Primeiros passos nos Drives de equipe

O que você pode fazer nos Drives de equipe?

Os Drives de equipes são espaços compartilhados onde as equipes podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos com facilidade em qualquer lugar ou dispositivo.

Ao contrário dos arquivos no "Meu Drive", os no Drive de equipe pertencem à equipe, não a uma pessoa específica. Mesmo que alguém saia, os arquivos permanecem exatamente onde estão para a equipe continuar compartilhando informações e trabalhando neles.

Não sabe se é melhor adicionar arquivos a um Drive de equipe ou ao "Meu Drive"? Considere o seguinte:

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe de projeto?
  • Os arquivos são sobre um mesmo assunto?

Se a resposta a essas duas perguntas foi "sim", recomendamos criar um novo Drive de equipe.

Se os arquivos pertencerem a vários projetos, crie vários Drives de equipe.

Importante: os Drives de equipe só estão disponíveis nas edições G Suite Enterprise, G Suite Business ou G Suite for Education. Se você não vir os Drives de equipe no Google Drive, talvez eles não estejam disponíveis na sua organização. Para saber detalhes, entre em contato com seu Administrador do G Suite.

Você precisará do seguinte:

account_circle uma conta do G Suite

schedule 10 minutos

1

Configurar um Drive de equipe

Para começar, configure um Drive de equipe e adicione membros.

O que você aprenderá nesta seção:

1.1

Criar um Drive de equipe

  1. Abra o Google Drive.
  2. À esquerda, clique em Drives de equipe.
  3. Na parte superior, clique em
     
    Novo
    .
  4. Digite um nome e clique em Criar.
1.2

Adicionar membros e definir permissões

Quando você adiciona novos membros, eles recebem acesso total para fazer upload, editar e excluir arquivos. Os membros com acesso total também podem convidar outros. Se necessário, você poderá alterar o nível de permissão de um membro.

Permissão

Acesso total

acesso para edição

Acesso para comentar

Acesso para visualizar

Permissão

Pode ver arquivos e pastas

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

check

Acesso para visualizar

check

Permissão

Pode comentar nos arquivos

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

check

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode editar arquivos

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode criar e fazer o upload de arquivos, pode criar pastas

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode adicionar ou remover membros do Drive de equipe

Acesso total

check

acesso para edição

remove

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode alterar as permissões dos membros

Acesso total

check

acesso para edição

remove

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode adicionar pessoas a arquivos específicos

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode mover arquivos e pastas

Acesso total

check

acesso para edição

remove

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode excluir arquivos e pastas

Acesso total

check

acesso para edição

remove

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Permissão

Pode restaurar arquivos da lixeira

Acesso total

check

acesso para edição

check

Acesso para comentar

remove

Acesso para visualizar

remove

Adicionar membros e definir permissões:

Exige a permissão acesso total

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, abaixo do nome do Drive de equipe, clique em + Adicionar membros.
  3. Adicione nomes, endereços de e-mail ou Grupos do Google.
  4. (Opcional) Para alterar a permissão de Acesso total, ao lado de Completo, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha uma nova permissão.
  5. (Opcional) Digite uma mensagem.
  6. (Opcional) Se você não quiser enviar uma notificação para os novos membros, marque a caixa Pular o envio de notificações.
  7. Clique em Enviar ou Adicionar.
1.3

Alterar as permissões dos membros

Exige a permissão acesso total

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Gerenciar membros.
  3. Ao lado do nome de um membro, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione uma nova permissão.
  4. Clique em Concluído.
1.4

Remover membros

Exige a permissão Acesso total

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Gerenciar membros.
  3. Ao lado do nome de uma pessoa, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione Remover membro.
  4. Clique em Concluído.

Observação: se você remover alguém de um Drive de equipe, talvez a pessoa ainda tenha acesso a arquivos compartilhados de outras maneiras, como com todos na sua organização ou com um grupo.

2

Adicionar arquivos e pastas

Agora adicione arquivos ao seu Drive de equipe.

O que você aprenderá nesta seção:

2.1

Criar pastas

Criar uma nova pasta:

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe ou em uma pasta.
  2. Clique em
     
    Novo
    > Pasta.
  3. Digite um nome para a pasta e clique em Criar.

