Empezar a utilizar unidades compartidas

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¿Qué puedes hacer con las unidades compartidas?

Las unidades compartidas son espacios donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Incluso si alguien deja el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Importante: Las unidades compartidas solo están disponibles en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business y G Suite para Centros Educativos. Si no ves unidades compartidas en Google Drive, es posible que no estén disponibles en tu organización. Para obtener más información, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

¿No sabes si deberías usar Mi unidad o una unidad compartida?

Hazte estas preguntas:

  • ¿Los archivos son de interés para todos o para la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto concreto?
  • ¿Los archivos tratan de una misma temática?

Si has respondido afirmativamente a ambas preguntas, lo recomendable sería crear una unidad compartida. Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades compartidas.

Si quieres conocer las diferencias entre Mi unidad y las unidades compartidas, consulta la página de preguntas frecuentes de Drive ¿En qué se diferencian Mi unidad y las unidades compartidas?

Qué necesitas:

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schedule 10 minutos

1

Configurar una unidad compartida

1.1

Crear una unidad compartida

  1. Abre Google Drive.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
  3. En la parte superior, haz clic en   Nuevo.
  4. Introduce un nombre y haz clic en Crear.

1.2

Añadir miembros y configurar niveles de acceso

Cuando añades nuevos miembros, reciben el acceso de Gestor de contenido, aunque puedes cambiarlo.

Nota: Da a los miembros el acceso de Gestor de contenido si necesitan editar archivos en File Stream de Drive.

Permiso

Gestor

Gestor de contenido

Colaborador

Usuario con permiso para comentar

Lector

Permiso

Puede ver archivos y carpetas

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

check

Lector

check

Permiso

Puede añadir comentarios en archivos

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

check

Lector

remove

Permiso

Puede editar archivos

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Crear y añadir archivos, así como crear carpetas

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Añadir usuarios a archivos concretos

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Restaurar archivos de la papelera (que se hayan eliminado en los 30 días anteriores)

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

check

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Sacar archivos de una unidad compartida o pasarlos a otra

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Mover archivos y carpetas a la papelera

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida

Gestor

check

Gestor de contenido

check

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Añadir o quitar miembros de una unidad compartida

Gestor

check

Gestor de contenido

remove

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Cambiar los niveles de acceso de miembros

Gestor

check

Gestor de contenido

remove

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Permiso

Eliminar definitivamente archivos de la papelera

Gestor

check

Gestor de contenido

remove

Colaborador

remove

Usuario con permiso para comentar

remove

Lector

remove

Añadir a miembros y definir niveles de acceso:

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, debajo del nombre de la unidad compartida, haz clic en +Añadir miembros.
  3. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Para cambiar el nivel de acceso, junto a Gestor de contenido, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona un nivel de acceso.
  5. (Opcional) Escribe un mensaje.
  6. (Opcional) Si no quieres enviar ninguna notificación a los nuevos miembros, marca la casilla Saltar el envío de notificaciones.
  7. Haz clic en Enviar o en Añadir.
1.3

Cambiar los niveles de acceso de miembros

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Gestionar miembros.
  3. Junto al nombre de un miembro, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona un nuevo nivel de acceso.
  4. Haz clic en Listo.
1.4

Quitar miembros

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Gestionar miembros.
  3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona Quitar miembro.
  4. Haz clic en Listo.

Nota: Es posible que los miembros que hayas quitado de una unidad compartida puedan acceder a los archivos compartidos mediante otros métodos; por ejemplo, si los archivos se han compartido con todos los miembros de tu organización mediante un enlace o en un grupo.

2

Añadir archivos y carpetas

Ahora ya puedes añadir archivos y carpetas a tu unidad compartida.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Crear carpetas

Crear una carpeta:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. Haz clic en   Nuevo > Carpeta.
  3. Escribe el nombre de la carpeta y haz clic en Crear.

