スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成する

多くのプロジェクトでは、作業の分割、タスクの割り当て、期限の追跡、ステータス更新情報の受信を迅速に行う方法が求められます。Google スプレッドシートを使用すれば、チームでスプレッドシートを共有してプロジェクト タスクを管理、更新、共同編集することができます。

スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成する
1

プロジェクト計画の策定

まず、プロジェクトの計画書を作成し、チームメンバーから集めた情報をすべて追加します。

このセクションの内容:

1.1

プロジェクトのスプレッドシートを作成する

  1. Google ドライブで、[新規] > [Google スプレッドシート] をクリックします。
  2. [無題のスプレッドシート] をクリックして、プロジェクト計画の新しい名前を入力します。
  3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
  4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有した後は、他のユーザーもコンテンツを追加することができます。
プロジェクトのスプレッドシートを作成する
1.2

タスクの説明を挿入する

列見出しやタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

  1. メモを追加する列またはセルを選択します。
  2. [挿入] > [メモ] を選択します。
  3. 説明を入力します。
  4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。
タスクの説明を挿入する
1.3

選択肢を制限する

特定の列の選択肢を制限する場合は、選択できる項目を追加します。たとえば、[ステータス] 列の項目を [未処理]、[処理中]、[完了] に制限して、進捗状況の並べ替えや確認を簡単に行えるようにします。

列の選択肢を制限するには:

  1. 選択肢を追加する列を選択します。
  2. [データ] > [データの入力規則] をクリックします。
  3. [条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
  4. 選択肢をカンマで区切って入力します。
  5. 保存 をクリックします。
  6. (省略可)選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。
選択肢を制限する
1.4

進捗状況がわかるように設定する

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

進捗状況がわかるように設定するには:

  1. 書式ルールを適用する列を選択します。
  2. [表示形式] > [条件付き書式] を選択します。
  3. ルールを設定します。この例では、完了未処理処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。
  4. a [単一色] タブの [セルの書式設定の条件] の下で [次を含むテキスト] を選択します。

    b [次を含むテキスト] の下のボックスに「完了」と入力します。

    c [書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色付けするためのリストをクリックして選択します。

    d (省略可)テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン format_color_text や塗りつぶしアイコン format_color_fill をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定することができます。

    e (省略可)他のルールを追加するには、[条件を追加] をクリックして同じ手順を行います。たとえば、未処理のタスクの背景色に赤を割り当てて、処理中のタスクの背景色にはオレンジを割り当てます。

    f 完了 をクリックします。

進捗状況がわかるように設定する
1.5

通知を追加する

メール通知を使用すると、プロジェクトの更新やステータスの変更を常に把握しておくことができます。自分のプロジェクト計画に変更が加えられると、いつ誰がどのような変更を行ったかを知らせる通知が届きます。通知の頻度を選択することもできます。

通知を追加するには:

  1. スプレッドシートで [ツール] > [通知ルール] を選択します。
  2. 通知メールの配信のタイミングと頻度を選択します。
  3. 保存 をクリックします。
  4. 完了 をクリックします。
通知を追加する
2.1

重要なコンテンツをロックする

場合によっては、チームによる編集に適さないコンテンツのセクションがあります。特定のコンテンツを保護して、編集できないようにしたり、指定したユーザーのみが編集できるようにしたりすることができます。

重要なコンテンツをロックするには:

  1. 保護するセルを選択します。
  2. [データ] > [保護されているシートと範囲] をクリックします。
  3. 権限を設定 をクリックします。
  4. 次のいずれかを行います。
  • 特定のユーザーのみが変更できるようにするには、[この範囲を編集できるユーザーを制限する] を選択して、セルの編集を許可する相手を選択します。
  • ユーザーが変更を行う前に警告を表示するには、[この範囲を編集するときに警告を表示する] を選択します。
  • 完了 をクリックします。
重要なコンテンツをロックする
2.2

チームの Google グループを作成する

1 つのメールアドレスを使用してチームにメールを送信し、情報を簡単に共有できるように、Google グループのメーリング リストを設定します。

新しいユーザーをグループに追加すると、そのユーザーにはこれまでにグループで共有しているコンテンツへのアクセス権が自動的に付与されます。また、グループからユーザーを削除すると、そのユーザーはグループで共有されているコンテンツにアクセスできなくなります。

Google グループを作成するには:

  1. Google グループグループを作成 をクリックします。
  2. グループ名とグループのメールアドレスを入力します。
  3. グループの種類は [メーリング リスト] を選択します。
  4. 役割を割り当てて、トピックを表示できるユーザー、メッセージを投稿できるユーザー、グループに参加できるユーザーを指定します。
  • メンバー: グループに投稿できます。
  • マネージャー: グループに投稿できます。メンバーの承認、追加、削除が可能です。
  • オーナー: メンバーを追加できます。デフォルトではグループの作成者が自動的にオーナーとなりますが、他のオーナーを追加することもできます。
  • 作成 をクリックします。
  • [他のユーザーをグループに招待する] をクリックします。
  • グループに招待するユーザーのメールアドレスを入力します。
  • 招待状を送信 をクリックします。
チームの Google グループを作成する
2.3

チームでスプレッドシートを共有する

次に、チームメンバー(またはチーム用に作成したグループ)とプロジェクト計画書を共有します。

オーナー権限または編集権限のあるファイルを共有するには:

