Einstieg in geteilte Ablagen

Sie möchten diesen Leitfaden als PDF speichern? Im Chrome-Browser wählen Sie dazu die Option zum Drucken der Seite aus und klicken dann auf "Als PDF speichern". Wenn Sie einen anderen Browser oder PDF-Tools von Drittanbietern nutzen, gilt die jeweilige Anleitung.

Was kann ich mit geteilten Ablagen tun?

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in einer geteilten Ablage dem gesamten Team, nicht einem einzelnen Mitglied. Selbst wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können vom Team weiterhin bearbeitet werden.

Wichtig: Geteilte Ablagen sind nur in den Versionen G Suite Enterprise, G Suite Business und G Suite for Education enthalten. Wenn geteilte Ablagen in Google Drive nicht angezeigt werden, sind sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem G Suite-Administrator.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie "Meine Ablage" oder eine geteilte Ablage verwenden sollen?

Dann stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Sind die Dateien für die meisten bzw. alle Mitglieder eines bestimmten Projektteams relevant?
  • Haben die Dateien eine gemeinsame Thematik?

Wenn Sie beide Fragen mit "Ja" beantworten, ist eine geteilte Ablage die richtige Wahl. Falls sich die Dateien auf mehrere Projekte beziehen, sollten Sie mehrere geteilte Ablagen erstellen.

Einen Vergleich von "Meine Ablage" und geteilten Ablagen finden Sie in den FAQ zu Google Drive unter Worin besteht der Unterschied zwischen "Meine Ablage" und geteilten Ablagen?.

Sie benötigen:

account_circle Ein G Suite-Konto. Wenn Sie noch keines haben, können Sie sich hier registrieren.

schedule 10 Minuten

1

Eine geteilte Ablage einrichten

Zuerst müssen Sie eine geteilte Ablage einrichten und Mitglieder hinzufügen.

In diesem Abschnitt finden Sie folgende Anleitungen:

1.1

Geteilte Ablage erstellen

  1. Öffnen Sie Google Drive.
  2. Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
  3. Klicken Sie oben auf   Neu .
  4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

1.2

Mitglieder hinzufügen und Zugriffsebenen festlegen

Wenn Sie Mitglieder hinzufügen, erhalten diese die Zugriffsberechtigung Content-Manager, die Sie bei Bedarf ändern können.

Hinweis: Mitglieder, die Dateien in Drive File Stream bearbeiten müssen, benötigen die Berechtigung Content-Manager.

Berechtigung

Administrator

Content-Manager

Beitragender

Kommentator

Betrachter

Berechtigung

Darf Dateien und Ordner ansehen

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

check

Betrachter

check

Berechtigung

Darf Dateien kommentieren

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

check

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien bearbeiten

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien erstellen und hinzufügen, darf Ordner erstellen

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Nutzer bestimmten Dateien hinzufügen

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen (bis zu 30 Tage)

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

check

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien aus einer geteilten Ablage an einen anderen Speicherort oder in eine andere geteilte Ablage verschieben

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien und Ordner in den Papierkorb verschieben

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien und Ordner innerhalb einer geteilten Ablage verschieben

Administrator

check

Content-Manager

check

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen und entfernen

Administrator

check

Content-Manager

remove

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Zugriffsebenen für Mitglieder ändern

Administrator

check

Content-Manager

remove

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

Berechtigung

Darf Dateien im Papierkorb endgültig löschen

Administrator

check

Content-Manager

remove

Beitragender

remove

Kommentator

remove

Betrachter

remove

So fügen Sie Mitglieder hinzu und legen Zugriffsebenen fest:

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf + Mitglieder hinzufügen.
  3. Fügen Sie Namen, E-Mail-Adressen oder Google-Gruppen hinzu.
  4. Optional: Um die Zugriffsebene zu ändern, klicken Sie neben Content-Manager auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie eine Option aus.
  5. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein.
  6. Optional: Wenn Sie den neuen Mitgliedern keine Nachricht senden möchten, klicken Sie das Kästchen Keine Benachrichtigung senden an.
  7. Klicken Sie auf Senden oder auf Hinzufügen.
1.3

Zugriffsebenen für Mitglieder ändern

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Mitglieder verwalten.
  3. Klicken Sie neben dem Namen eines Mitglieds auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie eine Zugriffsebene aus.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
1.4

Mitglieder entfernen

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Mitglieder verwalten.
  3. Klicken Sie neben der gewünschten Person auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Entfernen.
  4. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Wenn Sie eine Person aus einer geteilten Ablage entfernen, kann sie möglicherweise weiterhin auf Dateien zugreifen, die anderweitig freigegeben wurden, z. B. über einen Link für die gesamte Organisation oder für eine Gruppe.

2

Dateien und Ordner hinzufügen

Jetzt können Sie Ihrer geteilten Ablage Dateien und Ordner hinzufügen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

Ordner erstellen

So erstellen Sie einen Ordner:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie auf   Neu > Ordner.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Hinweise:

  • Wenn Sie einen Ordner, der bereits in "Meine Ablage" oder in einer anderen geteilten Ablage gespeichert ist, in eine geteilte Ablage verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.
  • Unterordner müssen dieselben Berechtigungen haben wie der übergeordnete Ordner.