Ten en cuenta lo siguiente:

  • Para mover a una unidad compartida carpetas que ya estén en Mi unidad o en otra unidad compartida, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.
  • Las subcarpetas deben tener los mismos permisos que la carpeta en la que se encuentran.

Subir carpetas del ordenador:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. Arrastra una carpeta de tu ordenador a una unidad compartida, o bien haz clic en   Nuevo > Subir carpeta. Ve a la carpeta y ábrela.

2.2

Añadir y editar archivos

Se requiere tener al menos el acceso de Colaborador

Todos los archivos que subes son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. Arrastra un archivo que te pertenezca* desde tu ordenador o desde Mi unidad a la unidad compartida, o haz clic en Nuevo y elige una de estas opciones:
    • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que quieras crear (por ejemplo, un documento de Google).
    • Para subir un archivo, haz clic en Subir archivos. Ve al archivo y ábrelo.
  3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo.

* Si el archivo no te pertenece, pero tienes el nivel de acceso Puede editar en Drive, podrás moverlo a una unidad compartida si tu administrador de G Suite lo permite.

Nota: Con File Stream de Drive puedes almacenar y acceder a los archivos de tu ordenador. Consulta la página Empezar a utilizar Drive.

3

Gestionar archivos y carpetas

Descubre algunos consejos sobre cómo estructurar una unidad compartida y cómo crear y buscar archivos.

En esta sección, aprenderás a:

3.1

Destacar archivos importantes

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Haz clic con el botón derecho en un archivo o carpeta y selecciona Destacar.

Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la parte izquierda, haz clic en Destacados.

3.2

Mover archivos

Si quieres mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, arrástralos hasta la unidad de destino. Para mover carpetas, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida:

Puedes añadir cualquier archivo que te pertenezca a una unidad compartida, tanto desde otra ubicación de Drive como desde un ordenador o dispositivo móvil.

Si no eres el propietario de un archivo de Mi unidad, pero tienes acceso para editarlo, podrás moverlo a una unidad compartida si:

  • Tu administrador de G Suite ha habilitado esta opción.
  • El propietario del archivo es miembro de la unidad compartida a la que quieres mover el archivo.

Si no se dan estas condiciones, deberás solicitar al propietario del archivo que lo mueva a la unidad compartida.

Mover archivos de una unidad compartida a otra:

Para mover archivos de una unidad compartida a otra, necesitas tener acceso de Administrador en la unidad compartida de origen y al menos acceso de Colaborador en la de destino.

3.3

Eliminar o restaurar archivos

Mover archivos a la papelera:

Se necesita tener al menos acceso de Gestor de contenido

  1. Haz clic en el archivo que quieres eliminar.
  2. En la parte superior, haz clic en Papelera delete.
  3. Haz clic en Eliminar para todos.

El archivo se envía a la papelera de la unidad compartida. Estos archivos se eliminan automáticamente al cabo de 30 días.

Eliminar permanentemente archivos de la papelera:

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. En la carpeta Papelera, haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres eliminar y selecciona Eliminar definitivamente.
  2. Haz clic en Eliminar definitivamente de nuevo para confirmar la acción.

Restaurar archivos (que se hayan eliminado en los 30 días anteriores):

Se necesita tener al menos acceso de Colaborador

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Ver la papelera.
  3. Haz clic en el archivo > Restaurar history.
3.4

Buscar archivos

Realizar búsquedas en una unidad compartida:

  1. Haz clic con el botón derecho en una unidad compartida y, a continuación, en Buscar en [nombre de la unidad compartida] .
  2. En el cuadro de búsqueda, escribe los términos de la búsqueda y pulsa Intro.
4

Compartir y colaborar

Los archivos que coloques en una unidad compartida se comparten automáticamente con los miembros de la unidad. Cualquier miembro podrá compartir archivos de dicha unidad con personas que no formen parte de ella, a menos que restrinjas el uso compartido.

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Compartir archivos

Se necesita tener al menos el acceso de Colaborador

Nota: Las carpetas de las unidades compartidas no se pueden compartir.

