Best Practices für geteilte Ablagen

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Was sind geteilte Ablagen?

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in einer geteilten Ablage dem gesamten Team, nicht einem einzelnen Mitglied. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

Wir haben Best Practices und Tipps für Sie zusammengestellt, wie sich geteilte Ablagen optimal nutzen lassen.

Wichtig: Geteilte Ablagen sind nur in den Versionen G Suite Enterprise, G Suite Business und G Suite for Education enthalten. Wenn geteilte Ablagen in Google Drive nicht angezeigt werden, sind sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem G Suite-Administrator.

1

Verwendung von geteilten Ablagen

1.1

Unterschiede zwischen "Meine Ablage" und geteilten Ablagen

Das sind die wichtigsten Unterschiede zwischen "Meine Ablage" und geteilten Ablagen:

Meine Ablage

Geteilte Ablagen

Wer darf Dateien hinzufügen?

Meine Ablage

Der Inhaber von "Meine Ablage"

Geteilte Ablagen

Mitglieder mit der Berechtigung Beitragender oder einer höheren Zugriffsebene

Welche Dateitypen können hinzugefügt werden?

Meine Ablage

Alle Dateitypen

Geteilte Ablagen

Alle Dateitypen (außer Google Maps)

Wer ist Eigentümer der Dateien und Ordner?

Meine Ablage

Nutzer, der die Datei oder den Ordner erstellt hat

Geteilte Ablagen

Das Team

Können Dateien und Ordner verschoben werden?

Meine Ablage

Ja, Dateien und Ordner können innerhalb von "Meine Ablage" verschoben werden.

Geteilte Ablagen

  • Mit der Berechtigung Beitragender oder einer höheren Zugriffsebene dürfen Sie Dateien aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben.
  • Mit der Berechtigung Content-Manager oder einer höheren Zugriffsebene dürfen Sie Dateien und Ordner innerhalb einer geteilten Ablage verschieben.
  • Mit der Berechtigung Administrator dürfen Sie Dateien aus einer geteilten Ablage an einen anderen Speicherort oder in eine andere geteilte Ablage verschieben.
  • Wenn Sie einen Ordner aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

Weitere Informationen dazu, wie Sie einer geteilten Ablage Dateien hinzufügen, finden Sie unter Einstieg in geteilte Ablagen.

Können Dateien mit dem Computer synchronisiert werden?

Meine Ablage

Ja, mit Drive File Stream oder Backup and Sync.

Geteilte Ablagen

Das hängt davon ab, welche Synchronisierungslösung Sie verwenden:

  • Drive File Stream: Ja
  • Backup and Sync: Nein

Wie funktioniert die Freigabe?

Meine Ablage

Unterschiedliche Nutzer sehen nicht dieselben Dateien in einem Ordner. Welche Dateien jemand sieht, ist von der Zugriffsberechtigung abhängig.

Geteilte Ablagen

Alle Mitglieder einer geteilten Ablage können alle darin enthaltenen Dateien sehen.

Wie lange werden gelöschte Dateien im Papierkorb aufbewahrt?

Meine Ablage

Dateien oder Ordner bleiben so lange im Papierkorb, bis der Nutzer Endgültig löschen auswählt.

Geteilte Ablagen

  • Jede geteilte Ablage hat ihren eigenen Papierkorb.
  • Mitglieder müssen mindestens die Berechtigung Content-Manager haben, um Dateien in den Papierkorb verschieben zu können.
  • Die Dateien und Ordner im Papierkorb werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
  • Mitglieder mit der Berechtigung Administrator dürfen Dateien auch vor Ablauf dieses Zeitraums endgültig löschen.

Können Dateien wiederhergestellt werden?

Meine Ablage

Ja, vom Eigentümer der Datei.

Geteilte Ablagen

Ja, wenn Sie die Zugriffsberechtigung Beitragender oder eine höherwertige Berechtigung haben.

