Primeiros passos no Agenda

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O que você pode fazer no Agenda?

Com o Google Agenda, você programa reuniões e eventos com rapidez e recebe lembretes das atividades futuras para acompanhar tudo. Como foi criado para equipes, o Agenda facilita o compartilhamento da sua programação com outras pessoas e a criação de várias agendas de uso compartilhado.

Do que você precisa:

account_circle uma conta do G Suite

schedule 10 minutos

Você está mudando de outro programa de agenda? Veja também Migração do Outlook para o Agenda ou Migração do IBM Notes para o Agenda.

O que você pode fazer no Google Agenda
1

Programar eventos

No Agenda, é fácil programar atividades que acontecem uma única vez, como conferências, e eventos recorrentes, como reuniões de equipe. Quando você recebe um convite para um evento, basta clicar nele para confirmar sua presença.

Nesta seção, você aprenderá a:

1.1

Criar um evento

  1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
  2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
  3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
  4. Clique em Mais opções ou Salvar.

Criar um evento
1.2

Convidar pessoas

  1. Abra seu evento.
  2. Clique em Adicionar convidados na guia Convidados e digite as primeiras letras do nome ou endereço de e-mail da pessoa.

    Os nomes e endereços correspondentes no diretório da organização aparecem conforme você digita.

    Dica: você também pode adicionar um endereço da lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grupo grande de pessoas de uma só vez. Para mais informações sobre como convidar muitas pessoas, consulte Gerenciar grandes eventos no Agenda.
  3. Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado.
  4. (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, aponte para o nome dele e clique em Marcar como opcional person.
  5. (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, marque as caixas correspondentes em Convidados podem.

Observação: se você criar um evento no Agenda e não permitir que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data ou a hora do evento na agenda deles.

1.3

Reservar uma sala e recursos

Observação: se você não vir os recursos, os detalhes da sala ou as sugestões de sala automáticas, talvez o Administrador do G Suite  não tenha configurado essas opções na sua organização.

  1. Abra um evento.
  2. Clique na guia Salas. Com base no seu local de trabalho, no número de convidados e nas salas reservadas antes, as sugestões aparecem automaticamente.
  3. Se você precisar ajustar os critérios da sala de reunião:
    • Clique em Pessoas people para especificar o tamanho da sala.
    • Clique em Vídeo videocam para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência.
    • Clique em Telefone local_phone para especificar a necessidade de equipamentos de teleconferência.
  4. Aponte para a sala que atende aos seus critérios e marque a caixa correspondente para selecioná-la.
  5. Se você não encontrar uma sala adequada:
    1. Na caixa de pesquisa, digite outro recurso ou nome de edifício, andar ou equipamento de videoconferência (como o Chromebox para videoconferências) Conforme você digitar, verá os resultados abaixo da caixa de pesquisa.
    2. Aponte para uma sala para ver os detalhes, como a capacidade, o local, os equipamentos e os recursos.
    3. Quando você encontrar a sala que procura, aponte para ela e marque a caixa corresponde para selecioná-la.
1.4

Adicionar detalhes do evento, videoconferência e anexos

  1. Escolha um fuso horário.
  2. Configure um evento recorrente.
  3. Encontrar um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam livres para a reunião.
  4. Adicionar os detalhes do evento: adicione o local do evento, envie notificações e muito mais.
  5. Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de videoconferência de terceiros.
  6. Adicionar uma descrição do evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links ao seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
  7. Adicionar anexos: anexe arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.
1.5

Salvar e atualizar eventos

Quando terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

Salvar o evento:

  1. Clique em Salvar.
  2. Clique em Enviar para notificar os convidados por e-mail ou Não enviar se você não quiser notificá-los ainda.
  3. Se estiver convidando pessoas de fora da organização, clique em Convidar pessoas externas para notificá-las ou em Continuar editando e faça isso depois.

Atualizar um evento:

Você pode convidar mais pessoas, alterar o local da reunião e muito mais.

