¿Qué puedes hacer con la versión nueva de Calendar?

Con Google Calendar, puedes programar tus reuniones y eventos rápidamente, y recibir recordatorios para estar siempre al tanto de lo que va a ocurrir. Calendar se ha diseñado para el trabajo en equipo, por lo que te resultará muy fácil compartir tu agenda con otras personas y crear varios calendarios para utilizarlos conjuntamente con tu equipo.

Qué necesitas:

account_circle Una cuenta de G Suite

schedule 10 minutos

¿Utilizas otro programa de calendario? Puedes consultar también Cambiar a Google Calendar desde Outlook o Cambiar a Google Calendar desde IBM Notes.

Qué puedes hacer con Google Calendar
1

Programar eventos

En Calendar, resulta muy fácil programar actividades puntuales, como conferencias, y eventos periódicos, como reuniones de plantilla. Cuando recibas una invitación a un evento, puedes confirmar solo tienes que hacer clic en un enlace para que los demás sepan que vas a asistir.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Crear un evento

  1. En calendar.google.com, haz clic en una franja horaria vacía en la cuadrícula del calendario y, a continuación, en Evento. También puedes hacer clic en Crear
    add
    .
  2. (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
  3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en   GUARDAR.
Crear un evento
1.2

Invitar usuarios

  1. Abre el evento.
  2. En la pestaña Invitados, ve a Añadir invitados e introduce en el cuadro las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona.

    A medida que escribas, se irán mostrando nombres y direcciones del directorio de tu organización que coincidan.

    Consejo: También puedes añadir una dirección de la lista de distribución de Grupos de Google para invitar a un grupo grande de personas a la vez. Para obtener más información sobre las invitaciones a un grupo numeroso, consulta cómo gestionar eventos con muchos invitados en Calendar.
  3. Haz clic en una sugerencia para añadir a esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado.
  4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional person.
  5. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a otras personas o consultar la lista de invitados, marca las casillas correspondientes en la sección Los invitados pueden.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no concedes permiso a los invitados para modificarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en sus calendarios.

Invitar a personas y reservar salas y recursos
1.3

Reservar salas y recursos

Nota: Si no ves recursos, datos de las salas ni sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

  1. Abre un evento.
  2. Haz clic en la pestaña Salas. Según la ubicación de tu trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán automáticamente distintas sugerencias.
  3. Si necesitas ajustar los criterios de acuerdo con tu sala de reuniones, tienes estas opciones:
    • Haz clic en Personas people para especificar el tamaño de sala necesario.
    • Haz clic en Vídeo videocam para indicar que se necesita un equipo de videoconferencias.
    • Haz clic en Teléfono local_phone para indicar que se necesita un equipo de conferencias de audio.
  4. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
  5. Si no ves ninguna sala adecuada:
    1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
    2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles, como la capacidad, ubicación, equipamiento y características.
    3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella para seleccionarla.
Elegir la hora del evento
1.4

Añadir detalles de eventos, videoconferencias y archivos adjuntos

  1. Elige una zona horaria.
  2. Configura un evento periódico.
  3. Selecciona una hora: busca una hora a la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
  4. Añade los detalles del evento:indica dónde se celebrará la reunión, envía notificaciones sobre el evento y mucho más.
  5. Añade videoconferencias: incluye una videollamada en el evento.
  6. Añade una descripción del evento: proporciona más detalles sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces. Puedes aplicar formato a la descripción, como texto en negrita, cursiva o subrayado, y añadir listas y enlaces.
  7. Añade archivos adjuntos: adjunta archivos a los eventos, por ejemplo, documentos o presentaciones.
Guardar y actualizar eventos
1.5

Guardar y actualizar eventos

Una vez que hayas acabado de rellenar la información, guarda el evento y envía las invitaciones.

Guardar el evento:

  1. Haz clic en GUARDAR.
  2. Haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No enviar si no quieres enviarles una notificación en este momento.
  3. Si quieres invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación, o bien selecciona Seguir editando para enviársela más adelante.

Actualizar un evento:

Puedes invitar a otras personas, cambiar el lugar de la reunión, etc.

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento > Editar mode_edit.
  2. Si quieres invitar a más personas, cambiar el lugar de la reunión o añadir archivos adjuntos, realiza los cambios y haz clic en GUARDAR.

Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos de edición, no podrás modificar la hora ni la duración del evento.