1.2

Verwendung von geteilten Ablagen

Geteilte Ablagen bieten sich in folgenden Situationen an:

  • Sie arbeiten mit einem Team an einem Projekt oder einer Veranstaltung und benötigen alle Zugriff auf dieselben Dateien.
  • Die meisten Ihrer Dateien sind für dieselben Personen freigegeben.
  • Die Dateien haben eine gemeinsame Thematik.
  • Die Inhalte, die Sie speichern möchten, sind nicht privat und für ein bestimmtes Team oder eine Gruppe von Interesse.
1.3

Wofür werden geteilte Ablagen häufig verwendet?

Hierfür werden geteilte Ablagen am häufigsten verwendet:

  • Projekte: für alle, die an einem Projekt arbeiten.
  • Veranstaltungen/Termine: für alle, die in einem bestimmten Zeitraum für eine Veranstaltung oder einen Termin zuständig sind.
  • Vorlagen: für Dateien, die kopiert und wiederverwendet werden können.
  • Unternehmensweite Dateien: für Dateien, die alle Mitarbeiter im Unternehmen benötigen, z. B. Schulungsunterlagen.
  • Vertrauliche Dateien: für Dateien mit vertraulichem Inhalt, die sich zusätzlich mit besonderen Zugriffsrichtlinien schützen lassen.
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Dateien in geteilte Ablagen verschieben

Wenn Sie Ihre Dateien von "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage migrieren möchten, machen Sie keine Kopien, sondern verschieben Sie sie. So bleiben die Verknüpfungen erhalten und die Mitbearbeiter haben weiterhin Zugriff.

Themen in diesem Abschnitt:

2.1

Dateien in eine geteilte Ablage verschieben

Hinweis:

  • Es ist möglich, mehrere Dateien gleichzeitig zu verschieben.
  • Es ist nicht möglich, Ordner von "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage zu verschieben, aber Sie können in einer geteilten Ablage neue Ordner erstellen.
  • Jeder, für den Sie eine Datei direkt freigeben, erhält Zugriff, es sei denn, die Freigabe für Nichtmitglieder ist in der geteilten Ablage nicht zugelassen.
  • Personen, die über einen freigegebenen Ordner Zugriff auf die Datei hatten, behalten den Zugriff nicht. Um das zu verhindern, müssen Sie die Berechtigungen ändern, nachdem Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschoben haben.

Wenn Sie Dateien aus einer anderen geteilten Ablage oder aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben möchten, ziehen Sie sie dort einfach in den gewünschten Zielordner. Möchten Sie Ordner verschieben, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

Dateien aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben

Sie können jede Datei, deren Eigentümer Sie sind, in eine geteilte Ablage verschieben – ob aus einem anderen Drive-Ordner, vom Computer oder von einem Mobilgerät.

Wenn Sie nicht der Eigentümer der Datei sind, aber mindestens Bearbeitungszugriff haben, können Sie sie verschieben, wenn Folgendes zutrifft:

  • Ihr G Suite-Administrator hat diese Option aktiviert.
  • Der Eigentümer der Datei ist ein Mitglied der geteilten Ablage, in die Sie die Datei verschieben möchten.

Andernfalls müssen Sie den Eigentümer der Datei bitten, sie zu verschieben.

Dateien zwischen geteilten Ablagen verschieben

Hierfür benötigen Sie die Zugriffsberechtigung Administrator für die ursprüngliche geteilte Ablage und mindestens die Berechtigung Beitragender für das Ziel.

3

Dateien in geteilten Ablagen verwalten

Wir haben Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie geteilte Ablagen am besten strukturieren sowie Dateien hinzufügen und danach suchen.

Themen in diesem Abschnitt:

3.1

Eine geteilte Ablage einrichten

Geteilte Ablagen basierend auf Zugriffsberechtigungen erstellen

Die Zugriffsebene, die Sie einer Person für eine geteilte Ablage zuweisen, gilt für alle darin enthaltenen Ordner. Zugriffsebenen lassen sich für einzelne Dateien ändern, aber nicht für Ordner.