  1. Na grade do Agenda, clique no evento > Editar  .
  2. Para convidar mais pessoas, alterar o local da reunião ou adicionar anexos, faça as alterações e clique em Salvar.

Observação: se o organizador do evento não tiver concedido a você permissão para edição, não será possível alterar o horário e a duração do evento.

1.6

Responder a eventos

Quando você recebe um convite para um evento, ele aparece na sua agenda. Você também receberá convites por e-mail se estiver inscrito nas notificações por e-mail. Se você estiver usando o Gmail, poderá responder ao convite no e-mail.

Responder a um convite:

  1. Na grade do Agenda, clique no evento para vê-lo.
  2. Na parte inferior da janela de visualização de eventos, selecione uma resposta. As opções de resposta só estão disponíveis na janela. Elas não aparecem na janela de detalhes do evento.
  3. (Opcional) Para adicionar uma nota ou sugerir outro horário para a reunião, clique na seta para baixo keyboard_arrow_down, no canto superior direito, e escolha uma opção.

Observação: todos os convidados podem sugerir um novo horário, exceto nos eventos com mais de 200 convidados ou de dia inteiro.

1.7

Verificar quem comparecerá

Se for necessário rastrear as respostas a um evento, veja quem aceitou ou recusou seu convite e quem propôs um novo horário para a reunião.

Verificar quem comparecerá:

  1. Na grade do Agenda, clique no evento.
  2. Ao lado de cada convidado, você verá a resposta. Talvez seja preciso clicar na seta para baixo arrow_drop_down para ver as respostas.

Responder a um novo horário de reunião sugerido:

  1. Na grade do Agenda, clique no evento.
  2. Na seção Convidados, leia a sugestão e clique em Analisar proposta de horário.
  3. Para aceitar o novo horário sugerido, clique em Salvar.
  4. (Opcional) Para informar o novo horário da reunião aos convidados, clique em Enviar.
1.8

Excluir e restaurar eventos

Excluir um evento:

Clique no evento na grade da sua agenda e em Excluir delete_outline.

Restaurar um evento excluído por engano ou remover permanentemente eventos excluídos:

  1. Para encontrar o evento excluído, clique em Configurações chat_settings_24dp > Lixeira.
  2. Passe o cursor sobre o evento e escolha uma opção:
    • Para restaurar o evento, marque a caixa ao lado dele e clique em Restaurar undo.
    • Para excluir o evento permanentemente, marque a caixa ao lado dele e clique em Excluir delete_outline.
  3. (Opcional) Para excluir todos os eventos da lixeira, na parte superior, clique em Esvaziar lixeira.

Observação: os eventos excluídos permanecem na lixeira da agenda por aproximadamente 30 dias.

2

Criar lembretes

Para lembrar de algo na sua lista de tarefas, adicione um lembrete pessoal.

Nesta seção, você aprenderá a:

2.1

Veja lembretes

  1. Acesse o Agenda.
  2. No canto inferior esquerdo, em Minhas agendas, confirme que a caixa Lembretes está marcada.
2.2

Crie um lembrete pessoal

  1. Na grade do Agenda, clique em um horário e em Lembrete.
  2. Adicione um título e escolha uma data e uma hora.
  3. (Opcional) Para selecionar a frequência do lembrete, clique em Não se repete e selecione uma opção.
  4. (Opcional) Se você quiser que o lembrete seja exibido durante um dia inteiro, marque a caixa Dia inteiro.
  5. Clique em Salvar.

Observação: os lembretes criados no Google Keep também aparecem no Agenda.

2.3

Altere um lembrete pessoal

  1. Escolha uma opção:
    • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique nele e em Editar chat_icon_edit_24dp.
    • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, aponte para o lembrete e clique em Editar chat_icon_edit_24dp.
  2. Atualize os detalhes e clique em Salvar.
2.4

Conclua ou remova um lembrete pessoal

Para remover um lembrete da sua agenda, marque-o como concluído, exclua-o ou oculte todos os lembretes temporariamente.

Marcar um lembrete como concluído:

  • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique nele e em Marcar como concluído.
  • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, aponte para o lembrete e clique em Marcar como concluído check.

