Premiers pas avec les Drive partagés

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Que pouvez-vous faire avec un Drive partagé ?

Un Drive partagé est un espace partagé au sein duquel les membres d'une équipe peuvent facilement stocker, rechercher et consulter des fichiers, où qu'ils se trouvent et sur n'importe quel appareil.

Les fichiers stockés dans un Drive partagé appartiennent à une équipe et non à une personne (comme cela est le cas dans Mon Drive). Même si des membres partent, les fichiers restent disponibles afin que l'équipe restante puisse continuer à partager des informations et à travailler.

Important : Les Drive partagés sont uniquement disponibles dans G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite for Education. Si aucun Drive partagé ne s'affiche dans Google Drive, votre organisation n'a sans doute pas accès à cette fonctionnalité. Pour en savoir plus, contactez votre administrateur G Suite.

Vous hésitez entre Mon Drive et un Drive partagé ?

Posez-vous les questions suivantes :

  • Les fichiers intéressent-ils la plupart ou l'ensemble des membres d'une équipe de projet donnée ?
  • Les fichiers sont-ils liés à un même thème ?

Si la réponse à ces deux questions est "Oui", il est recommandé de créer un Drive partagé. Si les fichiers couvrent divers projets, créez plusieurs Drive partagés.

Pour comparer Mon Drive et les Drive partagés, consultez la section En quoi Mon Drive et les Drive partagés sont-ils différents disponible dans les questions fréquentes consacrées à Drive.

Ce qu'il vous faut :

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schedule 10 minutes

1

Configurer un Drive partagé

Commencez par configurer un Drive partagé et à y ajouter des membres.

Dans cette section, vous apprendrez à :

1.1

Créer un Drive partagé

  1. Ouvrez Google Drive.
  2. À gauche, cliquez sur Drive partagés.
  3. En haut, cliquez sur   Nouveau .
  4. Saisissez un nom et cliquez sur Créer.

1.2

Ajouter des membres et définir des niveaux d'accès

Lorsque vous ajoutez des membres, ceux-ci disposent du droit d'accès Gestionnaire de contenu. Vous pouvez changer le niveau d'accès associé à un membre.

Remarque : Accordez le droit d'accès Gestionnaire de contenu aux membres qui doivent modifier des fichiers dans Drive File Stream.

Autorisation

Administrateur

Gestionnaire de contenu

Contributeur

Commentateur

Lecteur

Autorisation

Consulter des fichiers et des dossiers

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

check

Lecteur

check

Autorisation

Commenter des fichiers

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

check

Lecteur

remove

Autorisation

Modifier des fichiers

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Créer et ajouter des fichiers, créer des dossiers

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Ajouter des personnes à des fichiers spécifiques

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Restaurer des fichiers depuis la corbeille (jusqu'à 30 jours)

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Peut déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

check

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Peut extraire des fichiers d'un Drive partagé ou les déplacer d'un Drive partagé à un autre

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Placer des fichiers et des dossiers dans la corbeille

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Peut déplacer des fichiers et des dossiers au sein d'un Drive partagé

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

check

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Peut ajouter ou supprimer des membres d'un Drive partagé

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

remove

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Modifier les niveaux d'accès des membres

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

remove

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Autorisation

Supprimer définitivement les fichiers de la corbeille

Administrateur

check

Gestionnaire de contenu

remove

Contributeur

remove

Commentateur

remove

Lecteur

remove

Pour ajouter des membres et définir des niveaux d'accès :

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, cliquez sur + Ajouter des membres sous le nom du Drive partagé.
  3. Ajoutez des noms, des adresses e-mail et des groupes à partir de Google Groupes.
  4. (Facultatif) Pour modifier le niveau d'accès, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down située à côté de Gestionnaire de contenu, puis choisissez un niveau d'accès.
  5. (Facultatif) Saisissez un message.
  6. (Facultatif) Si vous ne voulez pas envoyer de notification aux nouveaux membres, cochez la case Ne pas envoyer de notification.
  7. Cliquez sur Envoyer ou sur Ajouter.
1.3

Modifier les niveaux d'accès des membres

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Gérer les membres.
  3. À côté du nom d'un membre, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down, puis sélectionnez un autre niveau d'accès.
  4. Cliquez sur OK.
1.4

Retirer des membres

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Gérer les membres.
  3. Cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom d'un membre et sélectionnez Retirer un membre.
  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Si vous excluez une personne d'un Drive partagé, il se peut qu'elle ait encore accès aux fichiers partagés par d'autres moyens, tels que ceux partagés via un lien ou un groupe avec tous les collaborateurs de votre organisation.

2

Ajouter des fichiers et des dossiers

Ajoutez maintenant des fichiers et des dossiers à votre Drive partagé.

Dans cette section, vous apprendrez à :

2.1

Créer des dossiers

Créer un dossier :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. Cliquez sur   Nouveau > Dossier.
  3. Saisissez le nom du dossier, puis cliquez sur Créer.

