Compartir documentos definitivos

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  • 1. Busca compañeros de trabajo con Cloud Search

    Decide con quién quieres compartir el archivo y busca compañeros de trabajo mediante Cloud Search.

    1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda.
    2. En la parte superior de la tarjeta de su perfil, selecciona Iniciar una conversación hangout o Correo email.
    3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.
    4. Si estás en un dispositivo móvil, toca el número de teléfono para llamarla.
    5. (Opcional) También puedes buscar expresiones, como número de teléfono de ana. De este modo, se te mostrará una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, haz clic en el enlace ¿Buscas a otra persona que también se llama Ana?.

    Nota: Puedes consultar más información acerca de los contactos y supervisores si tu administrador ha añadido esta información de perfil a las cuentas de usuario.

    Buscar y contactar con usuarios
  • 2. Decide desde dónde compartir el documento

    Si compartes un documento con un grupo de personas muy reducido, puedes añadirlo a tu Drive y compartirlo desde allí.

    También puedes añadirlo a una unidad compartida si tienes las ediciones de G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite para Centros Educativos, así como compartirlo con quién tenga acceso a esa unidad compartida.

    Para compartir el documento de una forma más amplia con toda tu organización o incluso públicamente, añádelo en Google Sites.

    Añadir el documento a Drive:

    Una forma de almacenar archivos en Drive es subiendo una copia de ellos con un navegador web:

    1. Ve a Drive.
    2. Haz clic en   Nuevo, selecciona Subir archivos o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
    3. Haz clic en Abrir.

    Si utilizas la última versión de Chrome o Firefox®, puedes arrastrar los archivos directamente de tu ordenador a la página de Drive de tu navegador.

    Si ya hay un archivo con el mismo nombre que el que estás subiendo, Google Drive no creará un duplicado, sino que lo añadirá como una versión nueva del archivo. Para ver la versión anterior de ese archivo, puedes gestionar sus versiones.

    Cuando veas Subida completada, los archivos se habrán subido correctamente y podrás acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo que tenga instalado Google Drive.

    Añadir el documento a una unidad compartida:

    Se requiere tener al menos el acceso de Colaborador

    Todos los archivos que subes son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

    1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
    2. Arrastra un archivo que te pertenezca* desde tu ordenador o desde Mi unidad a la unidad compartida, o haz clic en Nuevo y elige una de estas opciones:
      • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que quieras crear (por ejemplo, un documento de Google).
      • Para subir un archivo, haz clic en Subir archivos. Ve al archivo y ábrelo.
    3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo.

    * Si el archivo no te pertenece, pero tienes el nivel de acceso Puede editar en Drive, podrás moverlo a una unidad compartida si tu administrador de G Suite lo permite.

    Nota: Con File Stream de Drive puedes almacenar y acceder a los archivos de tu ordenador. Consulta la página Empezar a utilizar Drive.

    Añadir el documento a Google Sites:

    1. Ve a Google Sites y abre el sitio web y la página donde quieras añadir archivos.
    2. Haz clic en Insertar > Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo y selecciona un archivo de Drive.

    Insertar cualquier archivo desde Drive o el contenido de una carpeta guardada en Drive. Los cambios que hagas en tus archivos de Drive se aplicarán automáticamente en Google Sites.

    Subir archivosInsertar contenido en sitios web

Puedes compartir documentos y configurar permisos desde Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, o, si lo prefieres, puedes enviar correos electrónicos a usuarios o grupos con el enlace al documento. Si añades un documento a Google Sites, todo el que tenga acceso al sitio web podrá verlo.

  • 1. Comparte el documento de Drive

    Compartir archivos o carpetas con determinadas personas:

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En Personas, escribe la dirección de correo electrónico de las personas o grupos con los que quieras compartir el archivo.

      Nota: Si no puedes añadir usuarios ajenos a tu empresa, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

    3. Haz clic en Editar edit y elige un nivel de acceso:
        • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
        • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
        • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.

      Todas las personas con las que hayas compartido el contenido recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o carpeta oportunos.

    4. (Opcional) Añade una nota al correo electrónico. Si no quieres que se envíe ningún correo, desmarca la casilla Notificar a las personas.
    5. Haz clic en Enviar.

