¿Qué puedes hacer con la versión nueva de Calendar?

Con Google Calendar, puedes programar rápidamente reuniones y eventos, así como recibir recordatorios sobre las próximas actividades, por lo que sabrás en todo momento que debes hacer a continuación. Calendar se ha diseñado para equipos, por lo que resulta muy fácil compartir tu agenda con los demás y crear varios calendarios que tú y tu equipo podéis utilizar conjuntamente.

Qué necesitas:

account_circle Una cuenta de G Suite

schedule 10 minutos

¿Estás cambiando de programa de calendario? Puede que te interese consultar Cambiar a Google Calendar desde Outlook o Cambiar a Google Calendar desde IBM Notes.

1

Programar eventos

En Calendar, resulta muy fácil programar actividades puntuales, como conferencias, y eventos periódicos, como reuniones de plantilla. Cuando recibas una invitación a un evento, puedes confirmar solo tienes que hacer clic en un enlace para que los demás sepan que vas a asistir.

En esta sección, descubrirás cómo:

1.1

Crear un evento

Crear un evento

  1. En calendar.google.com, haz clic en un espacio vacío de la cuadrícula del calendario y haz clic en Evento. También puedes hacer clic en Crear
    add
    .
  2. (Opcional) Para crear un evento con otro calendario, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a tu nombre y selecciona un calendario.
  3. Añade un título, una fecha y una hora al evento y haz clic en Más opciones o en GUARDAR.
Crear un evento
1.2

Invitar usuarios

Invitar personas a un evento

  1. Abre el evento al que quieras inventar personas y, en la pestaña Invitados, accede a Añadir invitados e introduce en el cuadro las primeras letras del nombre o de la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas se irán mostrando nombres y direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
  2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado.
  3. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional person.
  4. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a otras personas o consultar la lista de invitados, marca en Los invitados pueden: las casillas correspondientes.
Nota: Añade una dirección de lista de distribución de Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez.
Invitar a personas y reservar salas y recursos
1.3

Reservar salas y recursos

Si tu organización ha añadido información sobre salas de reuniones y sus recursos, puedes ver dónde están, cuántas personas caben y de qué equipos disponen (por ejemplo, para realizar llamadas o videollamadas).

Reservar salas y recursos (en organizaciones con salas de reuniones e información sobre recursos)
  1. En la pestaña Salas, elige una de estas opciones:
    • Haz clic en Añadir salas y empieza a escribir el nombre de una sala concreta o de un recurso disponible.

      Puedes buscar por nombre de sala o edificio, por piso o por equipo de audio o vídeo (como un teléfono o un Chromebox para reuniones).

    • Bajo el cuadro de búsqueda, desplázate por la lista de opciones.
  2. Coloca el cursor sobre cada sala para ver una lista de sus características:
    Nota: Si no aparece ninguna información, tu administrador no la ha introducido.
    • person Capacidad de la sala
    • business Ubicación
    • videocam Equipos de audio o vídeo
    • info_outline Otras características de la sala de reuniones, como acceso para sillas de ruedas o pizarra
    • sort Información adicional que proporciona el administrador
  3. Elige una sala que satisfaga tus necesidades.
Elegir la hora del evento
Reservar salas y recursos (en organizaciones sin información sus salas de reuniones)
  1. En la pestaña Salas, elige una de estas opciones:
    • En el cuadro Añadir salas, empieza a escribir el nombre de una sala.
    • Haz clic en Ver todas las ubicaciones format_list_bulleted para consultar la lista de salas.
  2. Elige una sala que satisfaga tus necesidades.
Ninguno
1.4

Añadir detalles de eventos

  1. Elige una zona horaria.
  2. Decide si será un evento periódico.
  3. Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
  4. Añade información sobre el evento: informa de dónde tendrá lugar, envía notificaciones de eventos y mucho más.
  5. Añade una descripción del evento: proporciona más información sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
Guardar y actualizar eventos
1.5

Guardar o actualizar eventos y notificarlo a los invitados

Una vez que hayas terminado de proporcionar todos los detalles la información, guarda el evento y envía invitaciones.

Guardar un evento

  1. Haz clic en GUARDAR.
  2. Para enviar una notificación por correo electrónico a los invitados, haz clic en Enviar; en caso de que quieras enviar invitaciones, haz clic en No enviar.
  3. Al invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación, o bien selecciona Seguir editando para enviársela más adelante.
Actualizar un evento

Puedes modificar la hora de un evento, invitar a más personas, añadir notas y mucho más.