Excluir um lembrete:

  • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique nele e em Excluir delete_outline.
  • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, aponte para o lembrete e clique em Excluir delete_outline.

Ocultar todos os lembretes:

À esquerda, em Minhas agendas, desmarque a caixa Lembretes.

3

Compartilhar e visualizar agendas

Compartilhe a agenda com colegas de trabalho, familiares e amigos para eles verem sua disponibilidade facilmente. Você pode analisar as agendas de outras pessoas para fazer o mesmo.

Nesta seção, você aprenderá a fazer o seguinte:

3.1

Compartilhar sua agenda

1Para escolher se você quer compartilhar uma agenda publicamente ou apenas com sua organização:

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Permissões de acesso.
  3. Para selecionar como você quer compartilhar sua agenda:
    • Se você quiser que sua agenda fique disponível publicamente na Web, marque a caixa Disponibilizar ao público.
    • Se você quiser que a agenda fique disponível apenas para sua organização, marque a caixa Disponibilizar para minha organização.
  4. Ao lado de cada permissão de compartilhamento, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha se quer mostrar os horários em que você está livre ou ocupado.

2Para permitir que alguém veja sua agenda em um navegador da Web:

Você pode compartilhar um link HTML da sua agenda com as outras pessoas.

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Permissões de acesso.
  3. Para enviar esse link HTML compartilhável, clique em Gerar link compartilhável > Copiar link.
  4. Cole e envie o link.

3Para compartilhar sua agenda com pessoas específicas e escolher o que elas podem ver:

Quando você compartilha sua agenda com alguém, pode escolher como a pessoa vê os eventos e se ela também pode fazer alterações, como adicionar ou editar eventos.

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Compartilhar com pessoas específicas.
  3. Clique em Adicionar pessoas e digite os endereços de e-mail ou os nomes das pessoas com quem você quer compartilhar sua agenda.
  4. Escolha uma opção de permissão de compartilhamento:
    • Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes)
    • Ver detalhes de todos os eventos
    • Fazer alterações nos eventos
    • Fazer alterações e gerenciar compartilhamento

4Compartilhar sua agenda com pessoas que não usam o Google Agenda:

  1. Na seção Compartilhar com pessoas específicas, clique em Adicionar pessoas.
  2. Digites os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar sua agenda.
  3. Clique em Enviar.
  4. Se a pessoa com quem você está compartilhando não usa o Agenda, clique em Convidar para enviar um convite.
3.2

Visualizar as agendas de outras pessoas

Quer saber se uma pessoa está disponível para uma reunião? Adicione a agenda de um colega de equipe para verificar a programação dela instantaneamente.

Adicionar a agenda de um colega de equipe:

  1. À esquerda, clique em Adicionar outras agendas e digite o nome ou o endereço de e-mail da pessoa.
  2. Selecione a pessoa na lista.
  3. Se a pessoa tiver compartilhado a própria agenda, ela aparecerá na sua lista de agendas. Os eventos da pessoa também aparecerão na sua agenda.
  4. Se a pessoa não utilizar o Google Agenda, adicione uma solicitação e clique em Enviar convite.
  5. Programe eventos rapidamente verificando a disponibilidade de colegas de trabalho:
    • Para ver a agenda de um colega de trabalho ao lado da sua, marque a caixa ao lado do nome da pessoa.
    • Para ver as agendas de vários colegas de trabalho de uma só vez, marque as caixas ao lado do nome das pessoas. No canto superior direito da caixa do controle de visualização, clique em Dia. As agendas aparecem uma ao lado da outra para você ver facilmente quando todos estão livres no mesmo horário.
  6. (Opcional) Para ver apenas sua agenda, aponte para o nome da agenda e clique em Mais more_vert > Exibir apenas esta.
Visualizar as agendas de outras pessoas
3.3

Criar uma agenda compartilhada

Além de usar sua própria agenda, você pode criar agendas compartilhadas para rastrear atividades de grupo, como programações de projetos ou as férias de colegas de trabalho.