So laden Sie einen Ordner vom Computer hoch:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Ziehen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer in die geteilte Ablage oder klicken Sie auf   Neu > Ordner hochladen. Gehen Sie zum Ordner und öffnen Sie ihn.

2.2

Dateien hinzufügen und bearbeiten

Mindestens die Berechtigung Beitragender erforderlich

Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team. Wenn Sie die geteilte Ablage verlassen, bleiben Ihre Dateien dort gespeichert.

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die geteilte Ablage. Oder klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus:
    • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie einen Dateityp aus, z. B. Google Docs.
    • Wenn Sie eine Datei hochladen möchten, klicken Sie auf Dateien hochladen. Gehen Sie dann zu der gewünschten Datei.
  3. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um sie zu öffnen.

* Wenn Sie nicht Eigentümer der Datei sind, aber in Drive die Berechtigung Darf bearbeiten haben, können Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sofern Ihr G Suite-Administrator das erlaubt hat.

Hinweis: Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer speichern und aufrufen möchten, empfiehlt sich Drive File Stream. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Einstieg in Google Drive.

3

Dateien und Ordner verwalten

Wir haben Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie geteilte Ablagen am besten strukturieren sowie Dateien erstellen und danach suchen.

In diesem Abschnitt finden Sie folgende Anleitungen:

3.1

Wichtige Dateien markieren

Sie können wichtige Dateien oder Ordner markieren, um sie später schneller wiederzufinden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste einfach auf eine Datei oder einen Ordner und wählen Sie Markieren aus.

Um alle markierten Dateien und Ordner anzeigen zu lassen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Markiert.

3.2

Dateien verschieben

Wenn Sie Dateien aus einer anderen geteilten Ablage oder aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben möchten, ziehen Sie sie einfach in den gewünschten Zielordner der geteilten Ablage. Möchten Sie Ordner verschieben, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

Dateien aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben

Sie können jede Datei, deren Eigentümer Sie sind, in eine geteilte Ablage verschieben – ob aus einem anderen Drive-Ordner, vom Computer oder von einem Mobilgerät.

Wenn Sie nicht der Eigentümer der Datei sind, aber mindestens Bearbeitungszugriff haben, können Sie sie verschieben, wenn Folgendes zutrifft:

  • Ihr G Suite-Administrator hat diese Option aktiviert.
  • Der Eigentümer der Datei ist ein Mitglied der geteilten Ablage, in die Sie die Datei verschieben möchten.

Andernfalls müssen Sie den Eigentümer der Datei bitten, sie zu verschieben.

Dateien zwischen geteilten Ablagen verschieben

Hierfür benötigen Sie die Zugriffsberechtigung Administrator für die ursprüngliche geteilte Ablage und mindestens die Berechtigung Beitragender für das Ziel.

3.3

Dateien löschen oder wiederherstellen

So verschieben Sie eine Datei in den Papierkorb:

Mindestens die Berechtigung Content-Manager erforderlich

  1. Klicken Sie auf die Datei, die Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie oben auf den Papierkorb delete.
  3. Klicken Sie auf Für alle löschen.

Die Datei wird in den Papierkorb der geteilten Ablage verschoben und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

So löschen Sie eine Datei im Papierkorb endgültig:

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie im Papierkorb mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und wählen Sie Endgültig löschen aus.
  2. Klicken Sie zur Bestätigung auf Endgültig löschen.

So stellen Sie eine Datei wieder her (bis zu 30 Tage):

Mindestens die Berechtigung Beitragender erforderlich

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Papierkorb öffnen.
  3. Klicken Sie auf die Datei und dann auf "Wiederherstellen" history.
3.4

Nach Dateien suchen

So suchen Sie in einer geteilten Ablage nach Dateien oder Informationen:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die geteilte Ablage und dann auf Innerhalb von Name der geteilten Ablage suchen.
  2. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.
4

Freigeben und zusammenarbeiten

Dateien, die Sie einer geteilten Ablage hinzufügen, werden automatisch für alle Mitglieder dieser Ablage freigegeben. Sofern Sie die Freigabeoptionen nicht einschränken, haben Mitglieder einer geteilten Ablage auch die Möglichkeit, Dateien für Personen freizugeben, die keine Mitglieder sind.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

4.1

Dateien freigeben

Mindestens die Berechtigung Beitragender erforderlich

Hinweis: Ordner in geteilten Ablagen können nicht freigegeben werden.

Genau wie in Google Drive können Sie Dateien auf verschiedene Weise auch für Personen freigeben, die kein Mitglied der geteilten Ablage sind.

Hinweis: Welche Möglichkeiten Sie haben, ist von den Einstellungen in Ihrer Organisation abhängig. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem G Suite-Administrator.