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento que quieras actualizar y, a continuación, haz clic en Editar create.
  2. Realiza los cambios que quieras; por ejemplo, modifica la hora del evento o adjunta un archivo.
  3. Haz clic en GUARDAR.
]
1.6

Responder a eventos

Cuando recibas una invitación a un evento, se mostrará en tu calendario.

Responder a una invitación
  1. En la cuadrícula de calendario, haz clic en el evento en cuestión y, en la parte inferior, selecciona tu respuesta.
  2. Puedes cambiar la respuesta en cualquier momento; para hacerlo, haz clic en el evento y selecciona otra respuesta. También puedes añadir una nota para confirmar tu asistencia.

Nota: También recibes invitaciones por correo electrónico. Si utilizas Gmail, puedes responder haciendo clic en la opción Confirmar asistencia que figura en el correo de invitación, o bien seleccionando una de las respuestas que se muestran.

Ninguno
1.7

Consultar qué invitados asistirán al evento

Consultar quién ha aceptado o rechazado una invitación
  • Abre el evento y, en el campo de invitados, consulta sus respuestas.
  • Si invitas a un grupo a un evento, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para consultar las respuestas de los invitados.
Ninguno
1.8

Eliminar y restaurar eventos

Eliminar un evento
  • En la cuadrícula de eventos, selecciona el evento que quieras eliminar y, a continuación, haz clic en Eliminar delete.
Restaurar eventos eliminados por error o eliminar definitivamente eventos eliminados:
  1. Para buscar un evento eliminado, haz clic en Configuración settings > Papelera.
  2. Coloca el cursor sobre el evento y elige una opción:
    • Para restaurar un evento, marca la casilla situada junto al evento y haz clic en Restaurar undo.
    • Para eliminar un evento definitivamente, marca la casilla situada junto al evento y haz clic en Eliminar delete
  3. (Opcional) Para eliminar todos los eventos de la papelera, en la parte superior derecha, haz clic en Vaciar Papelera.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera de un calendario durante unos 30 días.

Ninguno
2

Crear recordatorios

Para recordar un elemento de tu lista de tareas pendientes, puedes crear un recordatorio personal.

En esta sección, descubrirás cómo:

2.1

Crear un recordatorio personal

Crear un recordatorio personal

Si no se muestra Recordatorios en la sección Mis calendarios, situada junto a Tareas,
haz clic en Más more_vert > Ir a Recordatorios.

  1. En la cuadrícula de calendario, haz clic en una franja horaria y, a continuación, en Recordatorio.
  2. Añade un título, una fecha y una hora.
  3. (Opcional) Para seleccionar la frecuencia del recordatorio, haz clic en No se repite y selecciona una opción.
  4. (Opcional) Si quieres que el recordatorio dure todo el día, marca la casilla Todo el día.
  5. Haz clic en GUARDAR.

Nota: Los recordatorios que crees en Inbox by Gmail o Google Keep también se muestran en Calendar.

Configurar ajustes de notificaciones predeterminados
2.2

Cambiar un recordatorio personal

Cambiar un recordatorio personal:
  1. Elige una de estas opciones:
    • Si tienes un solo recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Editar mode_edit.
    • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio que quieras modificar y, a continuación, haz clic en Editar mode_edit.
  2. Actualiza la información y haz clic en GUARDAR.
Añadir o cambiar notificaciones para un evento específico
2.3

Completar o quitar un recordatorio personal

Para quitar un recordatorio del calendario, puede marcarlo como completado, eliminarlo u ocultar todos los recordatorios de forma temporal.

Marcar un recordatorio como completado
  • Si tienes un solo recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Marcar como completado.
  • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio en cuestión y, a continuación, haz clic en Marcar como completado check.
Eliminar un recordatorio:
  • Si tienes un único recordatorio en una franja horaria, haz clic en él y, a continuación, en Eliminar delete.
  • Si tienes varios recordatorios en una misma franja horaria, haz clic en el bloque de recordatorios, coloca el cursor sobre el recordatorio que quieras eliminar y, a continuación, haz clic en Eliminar delete.
Ocultar todos los recordatorios

A la izquierda, en Mis calendarios, desmarca la casilla Recordatorios.

Ninguno
3

Compartir y ver calendarios

Comparte tu calendario con compañeros de trabajo, familia y amigos para que puedan ver fácilmente cuándo estás disponible. Puedes consultar los calendarios de otros usuarios para hacer lo mismo.

