Compartilhe a versão final de um documento

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  • 1. Use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho

    Decida com quem você quer compartilhar o arquivo e use o Cloud Search para encontrar colegas de trabalho.

    1. Abra o Cloud Search e digite o nome da pessoa na caixa de pesquisa.
    2. Na parte superior do card do perfil da pessoa, selecione Iniciar uma conversa hangout ou Enviar por e-mail email.
    3. Clique em Gerente/líder de equipe para ver o card do perfil do gerente da pessoa.
    4. Em um dispositivo móvel, toque no número de telefone para entrar em contato com a pessoa.
    5. (Opcional) Você também pode pesquisar usando palavras do dia a dia, como o número de telefone da Jane. Você verá um card de resposta com o número de telefone da sua colega de trabalho chamada Jane. Se aparecer outra pessoa com o mesmo nome, clique no link Não é a pessoa que você está procurando?.

    Observação: você verá mais informações sobre o contato e o gerente se o administrador tiver adicionado esses detalhes do perfil às contas de usuário.

    Encontrar e entrar em contato com as pessoas
  • 2. Decida onde você quer compartilhar o documento

    Se você quiser compartilhar o documento com pessoas específicas, adicione-o ao seu Drive e depois compartilhe-o.

    Se você tiver o G Suite Enterprise, o G Suite Business ou o G Suite for Education, também poderá adicionar o documento a um drive compartilhado e compartilhá-lo com todos que têm acesso.

    Para compartilhar o documento com a organização inteira ou publicamente, adicione-o ao Google Sites.

    Adicionar o documento ao Drive:

    Uma maneira de armazenar arquivos no Drive é fazer upload de uma cópia deles usando seu navegador da Web:

    1. Acesse o Drive.
    2. Clique em   Novo, selecione Upload de arquivo ou Upload de pasta e escolha o arquivo ou a pasta que você quer enviar.
    3. Clique em Abrir.

    Se você estiver usando a versão mais recente do Chrome ou do Firefox®, arraste os arquivos diretamente do computador para a página do Drive no navegador.

    Quando você faz upload de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo existente, o Drive o adiciona como uma nova versão, em vez de criar uma cópia. Para ver a versão anterior desse arquivo, você pode gerenciar as versões.

    Quando aparecer Upload concluído, os arquivos já terão sido enviados e poderão ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo com o Drive instalado.

    Adicionar o documento a um drive compartilhado:

    Exige pelo menos o acesso Colaborador.

    Todos os arquivos que você adicionar pertencerão à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.

    1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
    2. Arraste um arquivo pertencente a você do seu computador ou do "Meu Drive" para um drive compartilhado. Ou clique em Novo e escolha uma opção:
      • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo que você quer, como Documentos Google.
      • Para fazer o upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
    3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

    *Se você não for o proprietário do arquivo, mas tiver o acesso Pode editar no Drive, poderá mover o arquivo para um drive compartilhado se o administrador do G Suite tiver permitido essa opção.

    Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Drive File Stream. Veja mais informações em Primeiros passos no Drive.

    Adicionar o documento ao Sites:

    1. Acesse o Google Sites e abra o site e a página onde você quer adicionar o arquivo.
    2. Clique em Inserir > Documentos, Apresentações ou Planilhas para escolher um arquivo no seu Drive.

    Incorpore qualquer arquivo do Drive ou o conteúdo de uma pasta armazenada no Drive. Se você fizer alterações nos seus arquivos no Drive, elas aparecerão automaticamente no Sites.

    Fazer upload de arquivosInserir conteúdo do site

Você pode compartilhar o documento e definir as permissões no Google Drive, no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações. Também é possível enviar um link para o documento por e-mail. Se você adicionar o documento ao Sites, qualquer pessoa com acesso ao site poderá vê-lo.

  • 1. Compartilhe o documento do Drive

    Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. Em "Pessoas", digite o endereço de e-mail da pessoa ou do grupo.

      Observação: se não for possível adicionar pessoas fora da sua empresa, entre em contato com o administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar edit e escolha o nível de acesso:
        • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
        • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
        • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

      Todas as pessoas com quem você compartilhar receberão um e-mail com um link para o arquivo ou a pasta.

