O que você pode fazer com o novo Agenda?

Com o Google Agenda, você pode programar reuniões e eventos com rapidez e receber lembretes de futuras atividades para ficar sempre informado. O Agenda foi criado para equipes, para facilitar o compartilhamento da sua agenda com outras pessoas e a criação de várias agendas de uso compartilhado.

Você precisará de:

account_circle uma conta do G Suite

schedule 10 minutos

Você está migrando de um programa de agenda diferente? Consulte Migração do Outlook para o Google Agenda ou Migração do IBM Notes para o Google Agenda.

1

Programar eventos

No Agenda, é fácil programar atividades que acontecem uma única vez, como conferências, e eventos recorrentes, como reuniões de equipe. Quando você recebe um convite para um evento, basta clicar nele para confirmar sua presença.

Nesta seção, você aprenderá a:

1.1

Criar um evento

  1. Em calendar.google.com, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Você também pode clicar em Criar
    add
    .
  2. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione uma agenda.
  3. Adicione um título, uma data e uma hora para o evento e clique em Mais opções ou SALVAR.
Criar um evento
1.2

Convidar pessoas

  1. Abra seu evento.
  2. Clique em Adicionar convidados na guia Convidados e digite as primeiras letras do nome ou endereço de e-mail da pessoa.

    Os nomes e endereços correspondentes no diretório da organização aparecerão conforme você digitar.

    Dica: você também pode adicionar um endereço da lista de e-mails do Grupos do Google para convidar muitas pessoas de uma só vez. Para mais informações sobre como convidar muitas pessoas, consulte Gerenciar grandes eventos no Agenda.
  3. Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado.
  4. (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, passe o cursor sobre o nome dele e clique em Marcar como opcional person.
  5. (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, marque as caixas correspondentes em Convidados podem.

Observação: se você criar um evento no Agenda e não permitir que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data ou a hora do evento na agenda deles.

Convidar pessoas e reservar salas e recursos
1.3

Reservar uma sala e recursos

Observação: se os recursos ou os detalhes da sala não aparecerem, talvez o administrador do G Suite não tenha definido essas informações para a organização.
  1. Abra um evento.
  2. Clique na guia Salas.
  3. Na caixa de pesquisa, digite o nome de uma sala, o nome do edifício, o andar ou o nome de um recurso (como um telefone ou Chromebox para videoconferências). Conforme você digita, os resultados aparecem abaixo da caixa de pesquisa.
  4. (Opcional) Passe o cursor sobre uma sala para ver detalhes como os seguintes:
    • group Capacidade da sala
    • business Local
    • videocam Equipamentos de áudio ou vídeo
    • info_outlineOutros recursos disponíveis na sala de conferências, como acessibilidade para cadeira de rodas ou lousa
    • sort Informações adicionais
  5. Clique no resultado que você quer adicionar ao evento.
Escolher o horário do evento
1.4

Adicionar detalhes do evento, videoconferência e anexos

  1. Escolha um fuso horário.
  2. Configure um evento recorrente.
  3. Encontrar um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam livres para a reunião.
  4. Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações do evento e muito mais.
  5. Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento.
  6. Adicionar uma descrição do evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links ao seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado, ou adicione listas e links.
  7. Adicionar anexos:anexe arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.
Salvar e atualizar eventos
1.5

Salvar ou atualizar um evento e notificar os convidados

Quando você terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

  1. Clique em SALVAR.
  2. Clique em Enviar para notificar os convidados por e-mail ou Não enviar se você não quiser notificá-los ainda.
  3. Se você estiver convidando pessoas de fora da organização, clique em Convidar pessoas externas para notificá-las ou em Continuar editando para notificá-las depois.
Atualizar um evento existente:

Você pode atualizar o horário de um evento, convidar mais pessoas, adicionar uma nota, entre outras opções.

  1. Na grade do Agenda, clique no evento e em Editar create.
  2. Faça a alteração que quiser, como atualizar o horário de um evento ou anexar um arquivo.
  3. Clique em SALVAR.
]
1.6

Responder a eventos

Quando você recebe um convite para um evento, ele aparece na sua agenda.