En esta sección, descubrirás cómo:

3.1

Compartir tu calendario con alguien

1 Elegir si compartir un calendario públicamente o solo con la propia organización
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, selecciona el calendario que quieras compartir y, a continuación, haz clic en Permisos de acceso.
  3. Seleccionar una de estas opciones para compartir el calendario:
    • Si quieres que el calendario se publique en la Web, marca la casilla Compartir públicamente.
    • Si quieres que el calendario solo pueda consultarse en tu organización, marca la casilla Compartir con mi organización.
  4. Junto a cada permiso para compartir, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y decide si mostrar si estás libre o no.
2 Permitir que otros usuarios puedan ver tu calendario en navegadores web

Puedes obtener un enlace HTML a tu calendario para compartirlo con otras personas.

  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, selecciona el calendario que quieras compartir y, a continuación, haz clic en Permisos de acceso.
  3. Para enviar un enlace HTML a otras personas, haz clic en Crear enlace para compartir > Copiar enlace.
  4. Pega y envía el enlace.
3 Compartir un calendario con determinadas personas y elegir qué información pueden ver

Al compartir tu calendario con otras personas, puedes decidir cómo ven tus eventos, así como si pueden hacer cambios, como añadir o editar eventos.

  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, selecciona tu calendario y, a continuación, haz clic en Compartir con determinadas personas.
  3. Haz clic en Añadir personas e introduce las direcciones de correo electrónico o los nombres de las personas con las que quieres compartir el calendario.
  4. Selecciona una opción de permiso para compartir:
    • Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)
    • Ver todos los detalles del evento.
    • Realizar cambios en eventos.
    • Realizar cambios y gestionar el uso compartido.
4 Compartir un calendario con personas que no utilizan Google Calendar
  1. En la sección Compartir con determinadas personas, haz clic en Añadir personas.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico o los nombres de las personas con las que quieres compartir tu calendario.
  3. Haz clic en Enviar.
  4. Si alguna de las personas no utiliza Calendar, haz clic en Invitar para enviarle una invitación para que empiece a usarlo.
Compartir tu calendario con alguien
3.2

Ver los calendarios de otros usuarios

¿Quieres saber si alguien puede asistir a una reunión? Añade el calendario de un miembro de tu equipo para consultar su agenda al instante.

    Añadir el calendario de un miembro de un equipo
  1. A la izquierda, haz clic en Añadir calendario de un compañero de trabajo y empieza a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un compañero.
  2. Selecciona el compañero en la lista.
  3. Si dicho compañero ha configurado su calendario para compartirlo, este se mostrará en tu lista de calendarios, junto con sus eventos.
  4. Si el compañero no tiene Google Calendar, añade una solicitud y haz clic en Enviar invitación.
  5. Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros:
    • Para ver el calendario de un compañero junto al tuyo, marca la casilla situada junto a su nombre.
    • Para ver los calendarios de varios compañeros a la vez, marca las casillas situadas junto a sus nombres. En la parte superior derecha, en el botón para cambiar de vista de calendario, haz clic en Día. Al hacerlo, los calendarios aparecen juntos para que puedas consultar fácilmente la disponibilidad de todos.
  6. (Opcional) Para que se muestre solo tu calendario, coloca el cursor sobre el nombre del calendario y haz clic en Más more_vert > Mostrar solo este.
Ver los calendarios de otros usuarios
3.3

Crear un calendario compartido

Además de tu propio calendario, puedes crear calendarios compartidos para supervisar las actividades de un grupo, como los términos de proyectos o las vacaciones de sus miembros.

Crear un calendario de equipo:
  1. A la izquierda, junto a Añadir calendario de un compañero de trabajo, haz clic en Añadir add > Nuevo calendario.
  2. Asigna un nombre al calendario y añádele una descripción.
  3. Haz clic en Zona horaria y selecciona la zona horaria en la que estés.
  4. Haz clic en Crear calendario; el calendario nuevo aparece en Mis calendarios.
  5. (Opcional) Para actualizar las preferencias de un calendario, coloca el cursor sobre él y haz clic en Más more_vert > Configuración.

Nota: Con este proceso puedes crear tantos calendarios como quieras.

Ninguno
3.4

Importar y exportar eventos y calendarios

Puedes importar información sobre eventos a tu calendario o exportar calendarios. Más información sobre cómo importar eventos a Calendar

Importar información de eventos
  1. A la izquierda, junto a Añadir calendario de un compañero de trabajo, haz clic en Añadir add > Importar.
  2. Haz clic en Seleccionar un archivo del ordenador, selecciona el archivo con los eventos que quieras importar y haz clic en Abrir.
  3. Haz clic en Importar. Los eventos importados aparecerán en tu calendario.
Exportar calendarios
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en Importar y exportar.
  3. En la sección Exportar, haz clic en Exportar.

