Partager un document final

Vous souhaitez enregistrer une version PDF de ce guide ? Si vous utilisez le navigateur Chrome, sélectionnez l'option "Imprimer", puis l'option "Enregistrer au format PDF". Si vous utilisez d'autres navigateurs ou des outils PDF tiers, reportez-vous à leurs instructions pour savoir comment enregistrer des pages Web au format PDF.

  • 1. Utiliser Cloud Search pour trouver des collaborateurs

    Choisissez avec qui vous voulez partager le fichier et cherchez vos collaborateurs avec Cloud Search.

    1. Ouvrez Cloud Search et saisissez le nom de la personne dans le champ de recherche.
    2. En haut de la carte de profil du contact, sélectionnez Démarrer une conversation hangout ou Envoyer un e-mail email.
    3. Cliquez sur Supérieur hiérarchique pour afficher la carte de profil associée au responsable de ce contact.
    4. Sur un appareil mobile, appuyez sur le numéro de téléphone pour appeler le contact.
    5. (Facultatif) Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant des mots usuels, telles que numéro de téléphone de jeanne. Une réponse contenant le numéro de votre collègue Jeanne s'affiche alors. Si plusieurs contacts portent ce nom, cliquez sur le lien Vous recherchez quelqu'un d'autre ?.

    Remarque : Des informations supplémentaires sur les contacts et leurs responsables s'affichent si votre administrateur a ajouté ce type de données aux comptes utilisateur.

    Trouver et contacter un utilisateur
  • 2. Choisir comment partager le document

    Si vous souhaitez partager votre document avec seulement quelques personnes spécifiques, ajoutez-le à votre Drive et partagez-le depuis ce dernier.

    Si vous utilisez G Suite Enterprise, G Suite Business ou G Suite for Education, vous pouvez l'ajouter à votre Drive partagé et le partager avec toutes les personnes qui ont accès à ce Drive partagé.

    Pour partager le document avec l'ensemble de votre organisation ou pour le rendre public, ajoutez-le à Google Sites.

    Pour ajouter le document à Drive :

    L'un des moyens d'enregistrer des fichiers dans Drive consiste à en importer une copie depuis un navigateur Web :

    1. Accédez à Drive.
    2. Cliquez sur   Nouveau, sélectionnez Importer un fichier ou Importer un dossier, puis choisissez le fichier ou le dossier à importer.
    3. Cliquez sur Ouvrir.

    Si vous utilisez la dernière version de Chrome ou de Firefox®, vous pouvez simplement faire glisser des fichiers directement depuis votre ordinateur vers la page Drive du navigateur.

    Si vous importez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, Drive l'ajoute en tant que nouvelle version au lieu de créer un double. Pour afficher la version précédente de ce fichier, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des versions.

    Le message Importations terminées vous indique que vos fichiers ont bien été importés, et qu'ils sont accessibles depuis n'importe quel navigateur et appareil sur lesquels Drive est installé.

    Pour ajouter le document à un Drive partagé :

    Nécessite au minimum un accès Contributeur

    L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive partagé, même si vous le quittez.

    1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
    2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau et choisir une option :
      • Pour créer un fichier, sélectionnez un type de document (Google Docs, par exemple).
      • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier. Accédez au fichier et ouvrez-le.
    3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

    *Si vous n'êtes pas propriétaire du fichier, mais possédez un accès Modification autorisée dans Drive, vous pouvez le déplacer vers un Drive partagé dès lors que votre administrateur G Suite a autorisé cette action.

    Remarque : Pour stocker des fichiers sur votre Bureau et y accéder, utilisez Drive File Stream. Reportez-vous à Premiers pas avec Drive.

    Pour ajouter le document à Sites :

    1. Accédez à Google Sites et ouvrez le site, puis la page à laquelle vous souhaitez ajouter le fichier.
    2. Cliquez sur Insertion > Docs, Slides ou Sheets pour sélectionner un fichier sur votre Drive.

    Intégrez un fichier à partir de Drive; ou encore le contenu d'un dossier enregistré dans Drive. Les modifications que vous apportez à vos fichiers dans Drive sont automatiquement répercutées dans Sites.

    Importer des fichiersinsérer du contenu dans un site

Vous pouvez partager le document et définir des autorisations dans Google Drive, Docs, Sheets ou Slides. Vous avez également la possibilité d'envoyer par e-mail le lien du document à un utilisateur ou à un groupe. Si vous ajoutez le document à un site Google Sites, toute personne autorisée à consulter le site y aura également accès.

  • 1. Partager le document à partir de Drive

    Partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Sous "Utilisateurs", saisissez l'adresse e-mail de la personne ou du groupe avec lesquels vous voulez partager des contenus.

      Remarque : Si vous souhaitez ajouter des personnes extérieures à votre entreprise, contactez l'administrateur G Suite.

