Was kann ich mit Gmail alles tun?

Bei Gmail sind Ihre E-Mails sicher in der Cloud gespeichert, sodass Sie überall und von jedem Gerät aus darauf zugreifen können. Wichtige Nachrichten lassen sich im Handumdrehen sortieren und finden. Und auch wenn Sie offline sind, haben Sie die Möglichkeit, E-Mails zu lesen und Entwürfe zu erstellen.

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Hier finden Sie weitere Informationen: Von Microsoft Outlook® zu Gmail wechseln und Von IBM Notes® zu Gmail wechseln.

Hinweis: Wenn Ihr G Suite-Administrator Ihre E-Mails noch nicht migriert hat, sollten Sie sie importieren, bevor Sie mit dieser Anleitung fortfahren.

So öffnen Sie Gmail:

Was kann ich mit Gmail alles tun?
1

E-Mails schreiben und senden

Wir beginnen mit den Grundlagen: E-Mails schreiben, senden, aufrufen und beantworten.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

1.1

E-Mails schreiben und senden

  1. Öffnen Sie in Gmail den Posteingang.
  2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf
     
    Schreiben
    .

    Eine neue Nachricht wird geöffnet.

  3. Optional: Mit den Schaltflächen oben rechts können Sie die Fenstergröße anpassen.
  4. Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
  5. Geben Sie die Nachricht ein.

    E-Mails, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben, werden automatisch in der Seitenleiste unter Entwürfe gespeichert.

  6. Optional: Sie können Anhänge attach_file, Links link, Bilder image und mehr hinzufügen.
  7. Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Wenn Sie eine E-Mail zurückrufen möchten, klicken Sie unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen finden Sie im Tipp E-Mails zurückrufen.

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remove

Minimieren

Vollbildmodus

clear

Schließen

Umschalttaste +

In eigenem Fenster öffnen

Vollbildmodus beenden

1.2

Ansichtsoptionen

Neue bzw. ungelesene E-Mails sind fett hervorgehoben. Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie einfach darauf.

Standardmäßig werden Antworten auf E-Mails in Konversationen gruppiert. Dadurch sind sie leichter auffindbar und Sie behalten den Überblick über Ihren Posteingang.

Wenn Sie die einzelnen Nachrichten lieber getrennt ansehen möchten, können Sie die Konversationsansicht auch deaktivieren.

So deaktivieren Sie die Konversationsansicht:

  1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings > Einstellungen.
  2. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein zu Konversationsansicht und wählen Sie Konversationsansicht deaktiviert aus.
  3. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Tipp: Wenn Ihnen mehr Platz für Ihre E-Mails lieber ist, können Sie die Seitenleiste schließen, indem Sie links oben auf das Dreistrichsymbol menu klicken.

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1.3

E-Mails beantworten

  1. Wenn Sie auf eine einzelne E-Mail oder auf die letzte Nachricht in einer Konversation antworten möchten, klicken Sie auf
    reply Antworten
    .
  2. Um auf eine Nachricht innerhalb einer Konversation zu antworten, klicken Sie auf "Antworten" reply.
  3. Wenn Sie eine einzelne E-Mail oder die letzte Nachricht in einer Konversation weiterleiten möchten, klicken Sie auf
    forward Weiterleiten
    .
  4. Um eine Nachricht innerhalb einer Konversation weiterzuleiten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Weiterleiten.
  5. Damit die vorherige Nachricht in einer Konversation angezeigt wird, klicken Sie auf "Vollständigen Inhalt anzeigen" .
  6. Wenn Sie eine ganze Konversation weiterleiten möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert > Alle weiterleiten.
  7. Oder Sie nutzen die Funktion "Intelligente Antwort" und klicken unten in der E-Mail auf einen Vorschlag. Sie können die Nachricht dann vor dem Senden noch bearbeiten.

Tipp: Möglicherweise werden Ihnen oben im Posteingang ältere E-Mails zum Beantworten oder Abklären vorgeschlagen. Wenn Sie diese Vorschläge ausblenden möchten, klicken Sie auf "Einstellungen" settings > "Einstellungen" und entfernen Sie im Abschnitt Automatische Erinnerungen die Häkchen aus den Kästchen.