Al hacerlo, se descarga un archivo ZIP en tu ordenador, archivo en que figuran los archivos ICS de todos tus calendarios. Para volver a importar estos archivos a Calendar, extrae los archivos ICS del ZIP e impórtalos uno a uno.

Ninguno
3.5

Eliminar un calendario

Eliminar un calendario
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. Selecciona el calendario que quieras eliminar y desplázate hasta la parte inferior.
  3. En la sección Eliminar calendario, elige una de estas opciones:
    • Haz clic en Cancelar suscripción para dejar de ver calendarios que son solo de lectura.
    • Haz clic en Eliminar para eliminar calendarios de tu propiedad.
Ninguno
4

Personalizar un calendario

Ya sabes cómo utilizar todas las funciones claves de Calendar, así que puedes seguir personalizándolo para adaptarlo a tu forma de trabajar.

En esta sección, descubrirás cómo:

4.1

Gestionar notificaciones de eventos

Puedes decidir cómo gestionar las notificaciones de los eventos próximos.

Gestionar notificaciones de eventos
  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, en General, haz clic en Configuración de los eventos.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una de las siguientes opciones:
    • Desactivadas
    • Notificaciones del navegador
    • Alertas emergentes
  4. Para configurar el sonido de las próximas notificaciones, marca la casilla Reproducir sonido.
  5. A la izquierda, selecciona tu calendario y, a continuación, haz clic en Notificaciones generales para gestionar el tipo de notificaciones de eventos que quieres recibir.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down situada junto a Correo electrónico para activar o desactivar las notificaciones.
Definir notificaciones de eventos concretos
  1. Haz clic en el evento del que quieras recibir notificaciones y, a continuación, haz clic en Editar mode_edit.
  2. Junto a Notificaciones notifications, selecciona Correo electrónico o Notificación.
  3. Selecciona el periodo en el que quieres recibir notificaciones.
  4. (Opcional) Si quieres añadir otra notificación, haz clic en Añadir una notificación y repite los pasos 2 y 3.
Crear un calendario de equipo
4.2

Elegir la vista del calendario

Puedes elegir cuántos días se muestran a la vez en la vista de tu calendario. Puedes seleccionar la opción que más te convenga en la parte superior del calendario.

Elegir una vista de calendario

En la parte superior derecha, en el botón para cambiar de vista, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y elige una opción:

  • Consultar un calendario por día, semana, mes o año.
  • Consulta la agenda.
  • Ocultar o mostrar fines de semana.
  • Ocultar o mostrar eventos rechazados.
  • Ver varios calendarios en paralelo en la vista de día: selecciona la opción Día y marca las casillas situadas junto a los calendarios que quieres ver.

Para consultar el calendario del día siguiente o anterior, junto a Hoy, haz clic en Siguiente keyboard_arrow_right o Anterior keyboard_arrow_left.

Gestionar la configuración de vistas de un calendario

  1. Haz clic en Configuración settings > Configuración.
  2. A la izquierda, en General, haz clic en Opciones de visualización.
  3. En función de la vista que quieras, marca o desmarca las siguientes casillas:
    • Mostrar fines de semana
    • Mostrar eventos rechazados
    • Reducir el brillo de eventos pasados
    • Ver calendarios en paralelo en la vista de día
  4. Haz clic en La semana empieza el y selecciona cuándo empiezan las semanas.
  5. Accede al campo Establecer vista personalizada y haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para seleccionar el número de días o semanas que quieres que se muestren en la vista de calendario.
  6. Accede al campo Calendarios alternativos y haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down para elegir un calendario alternativo.
Ninguno
4.3

Cambiar el aspecto de un calendario

Cambiar el aspecto de un calendario puede resultarte útil si se tienes varios calendarios superpuestos en una misma pantalla.

Cambiar la densidad y los colores de un calendario

  1. Haz clic en Configuración > Densidad y color.
  2. Haz clic en Densidad de información > Compacta o Adaptada a tu pantalla.
  3. Haz clic en Conjunto de colores > Moderno o Clásico.
  4. Haz clic en LISTO.
Cambiar el conjunto de colores de un calendario

A la izquierda, coloca el cursor sobre un calendario, haz clic en Más more_vert > selecciona el color que quieras de la paleta.

Cambiar el color de un evento: haz clic con el botón derecho en un evento y selecciona otro color.

Nota: Si cambias el color de un evento, el color original se muestra en una línea vertical en el lado izquierdo del evento.

Ninguno

Pasos siguientes

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