Primeiros passos nos drives compartilhados

Quer ver uma versão deste guia em PDF? Se você usa o Chrome, imprima esta página e selecione a opção "Salvar como PDF". Em outros navegadores ou ferramentas de PDF de terceiros, veja as instruções sobre como salvar páginas da Web como arquivos PDF.

O que você pode fazer nos drives compartilhados?

Os drives compartilhados são espaços comuns onde as equipes podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos com facilidade em qualquer lugar ou dispositivo.

Ao contrário dos arquivos no "Meu Drive", os no drive compartilhado pertencem à equipe, não a uma pessoa específica. Mesmo que alguém saia, os arquivos permanecem exatamente onde estão para a equipe continuar compartilhando informações e trabalhando neles.

Importante: os drives compartilhados só estão disponíveis nas edições Enterprise, Business e Education do G Suite. Quando você não vê drives compartilhados no Google Drive, é porque talvez eles não estejam disponíveis para sua organização. Para saber detalhes, entre em contato com seu administrador do G Suite.

Não sabe se quer usar o "Meu Drive" ou um drive compartilhado?

Faça estas perguntas a si mesmo:

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe de projeto?
  • Os arquivos são sobre um mesmo assunto?

Se a resposta a essas duas perguntas foi "sim", recomendamos criar um novo drive compartilhado. Se os arquivos pertencerem a vários projetos, crie vários drives compartilhados.

Para ver uma comparação entre o "Meu Drive" e os drives compartilhados, consulte Qual é a diferença entre o "Meu Drive" e os drives compartilhados? na seção de perguntas frequentes sobre o Drive.

Do que você precisa:

account_circle Uma conta do G Suite Não tem uma conta? Inscreva-se.

schedule 10 minutos

1

Configure um drive compartilhado

Para começar, configure um drive compartilhado e adicione membros.

O que você aprenderá nesta seção:

1.1

Crie um drive compartilhado

  1. Abra o Google Drive.
  2. À esquerda, clique em Drives compartilhados.
  3. Na parte superior, clique em Novo.
  4. Digite um nome e clique em Criar.

1.2

Adicione membros e defina os níveis de acesso

Quando você adiciona novos membros, eles recebem o acesso Administrador de conteúdo. Você pode alterar o nível de acesso de um membro.

Observação: conceda o acesso Administrador de conteúdo a quem precisa editar arquivos no Drive File Stream.

Permissão

Administrador

Administrador de conteúdo

Colaborador

Comentarista

Leitor

Permissão

Pode ver arquivos e pastas

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

check

Leitor

check

Permissão

Pode comentar nos arquivos

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

check

Leitor

remove

Permissão

Pode editar arquivos

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode criar e adicionar arquivos e criar pastas

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode adicionar pessoas a arquivos específicos

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode restaurar arquivos da lixeira (até 30 dias)

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode mover arquivos do "Meu Drive" para um drive compartilhado

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

check

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode mover arquivos para fora de um drive compartilhado ou entre drives compartilhados

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode mover arquivos e pastas para a lixeira

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode mover arquivos e pastas em um drive compartilhado

Administrador

check

Administrador de conteúdo

check

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode adicionar ou remover membros de um drive compartilhado

Administrador

check

Administrador de conteúdo

remove

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode alterar os níveis de acesso dos membros

Administrador

check

Administrador de conteúdo

remove

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Permissão

Pode excluir permanentemente arquivos na lixeira

Administrador

check

Administrador de conteúdo

remove

Colaborador

remove

Comentarista

remove

Leitor

remove

Adicionar membros e definir níveis de acesso:

Exige o acesso Administrador

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, abaixo do nome do drive compartilhado, clique em +Adicionar membros.
  3. Adicione nomes, endereços de e-mail ou Grupos do Google.
  4. (Opcional) Para alterar o nível de acesso, ao lado de Administrador de conteúdo, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha uma opção.
  5. (Opcional) Digite uma mensagem.
  6. (Opcional) Se você não quiser enviar uma notificação para os novos membros, marque a caixa Pular o envio de notificações.
  7. Clique em Enviar ou Adicionar.
1.3

Altere os níveis de acesso dos membros

Exige o acesso Administrador

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Gerenciar membros.
  3. Ao lado do nome de um membro, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione um novo nível de acesso.
  4. Clique em Concluído.
1.4

Remover membros

Exige o acesso Administrador

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Gerenciar membros.
  3. Ao lado do nome de uma pessoa, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione Remover membro.
  4. Clique em Concluído.

Observação: se você remover alguém de um drive compartilhado, talvez a pessoa ainda tenha acesso a arquivos compartilhados de outras maneiras, como por um link para toda a organização ou em um grupo.

