¿Qué puedes hacer con las unidades de equipo?

Las unidades de equipo son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad de equipo pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Incluso si algún miembro deja la unidad, los archivos permanecen en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Si estás intentando decidir si añadir los archivos a una unidad de equipo o a Mi unidad, plantéate estas preguntas:

  • ¿Los archivos son de interés para todos o para la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto concreto?
  • ¿Los archivos tratan de una misma temática?

Si has respondido afirmativamente a ambas preguntas, lo recomendable sería crear una unidad de equipo.

Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades de equipo.

Importante: Las unidades de equipo solo están disponibles en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite para Centros Educativos. Si no ves la opción Unidades de equipo en Google Drive, podría ser que la función no esté disponible en tu organización. Para obtener información detallada, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Qué necesitas:

account_circle Una cuenta de G Suite

schedule 10 minutos

Ninguno
1

Configurar una unidad de equipo

Para empezar, configura una unidad de equipo y añádele miembros.

En esta sección, aprenderás a:

1.1

Crear una unidad de equipo

  1. Abre Google Drive.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades de equipo.
  3. En la parte superior, haz clic en
     
    Nuevo
    .
  4. Introduce un nombre y haz clic en Crear.
Ninguno
1.2

Añadir miembros y definir permisos

Cuando añades nuevos miembros, reciben acceso completo para subir, editar y eliminar archivos. Además, también pueden invitar a otros miembros. Si fuera necesario, puedes cambiar el nivel de permiso de un miembro.

Permiso

Acceso total

Permiso para editar

Permiso para comentar

Permiso para ver

Permiso

Puede ver archivos y carpetas

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

check

Permiso para ver

check

Permiso

Puede añadir comentarios en archivos

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

check

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede editar archivos

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede crear y subir archivos, así como crear carpetas

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede añadir miembros a unidades de equipo o quitarlos

Acceso total

check

Permiso para editar

remove

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede cambiar permisos de los miembros

Acceso total

check

Permiso para editar

remove

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede añadir a personas a archivos concretos

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede mover archivos y carpetas

Acceso total

check

Permiso para editar

remove

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede eliminar archivos y carpetas

Acceso total

check

Permiso para editar

remove

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Permiso

Puede restaurar archivos de la papelera

Acceso total

check

Permiso para editar

check

Permiso para comentar

remove

Permiso para ver

remove

Añadir a miembros y definir permisos:

Requiere tener permiso de acceso completo.

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, debajo del nombre de la unidad de equipo, haz clic en + Añadir miembros.
  3. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Si quieres cambiar el permiso de acceso completo, junto a la opción Total, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y elige otro permiso.
  5. (Opcional) Escribe un mensaje.
  6. (Opcional) Si no quieres enviar ninguna notificación a los nuevos miembros, marca la casilla Saltar el envío de notificaciones.
  7. Haz clic en Enviar o en Añadir.
Ninguno
1.3

Cambiar los permisos de un miembro

Se requiere tener permiso de acceso completo

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Administrar miembros.
  3. Junto al nombre del miembro, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona un nuevo permiso.
  4. Haz clic en Listo.
Ninguno
1.4

Quitar miembros

Se requiere tener permiso de acceso completo

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Administrar miembros.
  3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona Quitar miembro.
  4. Haz clic en Listo.

Nota: Es posible que los miembros que hayas quitado de una unidad de equipo puedan acceder a los archivos compartidos mediante otros métodos; por ejemplo, si los archivos se han compartido con todos los miembros de tu organización mediante un enlace o en un grupo.

Ninguno
2

Añadir archivos y carpetas

Ahora ya puedes añadir archivos a tu unidad de equipo.

En esta sección, aprenderás a:

2.1

Crear carpetas

Crear una carpeta:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una unidad de equipo o en una carpeta.
  2. Haz clic en
     
    Nuevo
    > Carpeta.
  3. Indica un nombre para la carpeta y haz clic en Crear.

Ten en cuenta lo siguiente:

  • Para mover a una unidad de equipo carpetas que ya estén en Mi unidad o en otra unidad de equipo, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.
  • Las subcarpetas deben tener los mismos permisos que la carpeta de nivel superior.