Para responder a um convite:
  1. Na grade do Agenda, clique no evento e selecione sua resposta na parte inferior.
  2. (Opcional) Para alterar sua resposta, clique no evento e escolha uma nova resposta. Também é possível adicionar uma nota ao seu RSVP.

Observação: os convites também são enviados por e-mail. Se você estiver usando o Gmail, poderá clicar em RSVP no e-mail para responder ao convite ou selecionar uma opção de resposta no e-mail.

Nenhum
1.7

Verificar quem aceitou ou recusou seu convite

  • No Agenda, abra o evento e veja as respostas dos convidados no campo correspondente.
  • Se você tiver convidado um grupo para um evento, clique na seta para baixo arrow_drop_down para ver as respostas dos convidados.
Nenhum
1.8

Excluir e restaurar eventos

Para excluir um evento:
  • Clique no evento na grade da sua agenda e em Excluir delete.
Para restaurar um evento excluído por engano ou remover permanentemente eventos excluídos:
  1. Para encontrar o evento excluído, clique em Configurações settings > Lixeira.
  2. Passe o mouse sobre o evento e escolha uma opção:
    • Para restaurar o evento, marque a caixa ao lado dele e clique em Restaurar undo.
    • Para excluir o evento permanentemente, marque a caixa ao lado dele e clique em Excluir delete.
  3. (Opcional) Para excluir todos os eventos na sua lixeira, na parte superior direita, clique em Esvaziar lixeira.

Observação: os eventos excluídos permanecem na lixeira da agenda por aproximadamente 30 dias.

Nenhum
2

Criar lembretes

Para lembrar de algo na sua lista de tarefas, adicione um lembrete pessoal.

Nesta seção, você aprenderá a:

2.1

Criar um lembrete pessoal

Se você não vir Lembretes, em Minhas agendas ao lado de Tarefas, clique em
Mais more_vert > Alternar para Lembretes.

  1. Na grade do Agenda, clique em um horário e em Lembrete.
  2. Adicione um título e escolha uma data e uma hora.
  3. (Opcional) Para selecionar a frequência do lembrete, clique em Não se repete e selecione uma opção.
  4. (Opcional) Se você quiser que o lembrete seja exibido durante um dia inteiro, marque a caixa Dia inteiro.
  5. Clique em SALVAR.

Observação: os lembretes criados no Google Keep também aparecem no Agenda.

Definir as configurações de notificação padrão
2.2

Alterar um lembrete pessoal

  1. Escolha uma opção:
    • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique nele e em Editar mode_edit.
    • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, passe o cursor sobre o lembrete e clique em Editar mode_edit.
  2. Atualize os detalhes e clique em SALVAR.
Adicionar ou alterar notificações de um evento específico
2.3

Concluir ou remover um lembrete pessoal

Para remover um lembrete da sua agenda, marque-o como concluído, exclua-o ou oculte todos os lembretes temporariamente.

Para marcar um lembrete como concluído:
  • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique no lembrete e em Marcar como concluído.
  • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, passe o cursor sobre o lembrete e clique em Marcar como concluído check.
Excluir um lembrete:
  • Se você tiver um único lembrete em um horário, clique no lembrete e em Excluir delete.
  • Se você tiver vários lembretes no mesmo horário, clique no bloco de lembretes, passe o cursor sobre um deles e clique em Editar delete.
Para ocultar todos os lembretes:

À esquerda, em Minhas agendas, desmarque a caixa Lembretes.

Nenhum
3

Compartilhar e visualizar agendas

Compartilhe sua agenda com colegas de trabalho, familiares e amigos para que eles possam ver facilmente sua disponibilidade. Você pode analisar as agendas de outras pessoas para fazer o mesmo.

Nesta seção, você aprenderá a:

3.1

Compartilhar sua agenda

1 Para escolher se você quer compartilhar uma agenda publicamente ou apenas com sua organização:
  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Permissões de acesso.
  3. Para selecionar como você quer compartilhar sua agenda:
    • Se você quiser que sua agenda fique disponível publicamente na Web, marque a caixa Disponibilizar ao público.
    • Se você quiser que a agenda fique disponível apenas para sua organização, marque a caixa Disponibilizar para minha organização.
  4. Ao lado de cada permissão de compartilhamento, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha se você quer mostrar sua disponibilidade.
2 Para disponibilizar sua agenda em um navegador da Web:

Você pode compartilhar um link HTML da sua agenda com as outras pessoas.

