行政書士法人 Asumia(旧 ひろしま中央行政書士事務所)の導入事例

“メールからサイトまで、ほとんどの機能をフル活用中! 業務上のあらゆる流れをマニュアル化し、社員全員でアップデートしながら、運用しています。” 代表 行政書士 崎田 和伸さん

行政書士法人 Asumia(旧 ひろしま中央行政書士事務所)

エアコン卸会社、店舗運営会社勤務等経た行政書士が 2000 年に設立。「10 年後、そしてその先も生き残る会社づくりをサポートする」という信念のもと、地元広島をはじめ、中国五県全域をサポートするかたちで、事業や創業に関わる手続き、契約、経理、コンサルティングといったあらゆる支援を行う。無料相談制度を取り入れ、サポート内容や費用に関しても、明確に提示した後、支援を行うことを方針にしており、現在まで累計 2000 件以上の支援実績を誇る。

業種
士業
目的
社内の情報共有強化
規模
1 ~ 50 名

お客さまの声

導入前の状況情報を個々のパソコンで管理していたため、断片化、分断化されてしまうのが問題でした。

Google Apps for Work 導入前は、まさに情報が分断されている状態。個々のパソコンにスタンドアローンでデータ管理を行っており、メール、カレンダー、実務管理といった部分もすべて別のソフトを使用していました。共有フォルダも可能な限り活用していましたが、「あのファイルはどこに保存したんだろう?」といったことが社内では絶えませんでした。

行政書士事務所というと、その人の名前を冠した事務所が多いことからもわかるように、どうしてもひとりで仕事をしているイメージですが、実際には私だけでなく、社員がクライアントと対峙することも多いですし、様々な業務をこなさなくてはいけません。それだけに、進め方の基準となるマニュアルや事務所の方針、実務の運用資料といったものを作成したいと思っていましたが、そんな状況ではなかなか作ることができません。仮に作ったとしても、断片化、分断化されてしまっては徹底できないと思っていました。

導入の経緯最初からクラウド化を見越して設計されている点が Google と他社の違い。

じつはかなり前から組織としてシステムをしっかりと構築していくことの必要性は感じていたんです。ただ、士業と呼ばれる業界は、自分たちを含めて IT や生産性の向上といった面ではかなり未熟で実践できないでいたんです。

とはいえ、自分たちに必要なものが、メール、カレンダーなど、事業の基盤となるマルチプラットフォームなツール群、そして、情報を集約することができる保管庫であることは明確でした。そこで、いろいろとグループウェアを試していたんです。そんなとき、知古の Web デザイナーから「Google Apps for Work がいいのでは?」と薦めてもらいました。そこではじめて、このサービスについていろいろと調べたのですが、その機能もさることながら、セキュリティがしっかりしていること、そして安定した稼動性という部分が自分たちに合っていると思いましたあ。どんな仕事にも期限があるのは当然ですが、とくに法律上の申請や手続きの期限は、それを過ぎてしまうと専門家責任といって賠償問題となってしまう可能性が高いです。

導入後の効用社員全員がアップデートしていくマニュアルが受任率アップにつながっています。

そもそも行政書士業界でこういったグループウェアを導入している会社を知っているわけではありませんし、手探りで使い方を模索してきたところもありますが、現在ではかなり業務にフィットする使い方ができていると思います。

まず、メール環境はすべて Gmail で統一しています。メールの分類作業は自動的にできますし、迷惑メールの削除作業もほとんど発生しておらず、とても効率的にメールを使えるようになりました。メールの誤送信による情報漏洩防止のため、社内での簡易な通知、相談などはチャットを使用していますし、カレンダーでは社員全員のスケジュールがひと目でわかります。弊社には同フロア内に司法書士事務所があり、会議スペースを共有しているのですが、その使用予定なども確認しやすく、ミーティング時間の調整も簡単に行えますし、非常に重宝していますね。

そしてもっとも役立っている機能としては、サイトが挙げられます。サイト上には、仕事上のマニュアル、基準、方針などの情報を掲示しているのですが、社員全員が改訂可能とし、つねにアップデートを心がけています。とくにマニュアルは貸倉庫の使い方からはじまり、クライアント来所時の対応手順、電話での対応手順まで、こと細かにアップしています。たとえば電話対応であれば、たいてい最初にお問い合わせいただく内容というのは決まっているため、問答集のようなかたちにしています。電話があれば、ブラウザでそのマニュアルを開き、それを見ながら受け答えをすることでミスを防ぐことができます。

じつは、私はこのマニュアルのおかげで弊社の受任率がアップした、と思っています。というのも、電話でお問い合わせいただいた際、我々はお客様のアポイントメントを取ることを目標としています。電話相談だけでは受任につながりませんから。そこにいたるまでのナビゲート方法をマニュアル化しているので、お客様に相談のテーブルについていただく割合が増える、自然受任率はアップする、といった具合です。

ミスを記録し、今後に役立てる。そのための情報蓄積を今後も続けていきたい。

弊社は行政書士業界では珍しく B to B が 100 % となっており、クライアントのなかには、IT を事業の中心とする、いわゆる IT 企業も数多くいらっしゃいます。そういった業務内容もあり、自然と社員の IT スキルもかなり高くなってきています。

そのおかげもあり、現状でも Google Apps for Work のほとんどの機能を有効に活用できていると考えていますが、未来のチームワークという点でさらに何かを推進していくとすれば、実務上でのヒアリングを記録した「インシデント記録帳」をより充実させていくことでしょうか。インシデントとはアクシデントのひとつ手前の出来事です。法律上は問題のないようなミスでもしっかりと記録し、社員で共有するようにしているんですが、これを今後もさらに蓄積していくことで、より仕事の精度を高めていくことができると思います。

この事例で紹介されたツール

特許、商標などの知的財産権の相談から登録手続き、その後の権利侵害への対応まで一連のサービスを提供する特許商標事務所。

化粧品通販会社。“日本中の女性に元気をお届け”をテーマに、パーフェクト BB クリームを主とする「黄土倶楽部」を運営。

西日本の良質な素材を使用し、高品質な製品にこだわる乾物屋。近年では海外販売するなど、グローバルな事業展開も行う。

行政書士法人 Asumia(旧 ひろしま中央行政書士事務所)
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