Subir una carpeta desde el ordenador:

  1. En la parte izquierda, haz clic en una carpeta de una unidad de equipo.
  2. En tu ordenador, arrastra una carpeta a una unidad de equipo. O bien haz clic en
     
    Nuevo
    > Subir carpeta. Ve a la carpeta y ábrela.
Ninguno
2.2

Añadir y editar archivos

Requiere al menos permiso para editar

Todos los archivos que subes son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad de equipo aunque la abandones.

  1. En la parte izquierda, haz clic en la carpeta de una unidad de equipo.
  2. Arrastra un archivo desde tu ordenador o Mi unidad a la carpeta de la unidad de equipo. O bien, haz clic en Nuevo y elige una de estas opciones:
    • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que quieras crear, por ejemplo, un documento de Documentos de Google.
    • Para subir un archivo, selecciona Subir archivo. Desplázate a la ubicación del archivo y ábrelo.
  3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo.

Nota: Si quieres almacenar y acceder a los archivos en tu ordenador, utiliza File Stream de Drive. Consulta la página Empezar a utilizar Drive.

Ninguno
3

Gestionar archivos y carpetas de unidades de equipo

Consulta diversos consejos sobre cómo estructurar una unidad de equipo y cómo crear y buscar archivos.


En esta sección, aprenderás a:

3.1

Destacar archivos importantes

Marca archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Haz clic con el botón derecho en un archivo o carpeta y selecciona Destacar.

Para ver todos los archivos y carpetas que has destacado, en la parte izquierda, haz clic en Destacados.

Ninguno
3.2

Mover archivos

Si quieres mover archivos de Mi unidad a una unidad de equipo, o bien de una unidad de equipo a otra, arrástralos hasta la carpeta de la unidad de equipo de destino. Para mover carpetas, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

Mover archivos de Mi unidad a unidades de equipo:

Puedes mover cualquier archivo que te pertenezca a una unidad de equipo, tanto desde otra ubicación de Google Drive como desde tu ordenador o un dispositivo móvil.

Si no eres el propietario de un archivo almacenado en Mi unidad, pero tienes el permiso Puede editar, solo podrás mover ese archivo a una unidad de equipo cuando:

  • Tu administrador de G Suite haya habilitado esta opción.
  • El propietario del archivo sea miembro de la unidad de equipo a la que quieres mover el archivo.

En caso contrario, deberás solicitar al propietario del archivo que lo mueva a la unidad de equipo.

Mover archivos de una unidad de equipo a otra:

Para mover archivos de una unidad de equipo a otra, necesitas tener permiso de acceso completo a la unidad de equipo de origen y al menos permiso para editar en la de destino.

Ninguno
3.3

Eliminar o restaurar archivos

Eliminar un archivo:

Se requiere tener permiso de acceso completo

Haz clic en el archivo que quieres eliminar y, en la parte superior, haz clic en el icono de la papelera delete. Con esta acción, se eliminará el archivo de todos los miembros de la unidad de equipo.

El archivo se envía a la papelera de la unidad de equipo. Los archivos de la papelera de una unidad de equipo se eliminan automáticamente al cabo de 30 días.

Restaurar un archivo:

Se requiere como mínimo permiso para editar

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Ver la papelera.
  3. Haz clic en el archivo > Restaurar history.
Ninguno
3.4

Buscar archivos

Realizar búsquedas en una unidad de equipo o una carpeta:

  1. Haz clic con el botón derecho en una unidad de equipo y, a continuación, en Buscar en nombre de la unidad de equipo.
  2. En el cuadro de búsqueda, escribe los términos de la búsqueda y pulsa Intro.
Ninguno
4

Compartir y colaborar

Los archivos que coloques en una unidad de equipo se comparten automáticamente con los miembros de la unidad. Cualquier miembro podrá compartir archivos de la unidad de equipo con personas que no formen parte de ella, a menos que restrinjas los permisos para compartir.

En esta sección, aprenderás a:

4.1

Compartir archivos

Se requiere como mínimo permiso para editar

Nota: Las carpetas de unidades de equipos no se pueden compartir.

Al igual que en Drive, hay varias formas de compartir archivos de unidades de equipo con personas que no son miembros de la unidad de equipo en cuestión.

Nota: Es posible que tu organización limite las posibilidades de compartir archivos. Para obtener más información, consulta a tu administrador de G Suite.