  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Permissões de acesso.
  3. Para enviar esse link HTML compartilhável, clique em Gerar link compartilhável > Copiar link.
  4. Cole e envie o link.
3 Para compartilhar sua agenda com pessoas específicas e escolher o que elas podem ver:

Quando você compartilha sua agenda com alguém, pode escolher como a pessoa vê os eventos e se ela também pode fazer alterações, como adicionar ou editar eventos.

  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Compartilhar com pessoas específicas.
  3. Clique em Adicionar pessoas e digite os endereços de e-mail ou os nomes das pessoas com quem você quer compartilhar sua agenda.
  4. Escolha uma opção de permissão de compartilhamento:
    • Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes)
    • Ver detalhes de todos os eventos
    • Fazer alterações nos eventos
    • Fazer alterações e gerenciar compartilhamento
4 Para compartilhar sua agenda com pessoas que não usam o Google Agenda:
  1. Na seção Compartilhar com pessoas específicas, clique em Adicionar pessoas.
  2. Digites os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar sua agenda.
  3. Clique em Enviar.
  4. Se a pessoa com quem você está compartilhando não usa o Agenda, clique em Convidar para enviar um convite.
Compartilhar sua agenda
3.2

Visualizar as agendas de outras pessoas

Quer saber se uma pessoa está disponível para uma reunião? Adicione a agenda de um colega de equipe para verificar a programação dela instantaneamente.

    Para adicionar a agenda de um colega de equipe:
  1. À esquerda, clique em Adicionar outras agendas e digite o nome ou o endereço de e-mail da pessoa.
  2. Selecione a pessoa na lista.
  3. Se a pessoa tiver compartilhado a própria agenda, ela aparecerá na sua lista de agendas. Os eventos da pessoa também aparecerão na sua agenda.
  4. Se a pessoa não utilizar o Google Agenda, adicione uma solicitação e clique em Enviar convite.
  5. Para programar eventos rapidamente verificando a disponibilidade de colegas de trabalho:
    • Para ver a agenda de um colega de trabalho ao lado da sua, marque a caixa ao lado do nome da pessoa.
    • Para ver as agendas de vários colegas de trabalho de uma só vez, marque as caixas ao lado do nome das pessoas. No canto superior direito da caixa do controle de visualização, clique em Dia. As agendas aparecem uma ao lado da outra para você ver facilmente quando todos estão livres no mesmo horário.
  6. (Opcional) Para ver apenas sua agenda, passe o cursor sobre o nome dela e clique em Mais more_vert > Exibir apenas esta.
Visualizar as agendas de outras pessoas
3.3

Criar uma agenda compartilhada

Além de usar sua própria agenda, você pode criar agendas compartilhadas para rastrear atividades de grupo, como programações de projetos ou as férias de colegas de trabalho.

Para criar uma agenda de equipe:
  1. À esquerda, ao lado de Adicionar outras agendas, clique em Adicionar add > Nova agenda.
  2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
  3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso.
  4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda aparecerá em Minhas agendas.
  5. (Opcional) Para atualizar as preferências de uma agenda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Configurações.

Observação: você pode usar o mesmo processo para criar quantas agendas quiser.

Nenhum
3.4

Importar ou exportar eventos e agendas

Você pode importar informações de eventos para sua agenda ou exportar agendas. Saiba mais sobre como importar eventos para o Agenda.

Para importar informações de um evento:
  1. À esquerda, ao lado de Adicionar outras agendas, clique em Adicionar add > Importar.
  2. Clique em Selecionar arquivo no seu computador, selecione um arquivo e clique em Abrir.
  3. Clique em Importar. Os eventos importados aparecerão na sua agenda.
Para exportar suas agendas:
  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, clique em Importar e Exportar.
  3. Na seção Exportar, clique em Exportar.