2

Adicionar arquivos e pastas

Agora, adicione arquivos e pastas ao seu drive compartilhado.

Nesta seção, você aprenderá a fazer o seguinte:

2.1

Criar pastas

Criar uma nova pasta:

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Clique em   Novo > Pasta.
  3. Digite um nome para a pasta e clique em Criar.

Observações:

  • Para mover pastas em um drive compartilhado que já estão armazenadas no "Meu Drive" ou em outro drive compartilhado, entre em contato com o administrador do G Suite.
  • As subpastas precisam ter a mesma permissão que a pasta de nível superior.

Fazer upload de uma pasta do computador:

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. No computador, arraste uma pasta para um drive compartilhado ou clique em   Novo > Upload de pasta. Procure e abra a pasta.

2.2

Adicione e edite arquivos

Exige pelo menos o acesso Colaborador.

Todos os arquivos que você adicionar pertencerão à equipe. Se você sair do drive compartilhado, os arquivos serão mantidos.

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Arraste um arquivo pertencente a você do seu computador ou do "Meu Drive" para um drive compartilhado. Ou clique em Novo e escolha uma opção:
    • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo que você quer, como Documentos Google.
    • Para fazer o upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
  3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

*Se você não for o proprietário do arquivo, mas tiver o acesso Pode editar no Drive, poderá mover o arquivo para um drive compartilhado se o administrador do G Suite tiver permitido essa opção.

Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Drive File Stream. Veja mais informações em Primeiros passos no Drive.

3

Gerencie arquivos e pastas

Veja dicas para estruturar um drive compartilhado, criar e encontrar arquivos.

O que você aprenderá nesta seção:

3.1

Marque com estrela arquivos importantes

Sinalize arquivos ou pastas importantes para encontrá-los rapidamente. Basta clicar com o botão direito em um arquivo ou em uma pasta e selecionar Adicionar estrela.

Para ver todos os arquivos e pastas com estrela, clique em Com estrela à esquerda.

3.2

Mover arquivos

Para mover arquivos entre drives compartilhados ou do "Meu Drive" para um drive compartilhado, arraste-os para o drive de destino. Para mover pastas, entre em contato com seu administrador do G Suite.

Mover arquivos do "Meu Drive" para drives compartilhados:

Você pode mover qualquer arquivo seu para um drive compartilhado: seja de outro local do Drive, do computador ou de um dispositivo móvel.

Se você não for o proprietário de um arquivo no "Meu Drive", mas tiver pelo menos o acesso Editar, talvez possa mover o arquivo para um drive compartilhado se:

  • seu administrador do G Suite tiver ativado essa opção;
  • o proprietário do arquivo for membro do drive compartilhado para onde você quer mover o arquivo.

Em outros casos, você precisará pedir que o proprietário mova o arquivo para o drive compartilhado.

Mover arquivos entre drives compartilhados:

Para mover arquivos entre drives compartilhados, você precisa ter o acesso Administrador ao drive compartilhado original e pelo menos o acesso Colaborador ao drive compartilhado de destino.

3.3

Excluir ou restaurar arquivos

Mover um arquivo para a lixeira:

Exige pelo menos o acesso Administrador de conteúdo

  1. Clique no arquivo que você quer excluir.
  2. Na parte superior, clique em Lixeira delete.
  3. Clique em Excluir para todos.

O arquivo é movido para a pasta Lixeira do drive compartilhado. Os arquivos na pasta Lixeira de um drive compartilhado são excluídos automaticamente após 30 dias.

Excluir permanentemente um arquivo na lixeira:

Exige o acesso Administrador

  1. Na pasta "Lixeira", clique com o botão direito no arquivo que você quer excluir e selecione Excluir definitivamente.
  2. Clique em Excluir definitivamente para confirmar.

Restaurar um arquivo (até 30 dias):

Exige pelo menos o acesso Colaborador

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Ver lixeira.
  3. Clique no arquivo > Restaurar history.
3.4

Pesquisar arquivos

Pesquisar em um drive compartilhado:

  1. Clique com o botão direito no drive compartilhado e na opção Pesquisar em nome do drive compartilhado.
  2. Na caixa de pesquisa, digite seu termo de consulta e pressione "Enter".
4

Compartilhar e colaborar

Os arquivos que você coloca nos drives compartilhados são compartilhados automaticamente com todos os membros. Os membros também podem compartilhar arquivos com quem não é membro do drive, a menos que você restrinja as permissões.

Nesta seção, você aprenderá a fazer o seguinte:

4.1

Compartilhar arquivos

Exige pelo menos o acesso Colaborador

Observação: não é possível compartilhar pastas nos drives compartilhados.