Remarques :

  • Pour déplacer dans un Drive partagé des dossiers déjà stockés dans Mon Drive ou un autre Drive partagé, contactez votre administrateur G Suite.
  • Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier parent.

Importer un dossier existant depuis un ordinateur :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur   Nouveau > Importer un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.

2.2

Ajouter et modifier des fichiers

Nécessite au minimum un accès Contributeur

L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive partagé, même si vous le quittez.

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau et choisir une option :
    • Pour créer un fichier, sélectionnez un type de document (Google Docs, par exemple).
    • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier. Accédez au fichier et ouvrez-le.
  3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

*Si vous n'êtes pas propriétaire du fichier, mais possédez un accès Modification autorisée dans Drive, vous pouvez le déplacer vers un Drive partagé dès lors que votre administrateur G Suite a autorisé cette action.

Remarque : Pour stocker des fichiers sur votre Bureau et y accéder, utilisez Drive File Stream. Reportez-vous à Premiers pas avec Drive.

3

Gérer les fichiers et les dossiers

Découvrez des astuces pour structurer un Drive partagé, et créer et rechercher des fichiers.

Dans cette section, vous apprendrez à :

3.1

Activer le suivi des fichiers importants

Activez le suivi de fichiers ou dossiers importants pour pouvoir les retrouver plus facilement par la suite. Il suffit pour cela de faire un clic droit sur un fichier ou un dossier, puis de sélectionner Activer le suivi.

Pour visualiser tous les fichiers et dossiers dont vous effectuez le suivi, cliquez sur Suivis à gauche.

3.2

Déplacer des fichiers

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, ou d'un Drive partagé à un autre, faites glisser les fichiers dans le Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur G Suite.

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé :

Vous pouvez déplacer dans un Drive partagé n'importe quel fichier qui vous appartient, qu'il s'agisse d'un fichier stocké dans un autre dossier Drive, ou sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Si vous n'êtes pas le propriétaire du fichier dans Mon Drive, mais que vous disposez du droit d'accès Modification pour ce fichier, vous pourrez éventuellement le déplacer dans un Drive partagé, si :

  • votre administrateur G Suite a activé cette option ;
  • le propriétaire du fichier est membre du Drive partagé dans lequel vous voulez déplacer le fichier.

Dans le cas contraire, vous devez demander au propriétaire de déplacer le fichier dans le Drive partagé.

Pour déplacer des fichiers d'un Drive partagé à un autre :

Pour déplacer des fichiers entre des Drive partagés, vous devez disposer du droit d'accès Administrateur sur le Drive partagé d'origine et au minimum du droit d'accès Contributeur sur le Drive partagé de destination.

3.3

Supprimer ou restaurer des fichiers

Pour placer un fichier dans la corbeille :

Requiert au minimum le droit d'accès Gestionnaire du contenu

  1. Cliquez sur le fichier que vous voulez supprimer.
  2. En haut, cliquez sur Corbeille delete.
  3. Cliquez sur Supprimer pour tous.

Le fichier est placé dans la corbeille du Drive partagé et sera supprimé automatiquement après 30 jours.

Pour supprimer définitivement un fichier placé dans la corbeille :

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Dans la corbeille, faites un clic droit sur le fichier à supprimer, puis sélectionnez Supprimer définitivement.
  2. Cliquez sur Supprimer définitivement pour confirmer la suppression.

Restaurer un fichier (jusqu'à 30 jours) :

Requiert au minimum le droit d'accès Contributeur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down, puis sur Afficher la corbeille.
  3. Cliquez sur le fichier, puis sur Restaurer history.
3.4

Rechercher des fichiers

Pour effectuer une recherche dans un Drive partagé :

  1. Faites un clic droit sur un Drive partagé, puis cliquez sur Rechercher dans nom du Drive partagé.
  2. Saisissez votre requête dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée.
4

Partager et collaborer

Les fichiers que vous ajoutez à un Drive partagé sont automatiquement partagés avec tous les membres de ce dernier. À moins que vous ayez limité le partage, un membre peut également partager les fichiers de ce Drive avec des utilisateurs qui n'en font pas partie.

Dans cette section, vous apprendrez à :

4.1

Partager des fichiers

Requiert au minimum le droit d'accès Contributeur

Remarque : Vous ne pouvez pas partager les dossiers d'un Drive partagé.

Tout comme dans Drive, il existe différentes manières de partager les fichiers d'un Drive partagé avec des personnes qui ne font pas partie de ce Drive.

Remarque : Votre organisation peut restreindre votre capacité à partager des fichiers. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur G Suite.