    4. (Opcional) Para adicionar uma nota ao seu e-mail, digite a nota. Para não enviar um e-mail, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    5. Clique em Enviar.

    Compartilhar um link para um arquivo ou uma pasta:

    Você pode enviar a outras pessoas um link para um arquivo ou uma pasta. Todas as pessoas com o link poderão abrir o arquivo ou a pasta. Quando você compartilha um link, seu nome aparece como o proprietário.

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. No canto superior direito, clique em Gerar link compartilhável.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link pode visualizar e escolha um nível de acesso:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
      • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    4. Clique em Copiar link.
    5. Clique em Concluído.
    6. Cole o link em um e-mail ou em qualquer lugar para compartilhá-lo.

    Compartilhar arquivos e definir os níveis de acesso e a visibilidade
  • 2. (Opcional) Defina limites de expiração para seu documento

    1. No Drive, abra o arquivo.
    2. Clique em Compartilhar.
    3. Compartilhe o arquivo caso ele ainda não tenha sido compartilhado.
    4. Clique em Avançado.
    5. Passe o cursor sobre o nome da pessoa e clique em Definir expiração timer.
    6. Altere a data de expiração do acesso.
    7. Clique em Salvar alterações e em Concluído.

    Observação: não é possível definir a expiração para o dia atual. Se você precisar restringir o acesso imediatamente, basta cancelar o compartilhamento do arquivo.

  • 3. Impeça que os editores compartilhem novamente e alterem as permissões de acesso

    1. No Drive, selecione um arquivo ou uma pasta que pertence a você.
    2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
    3. Na parte superior, clique em Avançado.
    4. Marque a caixa Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas

      Quem tem acesso Pode comentar ou Pode visualizar não pode adicionar pessoas nem alterar permissões de acesso. Agora as pessoas com o acesso Pode editar também não podem fazer isso.

    5. Clique em Salvar alterações.
    6. Clique em Concluído.

    Quando uma pessoa com o acesso Pode editar tentar compartilhar um arquivo ou uma pasta com restrição, ela poderá enviar um e-mail para você solicitando a permissão de compartilhamento. Você decide se o arquivo poderá ser compartilhado. Mesmo que você permita o compartilhamento, o usuário não pode alterar as permissões de acesso. Elas ficam esmaecidas e indisponíveis.

    Compartilhar arquivos e definir os níveis de acesso e a visibilidade
  • 4. Impeça que comentaristas e leitores façam o download, a impressão ou a cópia

    Observação: não é possível restringir essas opções nos arquivos do Google Sites.

    1. No Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione um arquivo que pertence a você.
    2. Escolha uma opção:
      • Na parte superior do Drive, clique em Compartilhar person_add.
      • No Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Compartilhar.
    3. Na parte inferior da caixa Compartilhar com outras pessoas, clique em Avançado.
    4. Marque a caixa Desativar as opções para fazer o download, imprimir e copiar para as pessoas que comentam e visualizam.
    5. Clique em Salvar alterações.
    6. Clique em Concluído.

    Quando uma pessoa com o acesso Pode comentar ou Pode visualizar tenta fazer o download, imprimir ou copiar o arquivo compartilhado, essas opções ficam esmaecidas e indisponíveis.

    Observação: você pode limitar como as pessoas compartilham, imprimem, fazem o download e copiam no Google Drive, no Documentos, no Planilhas e no Apresentações, mas não é possível impedir outras formas de compartilhamento do conteúdo.

  • 1. Marque um arquivo como a versão final e somente visualização

    Você pode renomear um arquivo para marcá-lo como a versão final e depois definir as permissões do arquivo como somente visualização. As pessoas poderão ver o conteúdo, mas não poderão alterá-lo.

    Renomear seu arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações para marcá-lo como a versão final:

    1. Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
    2. Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
    3. Pressione Enter.