Assim como no Drive, há várias formas de compartilhar arquivos com quem não é membro dos drives compartilhados.

Observação: sua organização pode limitar o compartilhamento de arquivos. Peça mais informações ao seu administrador do G Suite.

Compartilhar arquivos com pessoas ou grupos:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer compartilhar.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Adicione nomes, endereços de e-mail ou Grupos do Google.
  4. (Opcional) Para alterar a permissão Editar, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha outra permissão.
  5. (Opcional) Adicione uma mensagem.
  6. (Opcional) Se você não quiser enviar notificações, marque a caixa Pular o envio de notificações.
  7. Clique em Enviar ou Adicionar.

Veja como limitar as opções de compartilhamento em Restringir as opções de distribuição em arquivos do Drive confidenciais.

Compartilhar um link:

Para tornar um arquivo acessível para todos e não precisar gerenciar o acesso na sua organização, você pode compartilhá-lo com o link. Qualquer pessoa da sua organização que tenha o link pode acessar o arquivo. Também é possível permitir que outros usuários compartilhem o link com pessoas fora da sua organização.

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer compartilhar.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem tem acesso.
  4. Ao lado de Compartilhamento de links desativado, clique na seta para baixo expand_more.
  5. Ao lado de Compartilhamento de link, clique em Ativar slider-off para o link ser acessado por qualquer pessoa na sua organização.
  6. Abaixo do URL, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione um nível de permissão.
  7. (Opcional) Para permitir o compartilhamento de links fora da sua organização, marque a caixa Permitir acesso externo.

    Observação: se você não vir essa opção, talvez ela tenha sido desativada pelo Administrador do G Suite.

  8. (Opcional) Para o documento ser pesquisado no Drive, marque a caixa Localizável nos resultados da pesquisa.
  9. Clique em Copiar para copiar o link.
  10. Clique em Concluído.
  11. Cole o link em um e-mail, em um site ou no lugar onde você quer compartilhá-lo.
4.2

Cancelar o compartilhamento de arquivos

Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem pode acessar.
  4. Ao lado de Compartilhamento de link, clique na opção de desativar slider-on.
  5. Clique em Concluído.

Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

  1. Em um drive compartilhado, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem pode acessar.
  4. Ao lado da pessoa, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Remover.
  5. Clique em Concluído.

Observação: as configurações de grupos podem modificar as configurações pessoais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela continuará com acesso ao arquivo.

4.3

Proteger arquivos

Proteger todos os arquivos em um drive compartilhado:

Exige o acesso Administrador

  1. À esquerda, clique no drive compartilhado que contém os arquivos que você quer proteger.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Configurações do drive compartilhado.
  3. Clique em Editar para definir uma destas permissões:
    • Compartilhar arquivos com pessoas fora da sua organização
    • Compartilhar arquivos com pessoas na sua organização que não são membros do drive compartilhado
    • Permitir que pessoas com o acesso Comentarista e Leitor façam download, copiem ou imprimam arquivos
  4. Após escolher uma opção, clique em Aplicar.
  5. Clique em Concluído.

Impedir que as pessoas façam o download, imprimam ou copiem um arquivo:

Exige o acesso Administrador

  1. Clique no arquivo que você quer proteger.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Na parte inferior, clique em Quem pode acessar.
  4. Clique em Mais more_vert e marque a caixa Restringir as ações de download, impressão e cópia neste arquivo para comentaristas e leitores.
  5. Clique em Concluído.

Observação: você pode limitar como as pessoas compartilham, imprimem, fazem downloads e copiam no Google Drive, no Documentos, no Planilhas e no Apresentações, mas não é possível impedir outras formas de compartilhamento do conteúdo.

4.4

Veja ou envie e-mails para membros

Ver os membros de um drive compartilhado:

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Ver membros.

Enviar um e-mail para os membros de um drive compartilhado:

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive compartilhado, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Enviar e-mail para os membros.
  3. Altere o assunto e digite sua mensagem.
  4. (Opcional) Se quiser enviar um e-mail apenas para os membros com níveis de acesso específicos ou receber uma cópia do e-mail, marque as caixas.
  5. Clique em Enviar.

Um link para o drive compartilhado é incluído no e-mail.

Próximas etapas

Faça o teste agora mesmo

Acesse o Drive e clique em Drives compartilhados para dar os primeiros passos.

Observação: se você não vir o recurso Drives compartilhados, é possível que ele esteja desativado. Entre em contato com o administrador do G Suite.

Faça mais treinamentos

Veja dicas para usar os drives compartilhados e aprenda práticas recomendadas.