    Compartir enlaces a archivos o carpetas:

    Puedes enviar un enlace a un archivo o una carpeta a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan abrirlos. Al compartir un enlace, se te mostrará como propietario del archivo.

    Solo puedes compartir archivos de tu propiedad o en los que tengas permiso para editar.

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta que quieres compartir y selecciona Compartir person_add.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Obtener enlace para compartir.
    3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace puede ver y selecciona un nivel de acceso.
      • Puede editar: los colaboradores pueden añadir, editar y comentar contenido.
      • Puede comentar (solo en algunos archivos): los colaboradores pueden comentar el contenido, pero no editarlo.
      • Puede ver: los colaboradores pueden ver el archivo, pero no editarlo ni comentarlo.
    4. Haz clic en Copiar enlace.
    5. Haz clic en Listo.
    6. Pega el enlace en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

    Compartir archivos y definir niveles de acceso y visibilidad
  • 2. (Opcional) Fija fechas de vencimiento del documento

    1. En Drive, abre un archivo.
    2. Haz clic en Compartir.
    3. Si el archivo aún no se ha compartido, compártelo.
    4. Haz clic en Avanzado.
    5. Coloca el cursor sobre el nombre de una persona y haz clic en Establecer caducidad timer.
    6. Cambia la fecha en la que vencerá el acceso.
    7. Haz clic en Guardar cambios y, a continuación, en Listo.

    Nota: No puedes elegir el día actual como fecha de vencimiento. Para restringir el acceso a un archivo de inmediato, solo tienes que dejar de compartirlo.

  • 3. Impide que los editores vuelvan a compartir el contenido y cambien los permisos de acceso

    1. En Drive, selecciona un archivo o una carpeta de tu propiedad.
    2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
    3. En la parte inferior, haz clic en Avanzado.
    4. Marca la casilla Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios

      Los usuarios con acceso Puede comentar o Puede ver no pueden añadir a otras personas ni cambiar los permisos de acceso. Con esta opción, los usuarios con acceso Puede editar tampoco podrán hacerlo.

    5. Haz clic en Guardar cambios.
    6. Haz clic en Listo.

    Si un usuario con acceso Puede editar intenta compartir un archivo o una carpeta restringidos, tendrá opción de enviarte un correo electrónico para pedirte que lo autorices a compartirlo. Puedes aceptar o rechazar su solicitud. Aunque decidas autorizarlo, el usuario no podrá cambiar los permisos de acceso. Estos permisos aparecerán atenuados y no estarán disponibles.

    Compartir archivos y definir niveles de acceso y visibilidad
  • 4. Evita que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, impriman o copien archivos

    Nota: Estas opciones no se pueden restringir en archivos de Google Sites.

    1. En Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona un archivo de tu propiedad.
    2. Elige una opción:
      • En Drive, en la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
      • En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.
    3. En la parte inferior del cuadro Compartir con otros, haz clic en Avanzado.
    4. Marca la casilla No permitir descargar, imprimir ni copiar elementos a lectores ni a personas que añaden comentarios.
    5. Haz clic en Guardar cambios.
    6. Haz clic en Listo.

    Si un usuario con acceso Puede comentar o Puede ver intenta descargar, imprimir o copiar el archivo compartido, las opciones correspondientes aparecerán atenuadas y no estarán disponibles.

    Nota: Puedes limitar la forma en que los usuarios comparten, imprimen, descargan y copian elementos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, pero no puedes impedir que compartan el contenido de los archivos de otros modos.

  • 1. Marca un documento como definitivo y haz que sea de solo lectura

    Puedes cambiar el nombre de un documento para marcarlo como definitivo y hacer que sea de solo lectura y los usuarios puedan ver su contenido, pero no editarlo.

    Cambiar el nombre del documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones para marcarlo como definitivo:

    1. Abre el archivo y, en la parte superior, haz clic en el nombre del archivo.
    2. Antes del nombre, añade [Final] o [Archivado].
    3. Pulsa Intro.