  1. 共有するファイルを開きます。
  2. 共有 をクリックします。
  3. 個々のメールアドレス(またはプロジェクト チームの Google グループ アドレス)を入力します。
  4. 共有相手に与えるアクセス権の種類を選びます。
  • 編集者: コンテンツを追加、編集したり、コメントを追加したりできます。チームメンバーがプロジェクト計画書を更新できるようにする場合は、この項目を選択します。
  • コメント可 - コメントを追加することはできますが、コンテンツを編集することはできません。
  • 閲覧者 - ファイルを閲覧することはできますが、コンテンツを編集したり、コメントを追加したりすることはできません。
  • (省略可)プロジェクト計画書についてのメモを追加します。
  • 送信 をクリックします。
  • ファイルを共有した全員にファイルへのリンクを含むメールが送信されます。編集権限を持つチームメンバーは次の操作を行えます。

    • タスク、担当者、期限などのコンテンツを追加または更新する。
    • フィルタを使用して関心があるコンテンツを表示する。
    • 特定のユーザー宛のコメントを挿入する。
    • タスクのステータスを更新する。
    • 説明用のメモをタスクに追加する。
チームでスプレッドシートを共有する
2.4

フィルタを使用して情報を整理する

自分に割り当てられたタスクや特定の期限のみを表示する場合は、フィルタ表示を作成します。保存して後で使用したり、そのフィルタ表示へのリンクをチームメンバーにメールで送信して、重要な内容に注目してもらったりすることができます。

フィルタ表示を作成するには:

  1. [データ] > [フィルタ表示] > [新しいフィルタ表示を作成] を選択します。
  2. 上部にある [名前] の横をクリックして、フィルタ表示の名前を入力します。
  3. 列ヘッダーの矢印をクリックし、データの並べ替えや絞り込みの項目を選択します。
  4. (省略可)フィルタ表示へのリンクをメールで送信するには、URL をコピーしてメールに貼り付けます。
  5. 右上にある閉じるアイコン close をクリックしてフィルタ表示を閉じます。フィルタ表示が自動的に保存されます。
フィルタを使用して情報を整理する
2.5

コメントや特定の相手へのフィードバックを追加する

特定のタスクについてフィードバックしたり、質問したり、誰かにタスクを割り当てたりする場合は、スプレッドシートにコメントを追加します。

スプレッドシートにコメントを追加するには:

  1. コメントを追加するセルを選択します。
  2. コメントを挿入アイコン Google ドキュメント コメントの挿入 をクリックします。
  3. (省略可)特定のユーザー宛にコメントを付けるには、プラス記号(+)の後に相手のメールアドレスを入力します。コメントとそのファイルへのリンクを含むメールが相手に送信されます。
  4. ボックスにコメントを入力します。
  5. コメント をクリックします。
コメントや特定の相手へのフィードバックを追加する
3

G Suite をさらに活用

複数のサービスを併用すると G Suite をより効果的に活用できます。プロジェクト計画を効率よく進め、よりスムーズにチームメンバーと連携するための方法をいくつかご紹介します。

このセクションの内容:

3.1

プロジェクト計画をチーム会議に添付する

会議の前に全員がプロジェクト計画書の最新版を確認できるように、Google カレンダーの会議の招待状にプロジェクト計画書を添付します。チームメンバーは現地にいても離れた場所にいても、リアルタイムでアクセスして更新できます。会議の冒頭に全員から進捗状況を聞き、プロジェクト計画書に反映することもできます。

プロジェクト計画書をカレンダーの招待状に添付するには:

  1. カレンダーで予定をダブルクリックします。
  2. [添付ファイルを追加] をクリックします。
  3. プロジェクト計画書のスプレッドシートを選択し、選択 をクリックします。
  4. 保存 をクリックします。
プロジェクト計画をチーム会議に添付する
3.2

ビデオハングアウトでプロジェクト計画書を表示する

チーム会議中にプロジェクト計画書を表示すれば、離れた場所にいるメンバーも含め、全員で情報を共有できます。

プロジェクト計画書を表示するには:

  1. Google ドライブでプロジェクト計画書を開きます。
  2. Hangouts Meet で [固定表示] をクリックし、共有対象を選択します。
    • あなたの全画面
    • ウィンドウ
  3. 共有 を選択します。
  4. 表示を停止するには、共有を停止 をクリックするか、下部にある [あなたが固定表示されています] > [固定表示をキャンセル] をクリックします。
ビデオハングアウトでプロジェクト計画書を表示する
3.3

プロジェクト計画書をチームのサイトに埋め込む

プロジェクト計画の原本をチームのウェブサイトで共有できます。スプレッドシートに行われた更新が自動的にウェブサイトに表示されます。

プロジェクト計画書をチームのサイトに埋め込むには:

  1. Google サイトで、スプレッドシートを埋め込むウェブサイトのページを開きます。
  2. ページ上部の [挿入] > [スプレッドシート] をクリックします。
  3. プロジェクト計画書を選択し、[挿入] をクリックします。
プロジェクト計画書をチームのウェブサイトに埋め込む
3.4

外出先でアクセスして編集する

オフィス以外の場所でも、スマートフォンやタブレットでプロジェクト計画を表示して編集することができます。必要なことは、スプレッドシート アプリのダウンロードだけです。変更内容は自動的にウェブと他のすべての端末に同期されるので、どこにいても、常に最新の状態を把握できます。

Android 搭載端末の場合:

  1. [Google Play] アイコンをタップします。
  2. Google スプレッドシート アプリを見つけてインストールします。

iOS 端末の場合:

  1. [App Store] アイコンをタップします。
  2. Google スプレッドシート アプリを見つけてインストールします。
外出先でアクセスして編集する

次のステップ

今すぐ試す

プロジェクト計画書テンプレートのコピーを作成して、Google スプレッドシートで開いてみてください。

トレーニングを続ける

スプレッドシートでの共同編集をさらに便利にするためのヒントは他にもあります。Office をインストールせずに Microsoft® Excel® のスプレッドシートを編集したり、スプレッドシートの以前の版に切り替えたり、オフラインでデータにアクセスしたりする方法をご覧ください。