Compartir archivos con usuarios concretos o con grupos:

  1. En una unidad de equipo, haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o grupos de Google.
  4. (Opcional) Para cambiar el permiso Editar, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y elige otro.
  5. (Opcional) Añade un mensaje.
  6. (Opcional) Si no quieres enviar notificaciones, marca la casilla Saltar el envío de notificaciones.
  7. Haz clic en Enviar o en Añadir.

Si defines el permiso Comentar o Ver y tú tienes acceso completo, puedes impedir que otras personas descarguen, impriman y copien los archivos compartidos.

Ninguno

Compartir un enlace:

Si quieres que un archivo esté accesible para todo el mundo y no tener que gestionar los permisos de acceso en tu organización, puedes compartirlo mediante un enlace. Cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace podrá acceder al archivo. Si quieres, también puedes permitir que otros usuarios compartan el enlace con personas que no forman parte de tu organización.

  1. En una unidad de equipo, haz clic en el archivo que quieres compartir.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a Compartir mediante enlace: desactivado, haz clic en la flecha hacia abajo expand_more.
  5. Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Activar slider-off para que todos los miembros de tu organización puedan acceder al enlace.
  6. Debajo de la URL, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down y selecciona un nivel de permiso.
  7. (Opcional) Para permitir que el enlace se comparta fuera de tu organización, marca la casilla {2/}Permitir el acceso externoPermitir el acceso externo.

    Nota: Si no ves esta opción, es posible que tu administrador de G Suite la haya desactivado.

  8. (Opcional) Si quieres que el archivo esté disponible para búsquedas en Drive, marca la casilla Se puede encontrar en los resultados de búsqueda.
  9. Haz clic en Copiar para copiar el enlace.
  10. Haz clic en Listo.
  11. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
Ninguno
4.2

Dejar de compartir archivos

Dejar de compartir archivos con tu organización:

  1. En una unidad de equipo, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Desactivar slider-on.
  5. Haz clic en Listo.
Ninguno

Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:

  1. En una unidad de equipo, haz clic en el archivo que quieres dejar de compartir.
  2. Haz clic en Compartir person_add.
  3. Haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Quitar.
  5. Haz clic en Listo.

Nota: La configuración de los grupos puede anular la configuración individual. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.

Ninguno
4.3

Proteger archivos

Proteger todos los archivos de una unidad de equipo:

Requiere tener permiso de acceso completo.

  1. A la izquierda, haz clic en la unidad de equipo que contenga los archivos que quieres proteger.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Configuración de la unidad de equipo.
  3. Haz clic en Editar para definir cualquiera de estos permisos:
    • Compartir archivos con personas ajenas a tu organización.
    • Compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad de equipo.
    • Permitir que personas con acceso de solo lectura y permiso para comentar puedan descargar, copiar o imprimir archivos.
  4. Después de seleccionar una de las opciones, haz clic en Aplicar.
  5. Haz clic en Listo.
Ninguno

Impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien un archivo:

Se requiere tener permiso de acceso completo permission

  1. Haz clic en el archivo que quieres proteger.
  2. En la parte superior, haz clic en Compartir person_add.
  3. En la parte inferior, haz clic en Quién tiene acceso.
  4. Haz clic en Más more_vert > marca la casilla Restringir las acciones de descarga, impresión y copia de este archivo a lectores y personas que añaden comentarios.
  5. Haz clic en Listo.

Nota: Puedes limitar la forma en que los usuarios comparten, imprimen, descargan y copian elementos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, pero no puedes impedir que compartan el contenido de los archivos mediante otras opciones.

Ninguno
4.4

Ver miembros o enviarles correos electrónicos

Ver los miembros de una unidad de equipo:

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Ver miembros.

Enviar correos electrónicos a los miembros de una unidad de equipo:

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad de equipo.
  2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad de equipo, haz clic en la flecha hacia abajo arrow_drop_down > Enviar correo electrónico a los miembros.
  3. Cambia el asunto y escribe el mensaje que quieras.
  4. (Opcional) Si quieres escribir solamente a los miembros que tienen acceso completo o permiso para editar, o bien enviarte una copia del mensaje a tu dirección de correo electrónico, marca las casillas correspondientes.
  5. Haz clic en Enviar.
Ninguno

Pasos siguientes

Probar ahora

Para empezar, ve a Drive y haz clic en Unidades de equipo.

Nota: Si no ves la opción Unidades de equipo, es posible que no esté habilitada. Ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

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