]
1.6

Responder a eventos

Cuando recibas una invitación a un evento, se mostrará en tu calendario. También recibirás invitaciones por correo electrónico si te has suscrito a las notificaciones por correo electrónico. Si utilizas Gmail, puedes responder haciendo clic en la opción Confirmar asistencia que figura en el correo de invitación.

Responder a una invitación:

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en un evento para obtener una vista previa.
  2. En la parte inferior de la ventana de vista previa del evento, selecciona una respuesta. Las opciones de respuesta solo están disponibles en la ventana de vista previa, no en la ventana de detalles del evento.
  3. (Opcional) Para añadir una nota o proponer una nueva hora para la reunión, en la parte inferior derecha, haz clic en la flecha hacia abajo keyboard_arrow_down y elige una opción.

Nota: Todos los invitados pueden proponer una nueva hora, excepto en los eventos que tengan más de 200 invitados o duren todo el día.

Ninguno
1.7

Consultar qué invitados asistirán al evento

Si necesitas controlar la asistencia al evento que has organizado, puedes saber de manera inmediata quién ha aceptado o rechazado tu invitación y quién ha propuesto celebrar la reunión a una hora diferente.

Consultar qué invitados asistirán al evento:

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. Junto a cada invitado, puedes ver su respuesta. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para verla.

Responder a una propuesta de nueva hora de reunión:

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Revisar la propuesta.
  3. Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.
  4. (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en Enviar.
Ninguno
1.8

Eliminar y restaurar eventos

Eliminar un evento
  • En la cuadrícula de eventos, selecciona el evento que quieras eliminar y, a continuación, haz clic en Eliminar delete.
Restaurar eventos eliminados por error o eliminar definitivamente eventos eliminados:
  1. Para buscar un evento eliminado, haz clic en Configuración settings > Papelera.
  2. Coloca el cursor sobre el evento y elige una opción:
    • Para restaurar un evento, marca la casilla situada junto al evento y haz clic en Restaurar undo.
    • Para eliminar un evento definitivamente, marca la casilla situada junto al evento y haz clic en Eliminar delete
  3. (Opcional) Para eliminar todos los eventos de la papelera, en la parte superior derecha, haz clic en Vaciar Papelera.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera de un calendario durante unos 30 días.

Ninguno
2

Crear recordatorios

Para recordar un elemento de tu lista de tareas pendientes, puedes crear un recordatorio personal.

En esta sección, descubrirás cómo:

2.1

Crear un recordatorio personal

Si no ves la opción Recordatorios debajo de Mis calendarios, junto a Tareas, haz clic en
Más more_vert > Ir a Recordatorios.

  1. En la cuadrícula de calendario, haz clic en una franja horaria y, a continuación, en Recordatorio.
  2. Añade un título y elige una fecha y una hora.
  3. (Opcional) Para seleccionar la frecuencia del recordatorio, haz clic en No se repite y elige una opción.
  4. (Opcional) Si quieres que el recordatorio dure todo el día, marca la casilla Todo el día.
  5. Haz clic en GUARDAR.

Nota: Los recordatorios que crees en Google Keep también se mostrarán en Calendar.

Configurar ajustes de notificaciones predeterminados
2.2

Cambiar un recordatorio personal

  1. Elige una de estas opciones:
    • Si tienes un solo recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Editar mode_edit.
    • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio que quieras modificar y, a continuación, haz clic en Editar mode_edit.
  2. Actualiza la información y haz clic en GUARDAR.
Añadir o cambiar notificaciones para un evento específico
2.3

Completar o quitar un recordatorio personal

Para quitar un recordatorio del calendario, puede marcarlo como completado, eliminarlo u ocultar todos los recordatorios de forma temporal.

Marcar un recordatorio como completado
  • Si tienes un solo recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Marcar como completado.
  • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio en cuestión y, a continuación, haz clic en Marcar como completado check.
Eliminar un recordatorio:
  • Si tienes un único recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Eliminar delete.
  • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio que quieras eliminar y, a continuación, haz clic en Eliminar delete.
Ocultar todos los recordatorios

A la izquierda, en Mis calendarios, desmarca la casilla Recordatorios.

Ninguno
3

Compartir y ver calendarios

Comparte tu calendario con compañeros de trabajo, familia y amigos para que puedan ver fácilmente cuándo estás disponible. Puedes consultar los calendarios de otros usuarios para hacer lo mismo.

