最終的なドキュメントを共有する

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  • 1. Cloud Search を使用してファイルの共有相手を見つける

    ファイルを共有する相手を Cloud Search で検索します。

    1. Cloud Search を開き、検索ボックスにユーザーの名前を入力します。
    2. ユーザーのプロフィール カードの上部にあるハングアウトを開始アイコン hangout またはメールアイコン email を選択します。
    3. [直属の上司] をクリックして、ユーザーの上司のプロフィール カードを表示します。
    4. モバイルの場合は電話番号をタップすると発信します。
    5. (省略可)「Jane の電話番号」など、普段使う表現で検索することもできます。Jane という名前の同僚の電話番号を含む回答カードが表示されます。同じ名前を持つユーザーが複数いる場合は、[別の名前を検索する] をクリックします。

    注: 管理者がプロフィールの詳細をユーザー アカウントに追加している場合は、連絡先や上司の詳細情報を表示できます。

    ユーザーを検索して連絡する
  • 2. ドキュメントをどこから共有するかを決定する

    数人のユーザーと共有する場合は、自分のドライブにドキュメントを追加して共有します。

    G Suite Enterprise、G Suite Business、G Suite for Education をご利用の場合は、共有ドライブにドキュメントを追加し、そこにアクセスできるすべてのユーザーと共有することも可能です。

    ドキュメントを組織全体で共有したり、一般公開したりするには、Google サイトにドキュメントを追加します。

    ドライブにドキュメントを追加するには:

    ドライブにファイルを保存するには、ファイルのコピーをウェブブラウザからアップロードする方法があります。

    1. ドライブに移動します。
    2.   新規 をクリックし、[ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] を選択して、アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
    3. [開く] をクリックします。

    Chrome や Firefox® の最新バージョンを使用している場合は、パソコン上のファイルを直接ブラウザのドライブページにドラッグすることもできます。

    既存のファイルと同じ名前のファイルをアップロードすると、新しい版として追加されます。重複するファイルは作成されません。前の版を確認するには、版を管理できます。

    ファイルが正常にアップロードされると、[アップロードが完了しました] と表示されます。アップロードしたファイルには、ブラウザや、ドライブがインストールされたデバイスからアクセスできます。

    共有ドライブにドキュメントを追加するには:

    投稿者以上のアクセス権が必要です

    追加したすべてのファイルは、チームによって所有されます。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

    1. 左側にある共有ドライブをクリックします。
    2. 自分のパソコンやマイドライブから既存のファイル(自分がオーナーのファイル*)を共有ドライブにドラッグします。または、[新規] をクリックし、次のいずれかの操作を行います。
      • ファイルを作成するには、ファイル形式(Google ドキュメントなど)を選択します。
      • ファイルをアップロードするには、[ファイルのアップロード] をクリックします。目的のファイルに移動してファイルを開きます。
    3. ファイルをダブルクリックして開き、編集します。

    * ファイルのオーナーではないけれども、Google ドライブで編集者のアクセス権がある場合、ファイルを共有ドライブに移動できます(G Suite 管理者が移動を許可している場合)。

    注: パソコンにファイルを保存してアクセスするには、ドライブ ファイル ストリームを使用します。詳しくは、ドライブ スタートガイドをご覧ください。

    サイトにドキュメントを追加するには:

    1. Google サイトに移動して、ファイルの追加先となるサイトやページを開きます。
    2. [挿入] > [ドキュメント]、[スライド]、または [スプレッドシート] をクリックしてドライブ上のファイルを選択します。

    ファイルをドライブから埋め込むか、ドライブに保存されているフォルダのコンテンツを埋め込みます。ドライブ内のファイルが変更されると、サイトにも自動的にその変更が反映されます。

    ファイルをアップロードするサイトのコンテンツを挿入する

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかでドキュメントを共有し、権限を設定できます。または、個人あるいはグループに、そのドキュメントへのリンクをメールで送信できます。Google サイトに追加したドキュメントは、そのサイトにアクセスできるユーザー全員に表示されます。

  • 1. ドキュメントをドライブから共有する

    特定のユーザーとファイルやフォルダを共有するには:

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [ユーザー] に共有したいユーザーまたはグループの名前かメールアドレスを入力します。

      注: 社外または組織外のユーザーを追加できない場合は、G Suite の管理者にお問い合わせください。

    3. 編集アイコン edit をクリックし、アクセスレベルを変更する:
        • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
        • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
        • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。

      共有相手全員に、ファイルやフォルダへのリンクを含むメールが送信されます。

    4. (省略可)メールにメモを追加するには、メモを入力します。メールを送信しない場合は、[メールで通知] をオフにします。
    5. [送信] をクリックします。