    Alterar seu documento para somente visualização:

    Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou com um grupo:

    1. No Google Drive, clique com o botão direito no arquivo e selecione Compartilhar person_add.
    2. Na caixa Compartilhar com outras pessoas da seção Pessoas, clique no nome da pessoa.
    3. Ao lado do nome da pessoa, clique em Editar edit e selecione Pode visualizar.
    4. Clique em Concluído.
    5. Repita as etapas 1 e 2 para outras pessoas ou outros grupos.

    Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização:

    1. No Drive, clique com o botão direito no documento e selecione Compartilhar person_add.
    2. Na parte inferior da caixa Compartilhar com outras pessoas, clique em Avançado.
    3. Na seção Quem pode acessar, clique em Alterar.
    4. Escolha uma opção para determinar como os links para o arquivo são compartilhados com pessoas na sua organização:
      • Ativado (para toda a organização): qualquer pessoa na sua organização pode encontrar e acessar o arquivo.
      • Ativado (para qualquer pessoa com o link): qualquer pessoa na sua organização com o link pode acessar o arquivo.
      • Desativado (exceto para pessoas específicas): apenas o proprietário do documento pode compartilhar o link.
    5. Ao lado de Acesso: qualquer pessoa na sua organização, selecione Pode visualizar.
    6. Clique em Salvar.

  • 2. Remova o compartilhamento do documento

    No Drive:

    Parar de compartilhar um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

    1. No Drive, selecione a pasta ou o arquivo compartilhado.
    2. Clique em Compartilhar person_add.
    3. Na parte superior, clique em Avançado.
    4. Ao lado da pessoa com quem você quer parar de compartilhar o arquivo ou a pasta, clique em Remover close.
    5. Clique em Salvar alterações.

    Excluir um link para um arquivo ou uma pasta que pertence a você:

    Quando um link para um arquivo ou uma pasta de sua propriedade é excluído, as únicas pessoas que podem ver esse link são você e qualquer outra pessoa com quem ele foi compartilhado.

    1. No Drive, selecione a pasta ou o arquivo vinculado.
    2. Clique em Compartilhar person_add.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link > Desativado - somente pessoas específicas podem acessar.
    4. Clique em Concluído.

    Nos drives compartilhados:

    Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

    1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
    2. Clique em Compartilhar person_add.
    3. Clique em Quem pode acessar.
    4. Ao lado de Compartilhamento de link, clique na opção de desativar slider-on.
    5. Clique em Concluído.

    Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

    1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
    2. Clique em Compartilhar person_add.
    3. Clique em Quem pode acessar.
    4. Ao lado da pessoa, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Remover.
    5. Clique em Concluído.

    Observação: as configurações de grupos podem modificar as configurações pessoais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela continuará com acesso ao arquivo.

    No Sites:

    Parar de compartilhar um site:

    1. Abra um site e clique em Compartilhar person_add na parte superior.
    2. Em Quem pode acessar, encontre a pessoa que você quer remover.
    3. Ao lado do nome da pessoa, clique em Excluir clear > Salvar alterações > Concluído.

  • 3. Gerencie novas solicitações de acesso

    Qualquer pessoa pode pedir acesso ao documento enviando um e-mail para você ou clicando no link para o documento.

    Se a pessoa não tiver acesso, ela verá a mensagem "Permissão necessária". Ela poderá clicar em Solicitar acesso. Você receberá um e-mail pedindo sua aprovação. Se você quiser compartilhar o documento com essa pessoa, siga as instruções na Seção 3: compartilhar o documento.

  • 4. Saiba quem visualizou seu documento

    1. Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.
      Observação: se você quiser ver os dados no painel de atividades, precisará ter acesso para edição.
    2. Clique em Ferramentas > Painel de atividades.
    3. Você pode ver informações sobre a atividade no seu arquivo nestas guias:
      • Compartilhados comigo: as pessoas com quem você compartilhou o arquivo.
      • Todos os leitores (organização): as pessoas na sua organização que visualizaram o arquivo.
      • Tendência de visualização: um gráfico com os leitores.
    4. (Opcional) Para seu histórico de visualização não aparecer no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
      • Desativar o histórico de visualização de todos os arquivos: em Configuração da conta, desative Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
      • Desativar o histórico de visualização de um arquivo: em Configuração do documento, desative Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
    5. Clique em Salvar.