So geben Sie Dateien für Einzelpersonen oder Gruppen frei:

  1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add.
  3. Fügen Sie Namen, E-Mail-Adressen oder Google-Gruppen hinzu.
  4. Mit einem Klick auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down können Sie auch eine andere Berechtigung auswählen.
  5. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein.
  6. Optional: Wenn Sie keine Benachrichtigungen senden möchten, klicken Sie auf Keine Benachrichtigung senden.
  7. Klicken Sie auf Senden oder auf Hinzufügen.

Informationen dazu, wie Sie Freigabeoptionen einschränken, finden Sie im Tipp Freigabeoptionen für vertrauliche Drive-Dateien einschränken.

Links freigeben

Wenn Sie vielen Personen in Ihrer Organisation ohne großen Aufwand Zugriff auf eine Datei gewähren möchten, dann geben Sie sie einfach über einen Link frei. Jeder in der Organisation, der über den Link verfügt, kann dann auf die Datei zugreifen. Außerdem können Sie anderen erlauben, den Link an Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.

  1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add.
  3. Klicken Sie auf Wer hat Zugriff?.
  4. Klicken Sie neben Linkfreigabe ist deaktiviert auf den Abwärtspfeil expand_more.
  5. Klicken Sie neben Linkfreigabe auf "Aktivieren" slider-on, um den Link für jeden in Ihrer Organisation freizugeben.
  6. Klicken Sie unter der URL auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie eine Berechtigungsstufe aus.
  7. Optional: Wenn Sie möchten, dass der Link mit Personen außerhalb der Organisation geteilt werden kann, klicken Sie das Kästchen Externen Zugriff erlauben an.

    Hinweis: Sollten Sie diese Option nicht sehen, wurde sie möglicherweise von Ihrem G Suite-Administrator deaktiviert.

  8. Optional: Wenn Sie möchten, dass das Dokument in Drive gefunden werden kann, klicken Sie das Kästchen Kann in Suchergebnissen gefunden werden an.
  9. Klicken Sie auf Kopieren, um den Link zu kopieren.
  10. Klicken Sie auf Fertig.
  11. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.
4.2

Dateifreigabe aufheben

So heben Sie die Freigabe von Dateien für Ihre Organisation auf:

  1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, für die Sie die Freigabe aufheben möchten.
  2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
  3. Klicken Sie auf Wer hat Zugriff?
  4. Klicken Sie neben Linkfreigabe auf "Deaktivieren" slider-on.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

So heben Sie die Dateifreigabe für Einzelpersonen auf:

  1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei, für die Sie die Freigabe aufheben möchten.
  2. Klicken Sie auf "Freigeben" person_add.
  3. Klicken Sie auf Wer hat Zugriff?
  4. Klicken Sie neben der gewünschten Person auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Entfernen.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Einstellungen für Gruppen haben Vorrang vor Einstellungen für Einzelpersonen. Wenn die Datei also für eine Organisation oder Gruppe freigegeben ist, der die betroffene Person angehört, kann sie weiterhin darauf zugreifen.

4.3

Dateien schützen

So schützen Sie alle Dateien in einer geteilten Ablage:

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie links auf die geteilte Ablage, die die betreffenden Dateien enthält.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Einstellungen für geteilte Ablage.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um folgende Berechtigungen festzulegen:
    • Außerhalb der Organisation freigeben
    • Für Nichtmitglieder in der Organisation freigeben
    • Personen mit der Berechtigung Kommentator oder Betrachter erlauben, Dateien herunterzuladen, zu kopieren und zu drucken
  4. Wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf Übernehmen.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Verhindern, dass Personen Dateien herunterladen, drucken oder kopieren:

Administratorzugriff erforderlich

  1. Klicken Sie auf die Datei, die Sie schützen möchten.
  2. Klicken Sie oben auf "Freigeben" person_add.
  3. Klicken Sie unten auf Wer hat Zugriff?.
  4. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert und dann auf das Kästchen neben Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Sie können festlegen, ob und wie Personen Dateien in Drive, Docs, Tabellen und Präsentationen freigeben, drucken, herunterladen und kopieren, haben aber keinen Einfluss darauf, ob Inhalte auf andere Arten geteilt werden.

4.4

Mitglieder anzeigen und Mitgliedern eine E-Mail senden

So rufen Sie die Mitglieder einer geteilten Ablage auf:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Mitglieder ansehen.

So senden Sie den Mitgliedern einer geteilten Ablage eine E-Mail:

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > E-Mail an Mitglieder senden.
  3. Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
  4. Optional: Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um die E-Mail nur an Mitglieder mit bestimmten Zugriffsebenen zu senden oder um sich selbst eine Kopie zu senden.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Ein Link zu der geteilten Ablage wird in die E-Mail eingefügt.

Nächste Schritte

Jetzt testen

Gehen Sie zu Google Drive und klicken Sie auf Geteilte Ablagen, um loszulegen.

Hinweis: Wenn Sie geteilte Ablagen nicht sehen, wurden sie möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in dem Fall bitte an Ihren G Suite-Administrator.

Weitere Tipps

Hier finden Sie Tipps und Best Practices rund um geteilte Ablagen.