    ファイルまたはフォルダへのリンクを共有するには:

    ファイルやフォルダへのリンクを他のユーザーに送信すると、リンクを知っている全員がファイルやフォルダを開けるようになります。なお、リンクを共有した場合は、自分の名前がオーナーとして表示されます。

    所有権または編集権限を持っているファイルのみ共有できます。

    1. ドライブで、譲渡するファイルやフォルダを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. 右上にある [共有可能なリンクを取得] をクリックします。
    3. [リンクを知っている 組織名 の全員がアクセスできます] をクリックし、アクセスレベルを選択します。
      • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。
      • コメント可(一部のファイルのみ): コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
      • 閲覧者: ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツの編集やコメントの追加を行うことはできません。
    4. [リンクをコピー] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。
    6. メールなど共有する媒体にリンクを貼り付けます。

    ファイルを共有し、アクセスレベルと公開の設定を行う
  • 2. (省略可)ドキュメントの有効期限を設定する

    1. ドライブでファイルを開きます。
    2. 共有 をクリックします。
    3. まだファイルが共有されていない場合は共有します。
    4. [詳細設定] をクリックします。
    5. の名前にカーソルを合わせて、有効期限を設定するアイコン timer をクリックします。
    6. アクセスの有効期限を変更します。
    7. 変更を保存 > 完了 をクリックします。

    注: 当日を有効期限として設定することはできません。今すぐアクセスを制限する必要がある場合は、ファイルの共有を解除してください。

  • 3. 編集者がアクセス権限を再共有および変更できないようにする

    1. ドライブで、自身が所有するファイルまたはフォルダを選択します。
    2. 上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
    3. 下部にある [詳細設定] をクリックします。
    4. [編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止します] チェックボックスをオンにします。 

      [コメント可] または [閲覧者] のアクセス権を持つユーザーは新しいユーザーを追加したりアクセス権を変更したりできませんが、これで [編集者] のアクセス権を持つユーザーも同様にこれらの操作を行えないようになります。

    5. 変更を保存 をクリックします。
    6. 完了 をクリックします。

    [編集者] のアクセス権を持つユーザーは、制限付きのファイルやフォルダを再共有しようとするときに所有者に共有の許可をメールで求めることができ、所有者はファイルを共有するかどうかを決めることができます。ファイルの共有が許可されても、ユーザーがアクセス権を変更することはできません。アクセス権の変更設定はグレー表示され、利用できないようになっています。

    ファイルを共有し、アクセスレベルと公開の設定を行う
  • 4. コメント権や閲覧権を持つユーザーがファイルをダウンロード、コピー、印刷できないようにする

    注: Google サイトのファイルでこれらのオプションを制限することはできません。

    1. ドライブドキュメントスプレッドシートスライドのいずれかで、自身が所有するファイルを選択します。
    2. 次のいずれかを行います。
      • ドライブで、上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
      • ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、共有 をクリックします。
    3. [他のユーザーと共有] ボックスの下部にある [詳細設定] をクリックします。
    4. [コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします] チェックボックスをオンにします。
    5. 変更を保存 をクリックします。
    6. 完了 をクリックします。

    [コメント可] または [閲覧者] のアクセス権を持つユーザーが共有ファイルをダウンロード、印刷、コピーしようとするとき、これらのオプションはグレー表示され、使用できません。

    注: Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド内での共有、印刷、ダウンロード、コピーは制限できますが、他のユーザーがファイルの内容をその他の方法で共有することまでは制限できません。

  • 1. ドキュメントを最終版として表示専用にする

    最終版とするドキュメントの名前を変更したら、そのアクセス権限を表示専用に変更できます。表示専用ではコンテンツの閲覧は可能ですが、変更を加えることはできません。

    ドキュメント、スプレッドシート、スライドで最終版とするドキュメントの名前を変更するには:

    1. ファイルを開き、上部にあるファイル名をクリックします。
    2. ファイル名の前に「[最終版]」や「[アーカイブ済み]」と入力します。
    3. Enter キーを押します。

    ドキュメントを表示専用に変更するには:

    特定のユーザーやグループとファイルを共有している場合:

    1. Google ドライブで、共有するファイルを右クリックして、共有アイコン person_add をクリックします。
    2. [他のユーザーと共有] ボックスの [ユーザー] で、ユーザーの名前をクリックします。
    3. ユーザーの名前の横にある編集アイコン edit をクリックし、[閲覧者] を選択します。
    4. [完了] をクリックします。
    5. 他のユーザーやグループについて、手順 1~2 を繰り返します。