Al igual que en Drive, puedes compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad compartida de varias maneras.

Nota: Es posible que tu organización limite las posibilidades de compartir archivos. Para obtener más información, consulta a tu administrador de G Suite.

Compartir archivos con usuarios concretos o con grupos:

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Si quieres cambiar el permiso de edición, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona otro.
  5. (Opcional) Añade un mensaje.
  6. (Opcional) Si no quieres enviar notificaciones, marca la casilla Omitir envío de notificaciones.
  7. Haz clic en Enviar o en Añadir.

Si quieres limitar las opciones para compartir contenido, consulta el consejo Restringe las opciones para compartir archivos de Drive con información sensible.

Compartir un enlace:

Si quieres que un archivo esté accesible para todo el mundo y no tener que gestionar los permisos de acceso en tu organización, puedes compartirlo mediante un enlace. Cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace podrá acceder al archivo. Si quieres, también puedes permitir que otros usuarios compartan el enlace con personas que no forman parte de tu organización.

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a Compartir mediante enlace: desactivado, haz clic en la flecha hacia abajo expand_more.
  5. Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Activar slider-off para que todos los miembros de tu organización puedan acceder al enlace.
  6. Debajo de la URL, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona un nivel de permiso.
  7. (Opcional) Para permitir que el enlace se comparta fuera de tu organización, marca la casilla Permitir el acceso externo.

    Nota: Si no ves esta opción, es posible que tu administrador de G Suite la haya desactivado.

  8. (Opcional) Si quieres que el archivo esté disponible para búsquedas en Drive, marca la casilla Se puede encontrar en los resultados de búsqueda.
  9. Haz clic en Copiar para copiar el enlace.
  10. Haz clic en Listo.
  11. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
4.2

Dejar de compartir archivos

Dejar de compartir archivos con tu organización:

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Desactivar slider-on.
  5. Haz clic en Listo.

Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Quitar.
  5. Haz clic en Listo.

Nota: La configuración de los grupos puede anular la configuración individual. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.

4.3

Proteger archivos

Proteger todos los archivos de una unidad compartida:

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. A la izquierda, haz clic en la unidad compartida que contenga los archivos que quieres proteger.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Configuración de la unidad compartida.
  3. Haz clic en Editar para definir cualquiera de estos permisos:
    • Compartir archivos con personas ajenas a tu organización
    • Compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad compartida
    • Permitir que personas con acceso para comentar y leer puedan descargar, copiar o imprimir archivos
  4. Después de seleccionar una de las opciones, haz clic en Aplicar.
  5. Haz clic en Listo.

Impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien archivos:

Se necesita tener acceso de Administrador

  1. Haz clic en el archivo que quieres proteger.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. En la parte inferior, haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Haz clic en Más more_vert > marca la casilla Restringir las acciones de descarga, impresión y copia de este archivo a lectores y personas que añaden comentarios.
  5. Haz clic en Listo.

Nota: Puedes limitar la forma en que los usuarios comparten, imprimen, descargan y copian elementos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, pero no puedes impedir que compartan el contenido de los archivos de otros modos.

4.4

Ver miembros o enviarles correos electrónicos

Ver los miembros de una unidad compartida:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Ver miembros.

Enviar correos a miembros de una unidad compartida:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Enviar correo electrónico a los miembros.
  3. Cambia el asunto del correo y escribe el mensaje que quieras.
  4. (Opcional) Si quieres escribir solo a los miembros que tengan determinados niveles de acceso o enviar una copia del mensaje a tu dirección de correo electrónico, marca las casillas correspondientes.
  5. Haz clic en Enviar.

En los mensajes que se envían se incluye un enlace a la unidad compartida.

Pasos siguientes

Probar ahora

Ve a Drive y haz clic en Unidades compartidas para empezar.

Nota: Si no ves Unidades compartidas, es posible que no estén activadas. En ese caso, puedes ponerte en contacto con tu administrador de G Suite.

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