    3. Cliquez sur Modifier edit, puis choisissez le niveau d'accès :
        • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
        • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
        • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.

      Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez votre contenu reçoivent un e-mail contenant un lien vers le fichier ou le dossier.

    4. (Facultatif) Pour ajouter une note au message, saisissez-la. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'e-mail, décochez la case Envoyer une notification.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Partager un lien vers un fichier ou un dossier :

    Pour que d'autres personnes puissent consulter un fichier ou un dossier, envoyez-leur un lien vers ce dernier. Lorsque vous partagez un lien, votre nom apparaît en tant que propriétaire du fichier.

    Vous ne pouvez partager que les fichiers qui vous appartiennent ou que vous êtes autorisé à modifier.

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous voulez partager, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien partageable.
    3. Cliquez sur Visible par toutes les personnes de votre organisation disposant du lien, puis choisissez un niveau d'accès :
      • Modification : vos collaborateurs peuvent ajouter du contenu, le modifier et le commenter.
      • Commentaire (certains fichiers uniquement) : les collaborateurs peuvent commenter le contenu, mais pas le modifier.
      • Lecture : les utilisateurs peuvent afficher le fichier, mais pas le modifier ni le commenter.
    4. Cliquez sur Copier le lien.
    5. Cliquez sur OK.
    6. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.

    Partager des fichiers, et définir les niveaux d'accès et la visibilité
  • 2. (Facultatif) Définir une date d'expiration pour votre document

    1. Dans Drive, ouvrez le fichier.
    2. Cliquez sur Partager.
    3. Si le fichier n'est pas déjà partagé, partagez-le.
    4. Cliquez sur Avancé.
    5. Placez le pointeur de la souris sur le nom de la personne, puis cliquez sur Définir un délai d'expiration timer.
    6. Modifiez la date d'expiration de l'accès.
    7. Cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur OK.

    Remarque : Vous ne pouvez pas fixer le délai d'expiration à la date du jour. Pour restreindre un accès immédiatement, annulez le partage du fichier.

  • 3. Empêcher les éditeurs de partager un fichier et de modifier les autorisations d'accès

    1. Dans Drive, sélectionnez un fichier ou un dossier vous appartenant.
    2. En haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
    3. En bas de la fenêtre, cliquez sur Avancé.
    4. Cochez l'option Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d'accès et d'ajouter d'autres personnes

      Les utilisateurs disposant d'un accès Commentaire ou Lecture ne pouvaient déjà pas ajouter des personnes ni modifier les autorisations d'accès. Cela s'applique désormais également aux utilisateurs disposant d'un accès Modification.

    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    6. Cliquez sur OK.

    Les utilisateurs disposant de l'autorisation Modification qui tentent de partager un fichier ou un dossier dont l'accès est restreint se voient proposer la possibilité de vous demander par e-mail l'autorisation de partager le fichier. Vous pouvez alors autoriser le partage du fichier, mais l'utilisateur ne peut toujours pas modifier les autorisations d'accès. Ces options sont pour lui grisées et inaccessibles.

    Partager des fichiers, et définir les niveaux d'accès et la visibilité
  • 4. Empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier des fichiers

    Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser ces options avec des fichiers Google Sites.

    1. Dans Drive, Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez un fichier vous appartenant.
    2. Vous disposez des options suivantes :
      • Dans Drive, en haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
      • Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager.
    3. En bas de la zone Partager avec d'autres utilisateurs, cliquez sur Avancé.
    4. Cochez l'option Désactiver les options permettant aux commentateurs et aux lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier l'élément.
    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    6. Cliquez sur OK.

    Les options de téléchargement, d'impression et de copie du fichier partagé sont grisées et inaccessibles pour les utilisateurs disposant d'un accès Commentaire ou Lecture.

    Remarque : Vous pouvez empêcher d'autres personnes de partager, d'imprimer, de télécharger et de copier des fichiers dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides. Par contre, vous ne pouvez pas bloquer le partage du contenu des fichiers par d'autres moyens.

  • 1. Indiquer qu'un document est en version finale et le passer en lecture seule

    Vous pouvez renommer un document afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale, puis le mettre en lecture seule. Les utilisateurs peuvent consulter le document, mais pas le modifier.

    Renommez votre document dans Docs, Sheets ou Slides pour indiquer qu'il s'agit de la version finale :

    1. Ouvrez le fichier, puis cliquez sur son nom en haut.
    2. Faites précéder le nom du fichier de la mention [Final] ou [Archivé].
    3. Appuyez sur Entrée.

    Passez le document en lecture seule :

    Si vous avez partagé le fichier avec certaines personnes ou un groupe :

    1. Dans Google Drive, faites un clic droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. Dans le champ Utilisateurs de la fenêtre Partager avec d'autres utilisateurs, cliquez sur le nom de la personne.
    3. À côté du nom de la personne, cliquez sur Modifier edit et sélectionnez Lecture.
    4. Cliquez sur OK.
    5. Répétez les étapes 1 et 2 pour toutes les autres personnes ou tous les autres groupes.