Beispiel: Alle Mitarbeiter eines Vertriebsteams benötigen Zugriff auf dieselben Ressourcen. Da bietet sich eine geteilte Ablage als zentrales Repository für alle wichtigen Vertriebsmaterialien an.

Namenskonventionen festlegen

Namenskonventionen legen Sie am besten organisationsweit fest, um Konflikte zu vermeiden.

Beispiele:

  • Wenn Ihr Unternehmen Vertriebsabteilungen in mehreren Regionen hat, können Sie für jede Vertriebsregion eine geteilte Ablage erstellen und den Namen der Region oder eine Abkürzung davon dem Namen der Ablage als Präfix hinzufügen.
  • Es bietet sich auch an, den Status als Präfix hinzuzufügen, z. B. [Archiviert] für abgeschlossene Projekte oder [In Arbeit] für aktuelle Projekte.
  • Um extern und intern freigegebene Ablagen zu unterscheiden, können Sie [Extern] oder [Intern] hinzufügen.

Ordner für zusammenhängende Themen erstellen

Sie können Inhalte mithilfe von Ordnern sortieren. Ordner mit zusammenhängenden Themen lassen sich außerdem verschachteln.

Beispiele:

  • Sie erstellen eine geteilte Ablage für ein Projekt X und dann Ordner für die einzelnen Themen.
  • Sie erstellen eine geteilte Ablage für die Marketingabteilung und dann Ordner für die einzelnen Projekte.

Eine geteilte Ablage pro Projekt oder Abteilung erstellen

Wenn eine geteilte Ablage sehr viele Mitglieder hat, umfasst sie möglicherweise zu viele Projekte oder Abteilungen. Dann kann es schwierig werden, nach Inhalten zu suchen und diese zu verwalten. Am besten erstellen Sie eine geteilte Ablage für jeweils ein Projekt oder eine Abteilung und anschließend Ordner für das jeweilige Thema.

Beispiel: Sie erstellen eine geteilte Ablage für Projekt X und darin jeweils einen Ordner für jedes Thema. So bleibt die Ablage übersichtlich und die Mitarbeiter an dem Projekt finden schnell, wonach sie suchen.

Geteilte Ablagen mit Designs besser voneinander unterscheiden

Sie möchten Ihre geteilte Ablage einfacher von anderen unterscheiden können? Dann fügen Sie der Kopfzeile einfach ein Bild hinzu. Informationen dazu finden Sie im Tipp Design von geteilten Ablagen ändern.

3.2

Dateien erstellen – "Meine Ablage" vs. geteilte Ablagen

Für folgende Dateien ist Meine Ablage die richtige Wahl:

  • Private Dateien
  • Sie möchten erst einmal für sich einen Entwurf erstellen und die Datei dann später in eine geteilte Ablage verschieben, um sie für andere freizugeben. Dann geht die Eigentümerschaft von Ihnen auf das Team über.

Für diese Dateien eignet sich eine geteilte Ablage:

  • Dateien, die Sie erstellt haben und für ein Team freigeben möchten
  • Dateien, in denen Sie direkt gemeinsam arbeiten möchten
3.3

In einer geteilten Ablage nach Dateien suchen

Wenn eine geteilte Ablage sehr groß ist, ist es manchmal schwierig, bestimmte Inhalte zu finden. In diesem Fall können Sie die Suche auf einen Ordner beschränken.

So suchen Sie in einer geteilten Ablage:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und dann auf Innerhalb von Ordnername suchen.
  2. Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.
4

Dateien freigeben

Hier haben wir für Sie zusammengestellt, was Sie beachten sollten, wenn Sie Dateien in einer geteilten Ablage für Mitbearbeiter freigeben.

Themen in diesem Abschnitt:

4.1

Zugriffsebenen für geteilte Ablagen festlegen

Zugriffsebenen für geteilte Ablagen mit unterschiedlichem Zweck festlegen

Erteilen Sie Personen, die die geteilte Ablage verwalten sollen, die Zugriffsberechtigung Administrator, sodass sie z. B. Mitglieder hinzufügen und entfernen sowie Inhalte löschen können.