Partager des fichiers avec des personnes ou des groupes :

  1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier à partager.
  2. En haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
  3. Ajoutez des noms, des adresses e-mail ou des groupes Google Groupes.
  4. (Facultatif) Pour modifier l'autorisation Modification, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down et choisissez une autre autorisation.
  5. (Facultatif) Ajoutez un message.
  6. (Facultatif) Si vous ne voulez pas envoyer de notifications, cochez la case Ne pas envoyer de notification.
  7. Cliquez sur Envoyer ou Ajouter.

Pour limiter les options de partage, consultez l'article Restreindre les options de partage des fichiers Drive sensibles.

Pour partager un lien :

En partageant un fichier à l'aide d'un lien, vous le rendez disponible au plus grand nombre et n'avez pas besoin de gérer son accès dans votre organisation. Toutes les personnes de votre organisation disposant du lien peuvent y accéder. Vous pouvez éventuellement les autoriser à partager le lien avec des personnes externes à l'organisation.

  1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier à partager.
  2. En haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
  3. Cliquez sur Qui a accès.
  4. À côté de Partage par lien désactivé, cliquez sur la flèche vers le bas expand_more.
  5. À côté de Partage par lien, cliquez sur Activer slider-off pour que le lien soit accessible à tous les collaborateurs de votre organisation.
  6. Sous l'URL, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down, puis sélectionnez un niveau d'autorisation.
  7. (Facultatif) Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, cochez la case Autoriser l'accès externe.

    Remarque : Si cette option ne s'affiche pas, votre administrateur G Suite l'a peut-être désactivée.

  8. (Facultatif) Pour inclure le document dans l'index de recherche Drive, cochez la case Accessible via les résultats de la recherche.
  9. Cliquez sur Copier pour copier le lien.
  10. Cliquez sur OK.
  11. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'endroit où vous souhaitez le partager.
4.2

Annuler le partage de fichiers

Annuler le partage de fichiers dans votre organisation :

  1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier dont vous souhaitez annuler le partage.
  2. Cliquez sur Partager person_add.
  3. Cliquez sur Qui a accès.
  4. À côté de Partage par lien, cliquez sur Désactiver slider-on.
  5. Cliquez sur OK.

Annuler le partage de fichiers avec des personnes :

  1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier dont vous souhaitez annuler le partage.
  2. Cliquez sur Partager person_add.
  3. Cliquez sur Qui a accès.
  4. À côté de la personne concernée, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down > Supprimer.
  5. Cliquez sur OK.

Remarque : Des paramètres de groupe peuvent remplacer les paramètres individuels. Ainsi, lorsque vous tentez d'annuler le partage d'un fichier avec une personne appartenant à une organisation ou à un groupe ayant accès à ce fichier, cette personne peut encore accéder à celui-ci.

4.3

Protéger des fichiers

Pour protéger l'ensemble des fichiers d'un Drive partagé :

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Sur la gauche de la page, cliquez sur le Drive partagé contenant les fichiers à protéger.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Paramètres du Drive partagé.
  3. Cliquez sur Modifier pour définir une des autorisations suivantes :
    • Partage de fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation
    • Partage de fichiers avec les utilisateurs de votre organisation qui ne font pas partie du Drive partagé
    • Attribution de l'autorisation de télécharger, de copier ou d'imprimer des fichiers aux personnes disposant du droit d'accès Commentateur ou Lecteur
  4. Après avoir sélectionné l'option souhaitée, cliquez sur Appliquer.
  5. Cliquez sur OK.

Empêcher d'autres personnes de télécharger, d'imprimer ou de copier un fichier :

Requiert le droit d'accès Administrateur

  1. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez protéger.
  2. En haut de la page, cliquez sur Partager person_add.
  3. En bas de la page, cliquez sur Qui a accès.
  4. Cliquez sur Plus more_vert, puis cochez la case Restreindre les possibilités de téléchargement, d'impression et de copie de ce fichier pour les commentateurs et les lecteurs.
  5. Cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez empêcher d'autres personnes de partager, d'imprimer, de télécharger et de copier des fichiers dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides. Par contre, vous ne pouvez pas bloquer le partage du contenu des fichiers par d'autres moyens.

4.4

Afficher des membres ou leur envoyer des e-mails

Afficher la liste des membres d'un Drive partagé :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Afficher la liste des membres.

Envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de la page, cliquez sur la flèche vers le bas arrow_drop_down à côté du nom du Drive partagé, puis sur Envoyer un e-mail aux membres.
  3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
  4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour recevoir une copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Un lien vers le Drive partagé est inclus dans l'e-mail.

Étapes suivantes

Essayer maintenant

Ouvrez Drive, puis cliquez sur Drive partagés pour commencer.

Remarque : Si vous ne voyez pas de Drive partagés, cela peut vouloir dire qu'ils ne sont pas activés. Contactez votre administrateur G Suite.

Autres ressources de formation

Découvrez des conseils d'utilisation et de bonnes pratiques concernant les Drive partagés.