    Cambiar el documento para que solo sea de lectura:

    Si has compartido el archivo con determinadas personas o un grupo:

    1. En Google Drive, haz clic con el botón derecho en un archivo y selecciona Compartir person_add.
    2. En la sección Personas del cuadro Compartir con otros, haz clic en el nombre de una persona o un grupo.
    3. Junto al nombre de la persona o el grupo, haz clic en Editar edit y selecciona Puede ver.
    4. Haz clic en Listo.
    5. Repite los pasos 1 y 2 para cambiar los permisos de cualquier otra persona o grupo.

    Si has compartido el archivo con tu organización:

    1. En Drive, haz clic con el botón derecho en tu documento y selecciona Compartir person_add.
    2. En la parte inferior del cuadro Compartir con otros, haz clic en Avanzado.
    3. En la sección Quién tiene acceso, haz clic en Cambiar.
    4. Elige una de las siguientes opciones para elegir cómo se comparten los enlaces al archivo con usuarios de tu organización:
      • Activado (para toda la organización): cualquier persona de tu organización puede encontrar y acceder al archivo.
      • Activado (para quién tenga el enlace): cualquier persona de tu organización que tenga el enlace puede acceder al archivo.
      • Desactivado (excepto para determinadas personas): solo el propietario del documento puede compartir el enlace.
    5. Junto a Acceso: cualquier persona de [tu organización], selecciona Puede ver.
    6. Haz clic en Guardar.

  • 2. Deja de compartir el documento

    Desde Drive:

    Dejar de compartir archivos o carpetas de tu propiedad:

    1. En Drive, selecciona una carpeta o archivo que esté compartido.
    2. Haz clic en Compartir person_add.
    3. En la parte inferior, haz clic en Avanzado.
    4. Haz clic en la opción Eliminar close situada junto a la persona con la que quieras dejar de compartir el archivo o la carpeta.
    5. Haz clic en Guardar cambios.

    Eliminar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad:

    Si eliminas un enlace a un archivo o una carpeta de tu propiedad, solo podréis verlos tú y las personas con las que estén compartidos.

    1. En Drive, selecciona un archivo o una carpeta compartidos mediante enlace.
    2. Haz clic en Compartir person_add.
    3. Haz clic en Cualquier usuario de [tu organización] con el enlace > NO: solo pueden acceder usuarios específicos.
    4. Haz clic en Listo.

    Desde unidades compartidas:

    Dejar de compartir archivos con tu organización:

    1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
    2. Haz clic en Compartir person_add.
    3. Haz clic en Quién tiene acceso.
    4. Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Desactivar slider-on.
    5. Haz clic en Listo.

    Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:

    1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
    2. Haz clic en Compartir person_add.
    3. Haz clic en Quién tiene acceso.
    4. Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Quitar.
    5. Haz clic en Listo.

    Nota: La configuración de los grupos puede anular la configuración individual. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.

    Desde Google Sites:

    Dejar de compartir un sitio web:

    1. Abre un sitio web y, en la parte superior, haz clic en Compartir person_add .
    2. En Quién tiene acceso, encuentra la persona que quieres eliminar.
    3. Junto al nombre de la persona, haz clic en Eliminar clear > Guardar cambios > Listo.

  • 3. Gestionar nuevas solicitudes de acceso

    Cualquier persona puede solicitar acceso a tu documento enviándote un correo electrónico o haciendo clic en el enlace que dirige al documento.

    Si aún no tiene acceso, verá el mensaje "Necesitas permiso" y, si hace clic en Solicitar acceso, recibirás un correo solicitando tu aprobación. En el caso de que quieras compartir el documento con esa persona, sigue las instrucciones que se indican en la sección 3, Compartir el documento.

  • 4. Comprueba quién ha consultado tu documento

    1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, abre un archivo.
      Nota: Solo podrás ver los datos del panel de actividad si tienes permiso para editar el archivo.
    2. Haz clic en Herramientas > Panel de actividad.
    3. Podrás ver la actividad en el archivo, incluida la siguiente información:
      • Pestaña Compartido con: las personas con las que has compartido el archivo.
      • Pestaña Todos los lectores (organización): las personas de tu organización que han abierto el archivo.
      • Pestaña Tendencia de lectores: un gráfico de las personas que lo han consultado a lo largo del tiempo.
    4. (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones se refleje en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
      • Desactivar el historial de visualizaciones en todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
      • Desactivar el historial de visualizaciones en un archivo concreto: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
    5. Haz clic en Guardar.