Planeje um projeto com clientes externos

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  • 1. Reunir informações de colegas de trabalho

    Antes de começar a trabalhar em um projeto com clientes externos, entre em contato com colegas de trabalho na sua organização que possam compartilhar informações sobre os clientes externos e as funções deles.Envie um e-mail ou uma mensagem rápida para alguém.

    Escrever um e-mail:

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

    Enviar uma mensagem direta para alguém:

    1. Abra o Chat.
    2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    3. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar  .

    Enviar uma mensagem direta para um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite a mensagem direta e clique em Enviar .
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar conversa remove_circle_outline.

  • 2. Falar com clientes externos

    Após definir os clientes com quem você precisa entrar em contato, envie um e-mail de apresentação para eles.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

  • 1. Programar uma reunião

    Você pode programar eventos e videochamadas com pessoas que não têm uma Conta do Google. Os convidados receberão um convite por e-mail e poderão responder. Com o Hangouts Meet, qualquer convidado pode participar da sua reunião clicando no link do convite. Se você receber um convite uma reunião fora do Google Agenda, poderá responder e adicionar a reunião ao Agenda.

    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
    2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
    3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    4. Clique em Mais opções ou Salvar.

  • 2. Participar da reunião

    Veja a reunião programada no Agenda e participe rapidamente de uma videochamada. Use esta folha de referência do Hangouts Meet.

    1. No Agenda, clique no evento de que você quer participar.
    2. Clique em Participar do Hangouts Meet e em Participar da reunião na janela que aparece.

  • 3. Registrar os requisitos

    Crie um documento para listar os requisitos do seu cliente.

    Escolha uma opção:

    • No Documentos, role para baixo e clique em Criar novo documento add.
    • No Drive, clique em Novo > Documentos Google > Documento em branco ou Com base em um modelo.

  • 4. Enviar um e-mail de acompanhamento para os clientes

    Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir o que foi discutido e pedir informações adicionais.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

  • 1. Analise informações dos clientes

    Ao receber documentos e outros arquivos de clientes, mantenha todas as informações relacionadas ao projeto em um só lugar. Armazene os documentos, as imagens e outros arquivos do seu projeto com segurança no Drive. As alterações que as pessoas fazem são sincronizadas com a nuvem para todos verem o conteúdo atualizado.

    Uma maneira de armazenar arquivos no Drive é fazer upload de uma cópia deles usando seu navegador da Web:

    1. Acesse o Drive.
    2. Clique em   Novo, selecione Upload de arquivo ou Upload de pasta e escolha o arquivo ou a pasta que você quer enviar.
    3. Clique em Abrir.

    Se você estiver usando a versão mais recente do Chrome ou do Firefox®, arraste os arquivos diretamente do computador para a página do Drive no navegador.

    Quando você faz upload de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo existente, o Drive o adiciona como uma nova versão, em vez de criar uma cópia. Para ver a versão anterior desse arquivo, você pode gerenciar as versões.

    Quando aparecer Upload concluído, os arquivos já terão sido enviados e poderão ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo com o Drive instalado.

  • 2. Atribua tarefas a colegas de trabalho

    Após definir quem trabalhará na tarefa, você pode atribuir tarefas aos seus colegas.

    1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. Digite seu comentário na caixa.
    4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
    6. Clique em Comentar ou Atribuir.

  • 3. Acompanhe as atualizações e mudanças

    Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

    Criar rastreadores de progresso:

      1. Abra o Planilhas e selecione a coluna à qual você quer aplicar regras de formatação.
      2. Selecione Formatar > Formatação condicional.
      3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente a tarefas "Concluídas", "Não iniciadas" ou "Em andamento":

    a Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.

    b Na caixa em O texto contém, digite Completo.

    c Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.

    d Para atribuir uma cor de texto ou de preenchimento personalizada, clique em Cor do texto format_color_text ou Cor de preenchimento format_color_fill. Se necessário, você pode especificar uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.

    e Para adicionar mais regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.

    f Clique em Concluído.

  • 4. Salve os resultados em uma pasta

    Armazene documentos, imagens e outros arquivos do seu projeto no Drive e compartilhe-os de forma instantânea (e segura) com os colegas de trabalho e clientes. As alterações feitas nos arquivos são sincronizadas com a nuvem para todos verem o conteúdo atualizado.

    Para armazenar e compartilhar arquivos em um drive compartilhado, veja Introdução aos drives compartilhados.

    Criar uma pasta:

    No Drive, clique em Novo > Pasta.

    Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. Em "Pessoas", digite o endereço de e-mail da pessoa ou do grupo.