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1.4

Empfänger ändern

So fügen Sie Empfänger hinzu oder entfernen sie:

  1. Klicken Sie in einer geöffneten E-Mail auf die E-Mail-Adresse eines Empfängers.
  2. Um weitere Empfänger hinzuzufügen, geben Sie deren E-Mail-Adressen ein.
  3. Um einen Empfänger zu entfernen, klicken Sie neben seiner E-Mail-Adresse auf das Symbol "Entfernen" close.

So ändern Sie den Betreff einer E-Mail:

  1. Klicken Sie neben dem Pfeilsymbol reply, auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down > Betreff bearbeiten.
  2. Geben Sie einen neuen Betreff ein.
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1.5

Anhänge speichern und drucken

Wenn Ihnen jemand in einer E-Mail einen Anhang sendet, z. B. ein Foto oder Dokument, sehen Sie unten in der Nachricht eine Vorschau.

  • Anhänge in der Vollbildansicht ansehen und drucken: Um den Anhang in der Vollbildansicht zu öffnen, klicken Sie einfach darauf. Zum Drucken des Anhangs klicken Sie auf das Druckersymbol print.
  • Bilder herunterladen oder in Drive speichern: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Vorschau und klicken Sie auf das Symbol "Herunterladen"  file_download oder auf das Symbol "In Google Drive speichern" drive_file_stream.

Weitere Informationen zu Anhängen in Gmail

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1.6

E-Mails ohne Internetverbindung lesen und schreiben

Nur Chrome:

Mit Gmail Offline können Sie E-Mails lesen, beantworten und in Gmail suchen, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Alle E-Mails, die Sie dann bei unterbrochener Internetverbindung schreiben, archivieren oder löschen, werden gesendet oder verschoben, sobald Sie wieder online sind.

Wenn Sie Gmail Offline auf einem Gerät aktivieren, werden Ihre E-Mails mit dem Speicher des Browsers auf Ihrem Computer synchronisiert. Sie können das auf jedem Gerät tun, auf dem Sie Offlinezugriff benötigen.

So aktivieren Sie Gmail Offline:

  1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" settings > Einstellungen.
  2. Öffnen Sie den Tab Offline und klicken Sie auf das Kästchen neben Offline-E-Mail aktivieren.
  3. Optional: Wählen Sie neben Synchronisierungseinstellungen aus, wie viele Tage E-Mails offline gespeichert werden sollen.
  4. Legen Sie neben Sicherheit fest, ob Offlinedaten auf Ihrem Gerät gespeichert werden sollen oder nicht.
    Wenn Sie diese Option nicht sehen, wurde die Einstellung möglicherweise bereits von Ihrem G Suite-Administrator festgelegt.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Option Offline nicht sehen, wurde sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren G Suite-Administrator.

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2

Posteingang aufräumen

Mit Labels und Filtern können Sie Ihre E-Mails sortieren und aus dem Posteingang verschieben.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

2.1

Von Ordnern zu Labels wechseln

In Gmail werden E-Mails nicht in Ordnern gespeichert, sondern mithilfe von Labels kategorisiert. Labels funktionieren ganz ähnlich wie Ordner, haben aber einen Vorteil: Sie können einer E-Mail mehrere Labels zuweisen und sie später unter jedem dieser Labels in der Seitenleiste wiederfinden.

Außerdem haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Ein Label in der Seitenleiste öffnen, um alle E-Mails mit diesem Label anzeigen zu lassen
  • Labels unter anderen Labels einordnen
  • Nach E-Mails mit einem bestimmten Label suchen
  • Den Posteingang ganz nach Ihren Wünschen einrichten:
    • Anhand der zugewiesenen Labels erkennen Sie verschiedene Arten von E-Mails auf einen Blick.
    • Sie können E-Mails auch automatisch archivieren lassen, sodass sie nicht im Posteingang angezeigt werden. Das funktioniert wie mit Regeln und Ordnern in anderen E-Mail-Programmen.
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2.2

Labels erstellen

  1. So erstellen Sie ein Label:
    1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol settings und dann auf Einstellungen.
    2. Klicken Sie auf den Tab Labels.
    3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Neues Label erstellen.
    4. Geben Sie einen Labelnamen ein und klicken Sie auf Erstellen.