Observe o seguinte:

  • Se você quiser mover pastas armazenadas no "Meu Drive" ou em um Drive de equipe para outro Drive de equipe, entre em contato com o administrador do G Suite.
  • As subpastas precisam ter a mesma permissão que a pasta de nível superior.

Fazer upload de uma pasta do computador:

  1. À esquerda, clique em uma pasta do Drive de equipe.
  2. No computador, arraste uma pasta para um Drive de equipe ou clique em
     
    Novo
    > Upload de pasta. Procure e abra a pasta.
2.2

Adicione e edite arquivos

Exige pelo menos a permissão acesso para edição

Todos os arquivos que você adicionar pertencerão à equipe. Se você sair do Drive de equipe, os arquivos serão mantidos.

  1. À esquerda, clique em uma pasta do Drive de equipe.
  2. Arraste um arquivo do seu computador ou do Meu Drive para uma pasta do Drive de equipe ou clique em Novo e escolha uma opção:
    • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo que você quer criar, por exemplo, Documentos Google.
    • Para fazer upload de um arquivo, selecione Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
  3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador desktop, use o Drive File Stream. Consulte Primeiros passos no Drive.

3

Gerenciar arquivos e pastas em Drives de equipe

Veja dicas para estruturar um Drive de equipe, criar e encontrar arquivos.


O que você aprenderá nesta seção:

3.1

Marque com estrela arquivos importantes

Sinalize arquivos ou pastas importantes para encontrá-los rapidamente. Basta clicar com o botão direito em um arquivo ou em uma pasta e selecionar Adicionar estrela.

Para ver todos os arquivos e pastas com estrela, clique em Com estrela à esquerda.

3.2

Mover arquivos

Para mover arquivos entre Drives de equipe ou do "Meu Drive" para um Drive de equipe, arraste-os para a pasta de destino. Para mover pastas, entre em contato com seu administrador do G Suite.

Mover arquivos do "Meu Drive" para Drives de equipe:

Você pode mover para um Drive de equipe qualquer arquivo seu: seja de outro local do Drive, do computador ou de um dispositivo móvel.

Se você não for o proprietário de um arquivo no "Meu Drive", mas tiver o acesso Pode editar , poderá mover esse arquivo para um Drive de equipe se:

  • seu administrador do G Suite tiver ativado essa opção;
  • o proprietário do arquivo for membro do Drive de equipe para onde você quer mover o arquivo.

Em outros casos, você precisará pedir que o proprietário mova o arquivo para o Drive de equipe.

Mover arquivos entre Drives de equipe:

Para mover arquivos entre Drives de equipe, você precisa ter acesso total ao Drive de equipe de origem e pelo menos acesso para edição ao Drive de equipe de destino.

3.3

Excluir ou restaurar arquivos

Excluir um arquivo:

Exige a permissão acesso total

Clique no arquivo que você quer excluir e em Lixeira delete na parte superior. Isso remove o arquivo para todos os membros do Drive de equipe.

O arquivo é movido para a pasta Lixeira do Drive de equipe. Os arquivos na pasta Lixeira de um Drive de equipe são excluídos automaticamente após 30 dias.

Restaurar um arquivo:

Exige pelo menos a permissão acesso para edição

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Ver lixeira.
  3. Clique no arquivo > Restaurar history.
3.4

Pesquisar arquivos

Pesquisar em um Drive de equipe ou uma pasta:

  1. Clique com o botão direito em um Drive de equipe e clique em Pesquisar em Nome do Drive de equipe.
  2. Na caixa de pesquisa, digite seu termo de consulta e pressione "Enter".
4

Compartilhar e colaborar

Todos os arquivos que você coloca nos Drives de equipe são compartilhados automaticamente com os membros dele. Os membros também podem compartilhar arquivos específicos com pessoas que não são membros do Drive de equipe, a menos que você restrinja as permissões.

O que você aprenderá nesta seção:

4.1

Compartilhar arquivos

Exige pelo menos a permissão acesso para edição

Observação: não é possível compartilhar pastas nos Drives de equipe.

Assim como no Drive, há várias formas de compartilhar arquivos com pessoas que não são membros dos Drives de equipe.

Observação: sua organização pode limitar o compartilhamento de arquivos. Peça mais informações ao seu administrador do G Suite.