Für alle anderen Mitglieder gilt Folgendes:

  • Wenn die geteilte Ablage Dateien enthält, an denen gemeinsam gearbeitet werden soll, benötigen die Nutzer die Zugriffsberechtigung Content-Manager oder Beitragender. Content-Manager können Dateien und Ordner innerhalb einer geteilten Ablage verschieben sowie Dateien in den Papierkorb legen, jedoch nicht endgültig löschen.
  • Dient die geteilte Ablage dagegen als Speicherort für fertige Inhalte, gewähren Sie den Nutzern die Zugriffsberechtigung Kommentator oder Betrachter, sodass die Inhalte nicht verändert werden können.

Festlegen, wer Dateien löschen darf

Sie können Nutzern Folgendes erlauben, indem Sie ihnen die entsprechenden Zugriffsberechtigungen zuweisen:

  • Dateien in den Papierkorb verschieben: Content-Manager oder eine höhere Zugriffsebene
  • Dateien endgültig aus dem Papierkorb entfernen: Administrator
  • Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen: Beitragender oder eine höhere Zugriffsebene

Wenn Sie Dateien löschen, werden sie für alle Mitglieder aus der geteilten Ablage entfernt. Sie werden in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht oder schon früher von einem Mitglied mit der Zugriffsberechtigung Administrator.

Zu beachten: Wie Mitbearbeiter Dateien bearbeiten, die nicht aus Google-Diensten stammen

Wenn Ihre Mitbearbeiter Drive File Stream für den Zugriff auf Dateien verwenden, die nicht aus Google-Diensten stammen (z. B. Adobe® PDF® oder Microsoft® Office®), erteilen Sie ihnen die Zugriffsberechtigung Content-Manager.

Hinweis: Mitglieder mit der Berechtigung Beitragender können Dateien offline bearbeiten und dann ohne Drive File Stream hochladen. Weitere Informationen finden Sie im Tipp Alle Entwürfe in einer Google Drive-Datei speichern und jederzeit frühere Versionen wiederherstellen.

Zugriffsebenen und Namen für geteilte Ablagen mit abgeschlossenen Projekten ändern

Wenn eine geteilte Ablage die Dateien eines abgeschlossenen Projekts enthält, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie können die Zugriffsberechtigungen von Administrator, Content-Manager oder Beitragender in Kommentator oder Betrachter ändern.
  • Sie haben auch die Möglichkeit, dem Namen der geteilten Ablage einen Status hinzuzufügen, z. B. [Archiviert].

So kennzeichnen Sie, dass Sie die geteilte Ablage als Repository für fertige Inhalte und nicht als aktiven Projektordner nutzen.

4.2

Zugriffsanfragen für geteilte Ablagen

Eine Zugriffsanfrage für eine geteilte Ablage richten Sie am besten an die Person, von der Sie den Link erhalten haben. Wenn diese die Zugriffsberechtigung Administrator hat, kann sie Sie direkt hinzufügen. So wird die Anfrage nicht an alle Mitglieder der geteilten Ablage mit Administratorzugriff gesendet.

4.3

Dateien für Nichtmitglieder freigeben

Sie können Dateien für Nichtmitglieder freigeben.

Hinweis: Der G Suite-Administrator und die Administratoren einer geteilten Ablage haben die Möglichkeit, diese Option zu deaktivieren.

Wenn Sie eine Datei für ein Nichtmitglied freigeben, wird sie in Drive in dessen Ordner Für mich freigegeben abgelegt. Die Person kann dann dort oder über den Ordner Zuletzt darauf zugreifen, die Datei aber nicht in "Meine Ablage" oder in eine andere geteilte Ablage verschieben.

Separate geteilte Ablagen für Gruppen von Nichtmitgliedern erstellen

Wenn Sie viele Dateien für dieselbe Gruppe von Nichtmitgliedern freigeben müssen, sollten Sie eine separate geteilte Ablage erstellen und diese Personengruppe als Mitglieder hinzufügen.