En esta sección, descubrirás cómo:

3.1

Compartir tu calendario con alguien

1 Elegir si un calendario se comparte públicamente o solo dentro de la organización:
  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
  2. En la parte izquierda, selecciona el calendario y haz clic en Permisos de acceso.
  3. Determina cómo quieres compartir el calendario:
    • Si quieres que el calendario se publique en la Web, marca la casilla Compartir públicamente.
    • Si quieres que solo pueda consultarse dentro de tu organización, marca la casilla Compartir con mi organización.
  4. Haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a cada uno de los permisos para compartir y selecciona si quieres que se muestren las horas a las que estás libre u ocupado.
2 Permitir que otros usuarios puedan ver un calendario en navegadores web:

Puedes crear un enlace HTML al calendario y compartirlo con otras personas.

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
  2. En la parte izquierda, selecciona el calendario y haz clic en Permisos de acceso.
  3. Para enviar un enlace HTML a otras personas, haz clic en Crear enlace para compartir > Copiar enlace.
  4. Pega y envía el enlace.
3 Compartir un calendario con determinadas personas y elegir qué información pueden ver:

Al compartir tu calendario con otras personas, puedes decidir cómo ven tus eventos y si pueden hacer cambios, como añadir o editar eventos.

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
  2. En la parte izquierda, selecciona el calendario y haz clic en Compartir con determinadas personas.
  3. Haz clic en Añadir personas e introduce las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas con las que quieres compartirlo.
  4. Selecciona una de las opciones de permisos para compartir:
    • Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)
    • Ver los detalles de todos los eventos
    • Realizar cambios en eventos
    • Realizar cambios y administrar el uso compartido
4 Compartir un calendario con personas que no utilizan Google Calendar:
  1. En la sección Compartir con determinadas personas, haz clic en Añadir personas.
  2. Introduce las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas con las que quieres compartir el calendario.
  3. Haz clic en Enviar.
  4. Si la persona con la que vas a compartir el calendario no usa Calendar, haz clic en Invitar para invitarla a que utilice la aplicación.
Compartir tu calendario con alguien
3.2

Ver los calendarios de otros usuarios

¿Quieres saber si alguien puede asistir a una reunión? Añade el calendario de un miembro de tu equipo para consultar su agenda al instante.

    Añadir el calendario de un miembro de un equipo
  1. A la izquierda, haz clic en Añadir calendario de un compañero de trabajo y empieza a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un compañero.
  2. Selecciona el compañero en la lista.
  3. Si dicho compañero ha configurado su calendario para compartirlo, este se mostrará en tu lista de calendarios, junto con sus eventos.
  4. Si el compañero no tiene Google Calendar, añade una solicitud y haz clic en Enviar invitación.
  5. Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros:
    • Para ver el calendario de un compañero junto al tuyo, marca la casilla situada junto a su nombre.
    • Para ver los calendarios de varios compañeros a la vez, marca las casillas situadas junto a sus nombres. En la parte superior derecha, en el botón para cambiar de vista de calendario, haz clic en Día. Al hacerlo, los calendarios aparecen juntos para que puedas consultar fácilmente la disponibilidad de todos.
  6. (Opcional) Para que se muestre solo tu calendario, coloca el cursor sobre el nombre del calendario y haz clic en Más more_vert > Mostrar solo este.
Ver los calendarios de otros usuarios
3.3

Crear un calendario compartido

Además de tu propio calendario, puedes crear calendarios compartidos para supervisar las actividades de un grupo, como los términos de proyectos o las vacaciones de sus miembros.

Crear un calendario de equipo:
  1. A la izquierda, junto a Añadir calendario de un compañero de trabajo, haz clic en Añadir add > Nuevo calendario.
  2. Asigna un nombre al calendario y añádele una descripción.
  3. Haz clic en Zona horaria y selecciona la zona horaria en la que estés.
  4. Haz clic en Crear calendario; el calendario nuevo aparece en Mis calendarios.
  5. (Opcional) Para actualizar las preferencias de un calendario, coloca el cursor sobre él y haz clic en Más more_vert > Configuración.

Nota: Con este proceso puedes crear tantos calendarios como quieras.

Ninguno
3.4

Importar y exportar eventos y calendarios

Puedes importar información sobre eventos a tu calendario o exportar calendarios. Más información sobre cómo importar eventos a Calendar

Importar información de eventos
  1. A la izquierda, junto a Añadir calendario de un compañero de trabajo, haz clic en Añadir add > Importar.
  2. Haz clic en Seleccionar un archivo del ordenador, selecciona el archivo con los eventos que quieras importar y haz clic en Abrir.
  3. Haz clic en Importar. Los eventos importados aparecerán en tu calendario.
Exportar calendarios
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en Importar y exportar.
  3. En la sección Exportar, haz clic en Exportar.