Criar uma agenda de equipe:

  1. À esquerda, ao lado de Adicionar agenda, clique em Mais more_vert > Nova agenda.
  2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
  3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso horário.
  4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda aparecerá em Minhas agendas.
  5. (Opcional) Para atualizar as preferências da agenda, aponte para ela e clique em Mais more_vert > Configurações.

Observação: você pode fazer isso para criar quantas agendas quiser.

Compartilhar uma agenda de equipe:

  1. Em Minhas agendas, aponte para a agenda que você quer compartilhar e clique em Mais more_vert > Configurações e compartilhamento
  2. Escolha uma opção:
    • Compartilhar com pessoas: em Compartilhar com pessoas específicas, adicione a pessoa ou o endereço de e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar e clique em Adicionar pessoas > Enviar.
    • Alterar as configurações de compartilhamento: em Permissões de acesso, selecione Disponibilizar ao público ou Disponibilizar para nome da organização.
3.4

Importar ou exportar eventos e agendas

Você pode importar informações de eventos para sua agenda ou exportar agendas. Saiba mais sobre como importar eventos para o Agenda.

Importar informações de eventos:

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, clique em Importar > Exportar.
  3. Clique em Selecionar arquivo no seu computador, selecione o arquivo e clique em Abrir.
  4. Clique em Importar. Os eventos importados aparecerão na sua agenda.

Exportar suas agendas:

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, clique em Importar e exportar.
  3. Na seção Exportar, clique em Exportar.

Será feito o download para seu computador de um arquivo compactado. Se você abrir o arquivo compactado, verá um arquivo ICS específico para cada uma das agendas. Para importar os arquivos para o Agenda de novo, extraia os arquivos ICS do arquivo ZIP e importe-os individualmente.

3.5

Excluir uma agenda

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. Selecione a agenda que você quer excluir e role até a parte inferior.
  3. Na seção Remover agenda, escolha uma opção:
    • Clique em Cancelar inscrição se você não quiser mais ver as agendas disponíveis como "somente leitura".
    • Clique em Excluir se quiser excluir suas agendas.
3.6

Adicione o período de ausência à sua agenda

  1. Na grade do agenda, clique no primeiro dia em que você estará ausente.
  2. Clique em Fora do escritório e selecione um período.
  3. (Opcional) Para explicar que você estará ausente do trabalho, digite uma mensagem na seção Mensagem de recusa.
  4. Na seção Visibilidade, escolha uma opção:
    • Público
    • Visibilidade padrão
    • Particular
  5. Clique em Salvar. As reuniões, novas e existentes, programadas para esse período serão recusadas automaticamente.

4

Personalizar sua agenda

Agora que você sabe usar os principais recursos do Agenda, pode personalizá-lo ainda mais de acordo com sua forma de trabalhar.

Nesta seção, você aprenderá a:

4.1

Gerenciar notificações de eventos

Você pode decidir como quer gerenciar as notificações de eventos recebidas.

Gerenciar notificações de eventos:

  1. Abra o Agenda e clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Configurações de eventos.
  3. Clique em Notificações e selecione uma opção:
    • Desativar
    • Notificações na área de trabalho
    • Alertas
  4. (Opcional) Se você quiser configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir som.
  5. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Notificações gerais para gerenciar os tipos de notificação de evento que você recebe.
  6. Ao lado de cada opção, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione se você quer ativar ou desativar as notificações.

Criar notificações para eventos específicos:

  1. Clique no evento e em Editar chat_icon_edit_24dp.
  2. Ao lado de Notificações notifications_none , selecione E-mail ou Notificação.
  3. Selecione um período para as notificações.
  4. (Opcional) Para adicionar outra, clique em Adicionar notificação e repita as etapas 2 e 3.
Criar uma agenda de equipe
4.2

Escolher a visualização da agenda

Você pode escolher quantos dias são exibidos por vez na sua agenda. Selecione a opção mais adequada na parte superior da agenda.