      Observação: se não for possível adicionar pessoas fora da sua empresa, entre em contato com o administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar edit e escolha o nível de acesso:
        • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
        • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
        • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

      Todas as pessoas com quem você compartilhar receberão um e-mail com um link para o arquivo ou a pasta.

    4. (Opcional) Para adicionar uma nota ao seu e-mail, digite a nota. Para não enviar um e-mail, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    5. Clique em Enviar.

    Compartilhar um link para um arquivo ou uma pasta:

    Você pode enviar a outras pessoas um link para um arquivo ou uma pasta. Todas as pessoas com o link poderão abrir o arquivo ou a pasta. Quando você compartilha um link, seu nome aparece como o proprietário.

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. No canto superior direito, clique em Gerar link compartilhável.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link pode visualizar e escolha um nível de acesso:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
      • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    4. Clique em Copiar link.
    5. Clique em Concluído.
    6. Cole o link em um e-mail ou em qualquer lugar para compartilhá-lo.

  • 5. Envie o trabalho para receber a análise e o feedback dos clientes

    Você pode compartilhar arquivos do Google Drive com clientes externos com ou sem uma Conta do Google*. Basta compartilhar o arquivo com o endereço de e-mail da pessoa. Ela receberá um link para seu arquivo e poderá vê-lo na Web. Se ela quiser editar ou comentar no seu arquivo, poderá se inscrever em uma Conta do Google diretamente pelo arquivo.

    *Se o cliente não tiver uma Conta do Google, sua organização precisará permitir o compartilhamento de arquivos do Drive com pessoas que não fazem parte da organização (com ou sem uma Conta do Google) e pessoas externas para todos verem os arquivos sem fazer login.

    1. No Google Drive, selecione um arquivo e clique em Compartilhar person_add.
    2. Digite o nome das pessoas com quem você quer compartilhar os arquivos.

      Observação: se não for possível adicionar uma pessoa de fora da empresa, peça ajuda ao administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar mode_edit e selecione Pode editar, Pode comentar ou Pode visualizar, dependendo do acesso que você quer conceder.
    4. Verifique se você marcou a caixa Notificar pessoas e clique em Enviar.

  • 6. Direcione comentários e atribua tarefas

    1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. Digite seu comentário na caixa.
    4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
    6. Clique em Comentar ou Atribuir.

  • 1. Programe uma reunião final com os clientes

    Quando todas as tarefas forem concluídas, programe uma reunião final com seus clientes.

    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
    2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
    3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    4. Clique em Mais opções ou Salvar.

  • 2. Participe da reunião

    Veja a reunião programada no Agenda e entre rapidamente para participar de uma videochamada. Use esta folha de referência do Hangouts Meet.

    1. No Agenda, clique no evento de que você quer participar.
    2. Clique em Participar do Hangouts Meet e em Participar da reunião na janela que aparece.

  • 3. Compartilhe e apresente durante uma videochamada

    Na videochamada, compartilhe sua tela para mostrar documentos, apresentações, planilhas e muito mais.

    1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
    2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação simultaneamente com seus convidados, faça o seguinte:
      1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
      2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
      3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso Pode editar.
      4. Clique em Enviar.
    3. Abra o Hangouts Meet e participe da reunião.
    4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
      • a tela inteira
      • uma janela
    5. Clique em Compartilhar.

      Agora as pessoas poderão acompanhar a apresentação. Para interromper o compartilhamento da sua tela, clique em Parar de compartilhar.

  • 4. Envie os resultados finais para os clientes

    Ao compartilhar arquivos do Drive confidenciais com clientes externos, você pode impedir que as pessoas façam o download, imprimam ou copiem o material. Também é possível definir uma data de validade nos arquivos para as agências ou os parceiros externos não poderem mais acessá-los quando o projeto terminar.

    1. No Drive, selecione um arquivo ou uma pasta que pertence a você.
    2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
    3. Na parte superior, clique em Avançado.
    4. Marque a caixa Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas

      Quem tem acesso Pode comentar ou Pode visualizar não pode adicionar pessoas nem alterar permissões de acesso. Agora as pessoas com o acesso Pode editar também não podem fazer isso.

    5. Clique em Salvar alterações.
    6. Clique em Concluído.

    Quando uma pessoa com o acesso Pode editar tentar compartilhar um arquivo ou uma pasta com restrição, ela poderá enviar um e-mail para você solicitando a permissão de compartilhamento. Você decide se o arquivo poderá ser compartilhado. Mesmo que você permita o compartilhamento, o usuário não pode alterar as permissões de acesso. Elas ficam esmaecidas e indisponíveis.

  • 5. Envie um e-mail de acompanhamento para os clientes

    Envie um e-mail de acompanhamento para resumir os resultados e receber feedback.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.