    Si vous avez partagé le fichier avec votre organisation :

    1. Dans Drive, faites un clic droit sur le document, puis sélectionnez Partager person_add.
    2. En bas de la fenêtre Partager avec d'autres utilisateurs, cliquez sur Avancé.
    3. Dans la section Qui a accès, cliquez sur Modifier.
    4. Choisissez une option pour déterminer la manière dont les liens vers le fichier sont partagés avec les utilisateurs de votre organisation :
      • Activé (ensemble de l'organisation) : tous les utilisateurs de votre organisation peuvent rechercher le fichier et y accéder.
      • Activé (toutes les personnes disposant du lien) : tous les membres de votre organisation disposant du lien peuvent accéder au fichier.
      • Désactivé (personnes spécifiques) : seul le propriétaire du document peut partager le lien.
    5. À côté de Accès : tous les membres de votre organisation, sélectionnez Lecture.
    6. Cliquez sur Enregistrer.

  • 2. Désactiver le partage du document

    Dans Drive :

    Annuler le partage d'un fichier ou d'un dossier qui vous appartient :

    1. Dans Drive, sélectionnez le fichier ou le dossier partagé.
    2. Cliquez sur Partager person_add.
    3. En bas, cliquez sur Avancé.
    4. Cliquez sur Supprimer close à côté du nom de la personne avec laquelle vous ne souhaitez plus partager le fichier ou le dossier.
    5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

    Supprimer un lien vers un fichier ou un dossier qui vous appartient :

    Si vous supprimez un lien vers un fichier ou un dossier qui vous appartient, seuls vous-même et les personnes avec lesquelles vous partagez ce fichier ou dossier peuvent continuer à le voir.

    1. Dans Drive, sélectionnez le fichier ou le dossier lié.
    2. Cliquez sur Partager person_add.
    3. Cliquez sur Tous les membres de votre organisation disposant du lien > Désactivé : accès réservé à certaines personnes.
    4. Cliquez sur OK.

    Dans un Drive partagé :

    Annuler le partage de fichiers dans votre organisation :

    1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier dont vous souhaitez annuler le partage.
    2. Cliquez sur Partager person_add.
    3. Cliquez sur Qui a accès.
    4. À côté de Partage par lien, cliquez sur Désactiver slider-on.
    5. Cliquez sur OK.

    Annuler le partage de fichiers avec des personnes :

    1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier dont vous souhaitez annuler le partage.
    2. Cliquez sur Partager person_add.
    3. Cliquez sur Qui a accès.
    4. À côté de la personne concernée, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down > Supprimer.
    5. Cliquez sur OK.

    Remarque : Des paramètres de groupe peuvent remplacer les paramètres individuels. Ainsi, lorsque vous tentez d'annuler le partage d'un fichier avec une personne appartenant à une organisation ou à un groupe ayant accès à ce fichier, cette personne peut encore accéder à celui-ci.

    Dans Sites :

    Mettre fin au partage d'un site :

    1. Ouvrez un site et cliquez sur l'option Partager person_add en haut de l'écran.
    2. Sous Utilisateurs autorisés, recherchez la personne que vous souhaitez retirer.
    3. À côté du nom de la personne, cliquez sur Supprimer clear > Enregistrer les modifications > OK.

  • 3. Gérer les nouvelles demandes d'accès

    Tous les utilisateurs peuvent demander à accéder à votre document en vous envoyant un e-mail ou en cliquant sur le lien vers le document.

    Si une personne n'est pas autorisée à accéder au document, elle reçoit le message "Autorisation nécessaire". Elle peut alors cliquer sur Demander l'accès, et vous recevrez un e-mail vous invitant à lui accorder cet accès. Si vous souhaitez partager le document avec cet utilisateur, suivez les instructions de la Section 3 : Partager le document.

  • 4. Savoir qui a consulté le document

    1. Dans Docs, Sheets ou Slides, ouvrez le fichier.
      Remarque : Les données apparaissent dans le tableau de bord des activités uniquement si vous êtes autorisé à modifier le fichier.
    2. Cliquez sur Outils > Tableau de bord des activités.
    3. La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :
      • Onglet Partagé avec : contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier.
      • Onglet Tous les lecteurs (organisation) : contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.
      • Onglet Tendance du nombre de vues : graphique représentant les consultations sur une période donnée.
    4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation apparaisse dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :
      • Pour désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : sous Paramètre du compte, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs, Sheets et Slides.
      • Pour désactiver l'historique de consultation pour un fichier : sous Paramètre du document, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour ce document.
    5. Cliquez sur Enregistrer.