Al hacerlo, se descarga un archivo ZIP en tu ordenador, archivo en que figuran los archivos ICS de todos tus calendarios. Para volver a importar estos archivos a Calendar, extrae los archivos ICS del ZIP e impórtalos uno a uno.

Ninguno
3.5

Eliminar un calendario

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada settings > Configuración.
  2. Selecciona el calendario que quieras eliminar y desplázate hasta la parte inferior.
  3. En la sección Eliminar calendario, elige una de estas opciones:
    • Haz clic en Cancelar suscripción si quieres cancelar tu suscripción a calendarios de solo lectura.
    • Haz clic en Eliminar para eliminar los calendarios que sean de tu propiedad.
Ninguno
4

Personalizar un calendario

Ya sabes cómo utilizar todas las funciones claves de Calendar, así que puedes seguir personalizándolo para adaptarlo a tu forma de trabajar.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Gestionar notificaciones de eventos

Puedes decidir cómo gestionar las notificaciones de los eventos próximos.

Gestionar notificaciones de eventos
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, en General, haz clic en Configuración de los eventos.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una de las siguientes opciones:
    • Desactivadas
    • Notificaciones del navegador
    • Alertas emergentes
  4. Para configurar el sonido de las próximas notificaciones, marca la casilla Reproducir sonido.
  5. A la izquierda, selecciona tu calendario y, a continuación, haz clic en Notificaciones generales para gestionar el tipo de notificaciones de eventos que quieres recibir.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a Correo electrónico para activar o desactivar las notificaciones.
Definir notificaciones de eventos concretos
  1. Haz clic en el evento del que quieras recibir notificaciones y, a continuación, haz clic en Editar mode_edit.
  2. Junto a Notificaciones notifications, selecciona Correo electrónico o Notificación.
  3. Selecciona el periodo en el que quieres recibir notificaciones.
  4. (Opcional) Si quieres añadir otra notificación, haz clic en Añadir una notificación y repite los pasos 2 y 3.
Crear un calendario de equipo
4.2

Elegir la vista del calendario

Puedes elegir cuántos días se muestran a la vez en la vista de tu calendario. Puedes seleccionar la opción que más te convenga en la parte superior del calendario.

Elegir una vista de calendario

En la parte superior derecha, en el botón para cambiar de vista, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y elige una opción:

  • Consultar un calendario por día, semana, mes o año.
  • Consulta la agenda.
  • Ocultar o mostrar fines de semana.
  • Ocultar o mostrar eventos rechazados.
  • Ver varios calendarios en paralelo en la vista de día: selecciona la opción Día y marca las casillas situadas junto a los calendarios que quieres ver.

Para consultar el calendario del día siguiente o anterior, junto a Hoy, haz clic en Siguiente keyboard_arrow_right o Anterior keyboard_arrow_left.

Gestionar la configuración de vistas de un calendario

  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, en General, haz clic en Opciones de visualización.
  3. En función de la vista que quieras, marca o desmarca las siguientes casillas:
    • Mostrar fines de semana
    • Mostrar eventos rechazados
    • Reducir el brillo de eventos pasados
    • Ver calendarios en paralelo en la vista de día
  4. Haz clic en La semana empieza el y selecciona cuándo empiezan las semanas.
  5. Accede al campo Establecer vista personalizada y haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para seleccionar el número de días o semanas que quieres que se muestren en la vista de calendario.
  6. Accede al campo Calendarios alternativos y haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para elegir un calendario alternativo.
Ninguno
4.3

Cambiar el aspecto de un calendario

Cambiar el aspecto de un calendario puede resultarte útil si se tienes varios calendarios superpuestos en una misma pantalla.

Cambiar la densidad y los colores de un calendario

  1. Haz clic en Configuración settings> Densidad y color.
  2. Haz clic en Densidad de información > Compacta o Adaptada a tu pantalla.
  3. Haz clic en Conjunto de colores > Moderno o Clásico.
  4. Haz clic en LISTO.

Cambiar el conjunto de colores de un calendario

A la izquierda, coloca el cursor sobre un calendario, haz clic en Más more_vert > selecciona el color que quieras de la paleta.

Cambiar el color de un evento: haz clic con el botón derecho en un evento y selecciona otro color.

Nota: Si cambias el color de un evento, el color original se muestra en una línea vertical en el lado izquierdo del evento.

Ninguno

Pasos siguientes

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