    組織でファイルを共有している場合:

    1. ドライブでドキュメントを右クリックし、共有アイコン person_add を選択します。
    2. [他のユーザーと共有] ボックスの下部にある [詳細設定] をクリックします。
    3. [アクセスできるユーザー] にある [変更] をクリックします。
    4. ファイルへのリンクを組織内のユーザーと共有する場合のオプションを選択します。
      • オン(組織内のユーザー全員): 組織の全員がファイルを検索、アクセスできます。
      • オン(リンクを知っている全員): 組織の全員がファイルにアクセスできます。
      • オフ(特定のユーザーを除く): ドキュメントのオーナーのみがリンクを共有できます。
    5. [アクセス: 組織内のユーザーの全員] の横の [閲覧者] を選択します。
    6. [保存] をクリックします。

  • 2. ドキュメントの共有を停止する

    ドライブの場合:

    オーナー権限を持つファイルまたはフォルダの共有を停止するには:

    1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを選択します。
    2. 共有アイコン person_add をクリックします。
    3. 下部にある [詳細設定] をクリックします。
    4. ファイルまたはフォルダの共有を停止するユーザーの横にある削除アイコン close をクリックします。
    5. 変更を保存 をクリックします。

    オーナー権限を持つファイルまたはフォルダへのリンクを削除するには:

    ファイルへのリンクを削除しても、共有しているユーザーと自分は引き続きファイルを表示できます。

    1. ドライブで、共有するファイルまたはフォルダを選択します。
    2. 共有アイコン person_add をクリックします。
    3. [リンクを知っている [組織名] の全員] > [オフ - 特定のユーザーだけがアクセスできます] をクリックします。
    4. [完了] をクリックします。

    共有ドライブの場合:

    組織とのファイルの共有を停止するには:

    1. 共有ドライブで、共有を停止するファイルをクリックします。
    2. 共有アイコン person_add をクリックします。
    3. [アクセスできるユーザー] をクリックします。
    4. [リンク共有] の横にあるアイコン slider-on をクリックして無効にします。
    5. [完了] をクリックします。

    個々のユーザーとのファイルの共有を停止するには:

    1. 共有ドライブで、共有を停止するファイルをクリックします。
    2. 共有アイコン person_add をクリックします。
    3. [アクセスできるユーザー] をクリックします。
    4. ユーザーの横にある下矢印アイコン arrow_drop_down > [削除] をクリックします。
    5. [完了] をクリックします。

    注: グループの設定は、個々のユーザーの設定より優先されます。そのため、ユーザーはファイルの共有を停止されても、所属する組織やグループにそのファイルへのアクセス権があれば、引き続きファイルを利用できます。

    サイトの場合:

    サイトの共有を停止するには:

    1. サイトを開き、上部にある共有アイコン person_add をクリックします。
    2. [アクセスできるユーザー] で、削除するユーザーを探します。
    3. 対象のユーザーの横で、削除アイコン clear > 変更を保存 > 完了 をクリックします。

  • 3. アクセス権限を求めるリクエストに対応する

    ユーザーはメールを送信してアクセス権限をリクエストするか、ドキュメントへのリンクをクリックしてアクセス権限をリクエストできます。

    アクセス権限のないユーザーには、[権限が必要です] というメッセージが表示されます。ユーザーが [アクセス権限をリクエスト] をクリックすると、承認を求めるメールがオーナーに届きます。オーナーがリクエストを承認してドキュメントを共有するには、セクション 3: ドキュメントを共有するの手順をご覧ください。

  • 4. ドキュメントの閲覧者を確認する

    1. Google ドキュメントスプレッドシート、またはスライドでファイルを開きます。
      注: アクティビティ ダッシュボードのデータを表示するには、ファイルの編集権限が必要です。
    2. [ツール] > [アクティビティ ダッシュボード] をクリックします。
    3. ファイルの操作に関する情報が表示され、次のような情報を確認できます。
      • [共有者] タブ: ファイルの共有相手。
      • [すべての閲覧者([組織名])] タブ: ファイルを閲覧した組織内のユーザー。
      • [閲覧者のトレンド] タブ: 閲覧者を時系列で表したグラフ。
    4. (省略可)アクティビティ ダッシュボードの閲覧履歴を非表示にするには、[プライバシー設定] をクリックし、次のいずれかを行います。
      • すべてのファイルの閲覧履歴をオフにするには: [アカウント設定] の [ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
      • 1 つのファイルの閲覧履歴をオフにするには: [ドキュメント設定] の [このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
    5. [保存] をクリックします。