Escolher a visualização da agenda:

No canto superior direito da caixa do controle de visualização, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha uma opção:

  • Ver uma agenda por dia, semana, mês ou ano
  • Ver sua programação
  • Ocultar ou mostrar fins de semana
  • Ocultar ou mostrar eventos recusados
  • Ver diversas agendas lado a lado na visualização "Dia": selecione a visualização Dia e marque as caixas ao lado das agendas que você quer ver.

Para ver a agenda do dia seguinte ou anterior: ao lado de Hoje, clique em Próximo período keyboard_arrow_right ou Período anterior keyboard_arrow_left.

Gerenciar as configurações de visualização da sua agenda:

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Configurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Opções de visualização.
  3. Dependendo da visualização que você quer usar, marque ou desmarque as seguintes caixas:
    • Mostrar fins de semana
    • Mostrar eventos recusados
    • Mostrar números de semanas
    • Reduzir o brilho de eventos passados
    • Ver as agendas lado a lado na visualização Dia
  4. Clique em Início da semana e escolha quando sua semana começa.
  5. Acesse o campo Definir visualização personalizada e clique na seta para baixo arrow_drop_down para escolher o número de dias ou semanas que você quer ver na agenda.
  6. Acesse o campo Calendários alternativos e clique na seta para baixo arrow_drop_down para escolher outro calendário.
4.3

Alterar a aparência da sua agenda

Alterar a forma de exibição da agenda é útil quando você tem várias agendas sobrepostas na mesma tela.

Alterar a configuração de densidade e cor da sua agenda:

  1. Clique em Configurações chat_settings_24dp > Densidade e cor.
  2. Clique em Conjunto de cores > Moderno (com texto branco) ou Clássico (com texto preto).
  3. Clique em Densidade de informações > Alta ou Adaptável à sua tela.
  4. Clique em Concluído.

Alterar o conjunto de cores das suas agendas:

À esquerda, aponte para sua agenda, clique em Mais more_vert > selecione uma cor na paleta.

Para alterar a cor de um evento: clique com o botão direito no evento e selecione outra cor.

Observação: se você alterar a cor de um evento, a cor original será representada como uma linha vertical no lado esquerdo do evento.

5

Acesse suas notas e tarefas

Acompanhe suas notas e tarefas sem sair do Agenda.

Observação: se você não vir os ícones do Keep e do Tarefas à direita, talvez esses produtos não estejam ativados na sua organização. Entre em contato com seu administrador do G Suite.

Nesta seção, você aprenderá a fazer o seguinte:

5.1

Abra notas no Google Keep

  • Abrir o Keep: à direita, clique em Keep  .
  • Adicionar uma nota ou uma lista: clique em + Criar uma nota ou Nova lisa format_list_bulleted.
  • Editar uma nota: clique em uma nota e digite uma mensagem. Clique em Concluído.

Veja como usar outros recursos do Keep em Primeiros passos no Keep.

5.2

Abra as listas de tarefas no Google Tarefas

  • Abrir o Tarefas: à direita, clique em Tarefas  .

    A lista atual aparece na parte superior, com as tarefas logo abaixo.

  • Adicionar uma nova lista: clique na seta para baixo arrow_drop_down > Criar uma nova lista.
  • Alterar listas: clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione uma lista.
  • Adicionar uma nova tarefa: clique em + Adicionar uma tarefa. Para adicionar uma nova tarefa a partir de um e-mail, arraste-o para uma lista de tarefas.
  • Editar ou excluir uma tarefa: aponte para uma tarefa e clique em Editar  . Para excluir uma tarefa, na janela "Editar", clique em Excluir delete_outline.

Para usar mais recursos do Tarefas, consulte Manter o controle de tarefas.

5.3

Instale complementos

Personalize o Agenda com complementos.

  1. À direita, clique em Instalar complementos add. Será aberta uma lista dos complementos do G Suite Marketplace.
  2. Clique em um complemento.
  3. Clique em Instalar

Próximas etapas

Faça o teste agora
Faça mais treinamentos

Adicione anexos aos seus eventos, defina horários de trabalho, crie agendas de equipe colaborativas e muito mais.