      Sie können auch untergeordnete Labels erstellen, die genau wie Unterordner funktionieren.

  2. So erstellen Sie ein Label aus einer E-Mail:
    1. Klicken Sie in einer E-Mail auf das Symbol "Labels" label > Neu erstellen.
    2. Geben Sie einen Labelnamen ein und klicken Sie auf Erstellen.
    3. Optional: Klicken Sie das Kästchen Label einordnen unter an und wählen Sie das gewünschte Label aus.

      Das neue Label wird der E-Mail automatisch zugewiesen.

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2.3

Labels zuweisen

  1. So weisen Sie E-Mails ein Label zu:
    1. Klicken Sie im Posteingang auf das Kästchen neben den E-Mails, denen Sie ein Label zuweisen möchten.
    2. Klicken Sie auf das Symbol "Labels" label.
    3. Klicken Sie auf das Kästchen neben den gewünschten Labels und dann auf Übernehmen.
  2. So fügen Sie einem Label eine Farbe hinzu:
    1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Label in der Seitenleiste und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü more_vert.
    2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Label-Farbe und wählen Sie eine Farbe aus. Oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen.

      Die Änderung wird sofort für alle E-Mails mit dem Label übernommen.

    3. Optional: Wenn Sie die Farbe wieder entfernen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Label-Farbe und klicken Sie auf Farbe entfernen.
    4. Optional: Klicken Sie links auf den Namen eines Labels, um alle zugehörigen E-Mails aufzurufen.
  3. So verschieben Sie E-Mails aus dem Posteingang in ein Label:

    E-Mails lassen sich aus dem Posteingang in Labels verschieben, wie bei anderen E-Mail-Programmen in Ordner.

    1. Klicken Sie im Posteingang auf das Kästchen neben den E-Mails, die Sie verschieben möchten.
    2. Klicken Sie dann auf das Symbol "Verschieben" drive_file_move.
    3. Wählen Sie das gewünschte Label aus.
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2.4

Filter hinzufügen

Mit den Filtern in Gmail lassen sich eingehende Nachrichten automatisch verwalten.

  1. Klicken Sie im Suchfeld auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.
  2. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf Filter erstellen.
  3. Klicken Sie das Kästchen Label anwenden an und wählen Sie das gewünschte Label aus. Eingehende Nachrichten werden dann anhand der Suchkriterien automatisch sortiert.
  4. Optional: Wenn Nachrichten, die den Suchkriterien entsprechen, automatisch aus dem Posteingang verschoben werden sollen, Sie auf diese Nachrichten aber weiterhin Zugriff haben möchten, klicken Sie das Kästchen Posteingang überspringen (Archivieren) an.
  5. Klicken Sie auf Filter erstellen.
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2.5

Wichtige E-Mails markieren

Sie möchten eine wichtige E-Mail markieren? Dann klicken Sie neben einer E-Mail im Posteingang oder neben einer Nachricht innerhalb einer Konversation auf das Sternsymbol star_border.

Um alle markierten E-Mails anzeigen zu lassen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Markiert.

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2.6

E-Mails zurückstellen

Es kommt immer wieder vor, dass man E-Mails nicht sofort bearbeiten möchte. In Gmail können Sie diese Nachrichten ganz einfach zurückstellen.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E-Mail.
  2. Klicken Sie rechts auf das Symbol "Zurückstellen" watch_later.
  3. Wählen Sie unter Zurückstellen bis einen Zeitpunkt aus.

    Die E-Mail wird automatisch zurückgestellt und aus dem Posteingang verschoben.

  4. Optional: Wenn Sie alle zurückgestellten E-Mails ansehen möchten, klicken Sie in der Seitenleiste auf Zurückgestellt.
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2.7

E-Mails archivieren oder löschen

Archivierte E-Mails werden aus dem Posteingang entfernt. Sie finden sie unter Alle Nachrichten. Gelöschte E-Mails werden in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails aus, die Sie archivieren oder löschen möchten. Klicken Sie oben auf das Symbol "Archivieren" archive oder auf das Papierkorbsymbol delete. Sie können auch eine einzelne E-Mail auswählen und dann auf das Symbol "Archivieren" archive oder auf das Papierkorbsymbol delete klicken.