Beispiel: Wenn Sie mit einer externen Agentur an einem Projekt arbeiten, erstellen Sie eine geteilte Ablage für die internen Teammitglieder und eine weitere für interne und externe Mitbearbeiter. So verhindern Sie, dass Externe auf Inhalte zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.

4.4

Freigabe einschränken

Dateifreigabe für Externe oder Nichtmitglieder einschränken

Für Dateien mit vertraulichem Inhalt in einer geteilten Ablage können Mitglieder mit der Zugriffsberechtigung Administrator die Freigabe für Nichtmitglieder oder Personen außerhalb der Organisation folgendermaßen regulieren:

  • Ob Dateien für Personen außerhalb der Domain freigegeben werden dürfen
  • Ob Dateien für Nichtmitglieder freigegeben werden dürfen
  • Ob Dateien von Personen mit Kommentier- und Lesezugriff heruntergeladen, kopiert oder ausgedruckt werden dürfen

So schützen Sie alle Dateien in einer geteilten Ablage:

Berechtigung Administrator erforderlich

  1. Klicken Sie links auf die geteilte Ablage, die die betreffenden Dateien enthält.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der geteilten Ablage auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Einstellungen für geteilte Ablage.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um folgende Berechtigungen festzulegen:
    • Außerhalb der Organisation freigeben
    • Für Nichtmitglieder in der Organisation freigeben
    • Personen mit der Berechtigung Kommentator oder Betrachter erlauben, Dateien herunterzuladen, zu kopieren und zu drucken
  4. Wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf Übernehmen.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Geteilte Ablagen nicht für die gesamte Organisation freigeben

Fügen Sie die gesamte Organisation nur bei speziellen Inhalten zu einer geteilten Ablage hinzu.

Beispiele:

  • Sie erstellen eine geteilte Ablage mit den Unternehmensrichtlinien für alle Mitarbeiter eines Unternehmens in einem Land.
  • Sie sollten keine geteilte Ablage für ein internationales Unternehmen einrichten und dann einen Ordner "Unternehmensrichtlinien für Deutschland" hinzufügen, denn dies würde es erschweren, Inhalte in der geteilten Ablage zu sortieren und zu finden.

Mitglieder mit Google Groups verwalten

Sie können eine Google Groups-Gruppe erstellen, um Personen zu einer geteilten Ablage hinzuzufügen. Solche Gruppen eignen sich sehr gut, um wöchentliche E-Mail-Newsletter und andere Informationen zu versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Mitglieder hinzufügen und Zugriffsebenen festlegen.

Limits bei der Dateifreigabe

Eine geteilte Ablage kann sehr viele Einzelpersonen und Gruppen als Mitglieder enthalten:

  • Sie können bis zu 600 E-Mail-Adressen von Einzelpersonen oder Gruppen hinzufügen.
  • Eine Gruppe kann bis zu 50.000 Mitglieder enthalten.

Hinweis: Gruppen werden wie Einzelpersonen als ein Mitglied gezählt. Dasselbe gilt für Personen, die einzeln und als Gruppenmitglied hinzugefügt werden.

4.5

Änderungen in einer geteilten Ablage im Blick behalten

In der Ansicht "Aktivitäten" einer geteilten Ablage sehen Sie Folgendes:

  • Änderungen an Mitgliedschaften
  • Neue und gelöschte Dateien
  • Änderungen an den Einstellungen für die geteilte Ablage
  • Wer zu welcher Zeit Dateien geändert hat

So rufen Sie die letzten Aktivitäten für eine geteilte Ablage auf:

  1. Öffnen Sie Google Drive und wählen Sie links eine geteilte Ablage aus.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Details ansehen" info.
  3. Klicken Sie auf Aktivitäten.

Nächste Schritte

Jetzt testen

Gehen Sie zu Google Drive und klicken Sie auf Geteilte Ablagen, um loszulegen.

Hinweis: Wenn Sie geteilte Ablagen nicht sehen, wurden sie möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in dem Fall bitte an Ihren G Suite-Administrator.

Weitere Tipps

Hier finden Sie Tipps und Best Practices rund um geteilte Ablagen.