Será feito o download para seu computador de um arquivo compactado. Se você abrir o arquivo compactado, verá um arquivo ICS específico para cada uma das agendas. Para importar os arquivos para o Agenda de novo, extraia os arquivos ICS do arquivo ZIP e importe-os individualmente.

Nenhum
3.5

Excluir uma agenda

  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. Selecione a agenda que você quer excluir e role até a parte inferior.
  3. Na seção Remover agenda, escolha uma opção:
    • Clique em Cancelar inscrição se você não quiser mais ver as agendas disponíveis como "somente leitura".
    • Clique em Excluir se quiser excluir suas agendas.
Nenhum
4

Personalizar sua agenda

Agora que você sabe usar os principais recursos do Agenda, pode personalizá-lo ainda mais de acordo com sua forma de trabalhar.

Nesta seção, você aprenderá a:

4.1

Gerenciar notificações de eventos

Você pode decidir como quer gerenciar as notificações de eventos recebidas.

Para gerenciar notificações de eventos:
  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Configurações do evento.
  3. Clique em Notificações e selecione uma das seguintes opções:
    • Desativado
    • Notificações do navegador
    • Alertas que interrompam
  4. Para configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir som.
  5. À esquerda, selecione sua agenda e clique em Notificações gerais para gerenciar os tipos de notificação de evento que você recebe.
  6. Em cada opção, clique na seta para baixo arrow_drop_down ao lado de E-mail para selecionar se você quer ativar ou desativar as notificações.
Para criar notificações para eventos específicos:
  1. Clique no seu evento e em Editar mode_edit.
  2. Ao lado de Notificações notifications, selecione E-mail ou Notificação.
  3. Selecione um período para as notificações.
  4. (Opcional) Para adicionar outra, clique em Adicionar notificação e repita as etapas 2 e 3.
Criar uma agenda de equipe
4.2

Escolher a visualização da agenda

Você pode escolher quantos dias são exibidos por vez na sua agenda. Selecione a opção mais adequada na parte superior da agenda.

Para escolher a visualização da agenda:

No canto superior direito da caixa do controle de visualização, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha uma opção:

  • Ver uma agenda por dia, semana, mês ou ano
  • Ver sua programação
  • Ocultar ou mostrar fins de semana
  • Ocultar ou mostrar eventos recusados
  • Ver diversas agendas lado a lado na visualização "Dia": selecione a visualização Dia e marque as caixas ao lado das agendas que você quer ver.

Para ver a agenda do próximo dia ou do dia anterior: ao lado de Hoje, clique em Próximo período keyboard_arrow_right ou Período anterior keyboard_arrow_left.

Para gerenciar as configurações de visualização da sua agenda:

  1. Clique em Configurações settings > Configurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Opções de visualização.
  3. Dependendo da visualização que você quer usar, marque ou desmarque as seguintes caixas:
    • Mostrar fins de semana
    • Mostrar eventos recusados
    • Reduzir o brilho de eventos passados
    • Ver as agendas lado a lado na visualização Dia
  4. Clique em Início da semana e escolha quando sua semana começa.
  5. Acesse o campo Definir visualização personalizada e clique na seta para baixo arrow_drop_down para escolher o número de dias ou semanas que você quer ver na agenda.
  6. Acesse o campo Calendários alternativos e clique na seta para baixo arrow_drop_down para escolher um deles.
Nenhum
4.3

Alterar a aparência da sua agenda

Alterar a forma de exibição da agenda pode ser útil quando você tem várias agendas sobrepostas na mesma tela.

Para alterar a configuração de densidade e cor da sua agenda:

  1. Clique em Configurações settings > Densidade e cor.
  2. Clique em Densidade de informações > Alta ou Adaptável à sua tela.
  3. Clique em Conjunto de cores > Moderno ou Clássico.
  4. Clique em CONCLUÍDO.
Para alterar a configuração de cor das suas agendas:

À esquerda, passe o cursor sobre sua agenda e clique em Mais more_vert > selecione na paleta a cor que você quer usar.

Para alterar a cor de um evento: clique com o botão direito no evento e selecione outra cor.

Observação: se você alterar a cor de um evento, a cor original será representada como uma linha vertical no lado esquerdo do evento.

Nenhum

Próximas etapas

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