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3

E-Mails finden

Mit den Suchfunktionen in Gmail können Sie ganz einfach in Ihrem Posteingang nach E-Mails suchen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

3.1

Im Posteingang suchen

Geben Sie oben im Suchfeld die gesuchten Wörter ein. Während Sie schreiben, werden Ihnen Suchbegriffe vorgeschlagen. Klicken Sie auf einen Vorschlag oder auf das Lupensymbol search.

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3.2

Suche eingrenzen

Wenn Sie die Suche eingrenzen möchten, klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down.

Hier haben Sie die Möglichkeit, detailliertere Suchkriterien anzugeben. Beispielsweise können Sie nach einer E-Mail von Anna suchen, die einen Anhang hat und in einem bestimmten Zeitraum gesendet wurde.

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4

Signaturen erstellen

Sie können Ihren E-Mails automatisch individuelle E-Mail-Signaturen hinzufügen.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

4.1

Signatur erstellen

Eine Signatur enthält beispielsweise Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktdaten.

  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein nach unten zum Abschnitt Signatur und erstellen Sie die Signatur.
  3. Optional: Über die Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Schriftstile, Links oder ein Bild hinzufügen.
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Wie Sie mehrere Signaturen erstellen, erfahren Sie im Tipp Mit Antwortvorlagen mehrere Signaturen erstellen.

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5

Kalender, Notizen und Aufgaben aufrufen

Sie können direkt in Gmail Ihre Termine aufrufen, auf Einladungen antworten und Ihre To-do-Listen im Blick behalten.

Hinweis: Wenn Sie auf der rechten Seite die Symbole für Google Kalender, Google Notizen und Google Tasks nicht sehen, wurden sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren G Suite-Administrator.

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen für folgende Aktionen:

5.1

Termine in Google Kalender öffnen

  • Google Kalender öffnen: Klicken Sie rechts auf das Symbol für Google Kalender Kalender.

    Daraufhin werden Ihre Termine des Tages und eine Miniaturübersicht für den Monat angezeigt.

  • Termindetails ansehen: Klicken Sie auf einen Termin, um ihn zu öffnen und die Details anzusehen.
  • Auf eine Einladung antworten: Öffnen Sie einen Termin. Klicken Sie unten neben Teilnehmen? auf eine Antwortoption.

Weitere Informationen zu diesem Tool finden Sie unter Einstieg in Google Kalender.

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5.2

Notizen in Google Notizen öffnen

  • Google Notizen öffnen: Klicken Sie rechts auf das Symbol für Google Notizen Notizen.
  • Notiz oder Liste hinzufügen: Klicken Sie auf + Notiz schreiben oder auf das Symbol "Neue Liste" format_list_bulleted.
  • Notiz bearbeiten: Klicken Sie auf eine Notiz und geben Sie Text ein. Klicken Sie auf Fertig.

Weitere Informationen zu diesem Tool finden Sie unter Einstieg in Google Notizen.

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5.3

To-do-Listen in Google Tasks öffnen

  • Google Tasks öffnen: Klicken Sie rechts auf das Symbol für Google Tasks Aufgaben.

    Oben sehen Sie die aktuelle Liste, darunter die Aufgaben.

  • Neue Liste hinzufügen: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down  > Neue Liste erstellen.
  • Listen ändern: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil arrow_drop_down und wählen Sie eine Liste aus.
  • Aufgabe hinzufügen: Klicken Sie auf + Aufgabe hinzufügen. Sie können auch eine Aufgabe aus einer E-Mail hinzufügen, indem Sie die E-Mail in eine Aufgabenliste ziehen.
  • Aufgaben bearbeiten oder löschen: Zeigen Sie auf eine Aufgabe und klicken Sie auf das Stiftsymbol create. Im Fenster mit den Details, das sich daraufhin öffnet, können Sie die Aufgabe ändern oder auf das Papierkorbsymbol delete klicken, um sie zu löschen.

Weitere Informationen zu diesem Tool finden Sie unter Aufgaben im Blick behalten.

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Weitere Schulungen

In unseren Tipps erfahren Sie unter anderem, wie Sie Ihren Posteingang automatisch sortieren, gesendete E-Mails zurückrufen oder beliebig viele Adressen verwenden, ohne neue Konten zu erstellen.