löschen" clear > Änderungen speichern > Fertig.

  • 3. Zugriffsanfragen bearbeiten

    Jeder kann Zugriff auf Ihr Dokument anfordern, indem er Sie per E-Mail um den Zugriff bittet oder auf den Link zum Dokument klickt.

    Hat die betreffende Person noch keinen Zugriff, wird die Meldung "Erforderliche Berechtigung fehlt" angezeigt. Sie kann dann auf Zugriff anfordern klicken, wodurch Sie eine E-Mail mit einer Genehmigungsanfrage erhalten. Wenn Sie das Dokument für diese Person freigeben möchten, folgen Sie der Anleitung in Abschnitt 3: Dokument freigeben.

  • 4. Erfahren, wer das Dokument aufgerufen hat

    1. Öffnen Sie die Datei in Docs, Tabellen oder Präsentationen.
      Hinweis: Damit Sie die Daten im Aktivitätsdashboard sehen können, benötigen Sie Bearbeitungszugriff für die Datei.
    2. Klicken Sie auf Tools > Aktivitätsdashboard.
    3. Sie sehen unter anderem folgende Informationen über die Aktivität in Bezug auf Ihre Datei:
      • Tab Freigegeben für: Die Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben.
      • Tab Alle Betrachter (Organisation): Die Personen in Ihrer Organisation, die die Datei betrachtet haben.
      • Tab Betrachtertrend: Ein Diagramm der Betrachter im Zeitverlauf.
    4. Optional: Wenn Sie nicht möchten, dass der Aufrufverlauf im Aktivitätsdashboard angezeigt wird, klicken Sie auf Datenschutzeinstellungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
      • Aufrufverlauf für alle Dateien deaktivieren: Stellen Sie unter Kontoeinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für alle Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien anzeigen auf "Aus".
      • Aufrufverlauf für eine Datei deaktivieren: Stellen Sie unter Dokumenteinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für dieses Dokument anzeigen auf "Aus".
    5. Klicken Sie auf Speichern.