Compartilhar arquivos com pessoas ou grupos:

  1. Em um Drive de equipe, clique no arquivo que você quer compartilhar.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Adicione nomes, endereços de e-mail ou Grupos do Google.
  4. (Opcional) Para alterar a permissão Editar, clique na seta para baixo arrow_drop_down e escolha outra permissão.
  5. (Opcional) Adicione uma mensagem.
  6. (Opcional) Se você não quiser enviar notificações, marque a caixa Pular o envio de notificações.
  7. Clique em Enviar ou Adicionar.

Se você definir a permissão como Comentário ou Ver e tiver acesso total, poderá impedir que as pessoas façam o download, imprimam ou copiem arquivos compartilhados.

Compartilhar um link:

Para tornar um arquivo acessível para todos e não precisar gerenciar o acesso na sua organização, você pode compartilhá-lo com o link. Qualquer pessoa da sua organização que tenha o link pode acessar o arquivo. Também é possível permitir que outros usuários compartilhem o link com pessoas fora da sua organização.

  1. Em um Drive de equipe, clique no arquivo que você quer compartilhar.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem tem acesso.
  4. Ao lado de Compartilhamento de links desativado, clique na seta para baixo expand_more.
  5. Ao lado de Compartilhamento de link, clique em Ativar slider-off para o link ser acessado por qualquer pessoa na sua organização.
  6. Abaixo do URL, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione um nível de permissão.
  7. (Opcional) Para permitir o compartilhamento de links fora da sua organização, marque a caixa  Permitir acesso externo.

    Observação: se você não vir essa opção, talvez ela tenha sido desativada pelo Administrador do G Suite.

  8. (Opcional) Para o documento ser pesquisado no Drive, marque a caixa  Localizável nos resultados da pesquisa.
  9. Clique em Copiar para copiar o link.
  10. Clique em Concluído.
  11. Cole o link em um e-mail, em um site ou no lugar onde você quer compartilhá-lo.
4.2

Cancelar o compartilhamento de arquivos

Cancelar o compartilhamento de arquivos na sua organização:

  1. Em um Drive de equipe, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem pode acessar.
  4. Ao lado de Compartilhamento de link, clique na opção de desativar slider-on.
  5. Clique em Concluído.

Cancelar o compartilhamento de arquivos com pessoas:

  1. Em um Drive de equipe, clique no arquivo que você quer parar de compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar person_add.
  3. Clique em Quem pode acessar.
  4. Ao lado da pessoa, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Remover.
  5. Clique em Concluído.

Observação: as configurações de grupos podem modificar as configurações pessoais. Portanto, se você tentar cancelar o compartilhamento de um arquivo com uma pessoa que pertence a uma organização ou a um grupo com acesso ao arquivo, ela continuará com acesso ao arquivo.

4.3

Proteger arquivos

Proteger todos os arquivos em um Drive de equipe:

Exige a permissão acesso total

  1. À esquerda, clique no Drive de equipe que contém os arquivos que você quer proteger.
  2. Na parte superior, ao lado do nome de um Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Configurações do Drive de equipe.
  3. Clique em Editar para definir uma destas permissões:
    • Compartilhar arquivos com pessoas fora da sua organização
    • Compartilhar arquivos com pessoas na sua organização que não são membros do Drive de equipe
    • Permitir que pessoas com acesso para comentar ou somente visualizar façam o download, copiem ou imprimam arquivos
  4. Após escolher uma opção, clique em Aplicar.
  5. Clique em Concluído.

Impedir que as pessoas façam o download, imprimam ou copiem um arquivo:

Exige a permissão Acesso total 

  1. Clique no arquivo que você quer proteger.
  2. Na parte superior, clique em Compartilhar person_add.
  3. Na parte inferior, clique em Quem pode acessar.
  4. Clique em Mais more_vert > e marque a caixa Restringir as ações de download, impressão e cópia neste arquivo para comentaristas e leitores.
  5. Clique em Concluído.

Observação: você pode limitar como as pessoas compartilham, imprimem, fazem downloads e copiam no Google Drive, no Documentos, no Planilhas e no Apresentações, mas não é possível impedir outras formas de compartilhamento do conteúdo.

4.4

Veja ou envie e-mails para membros

Ver os membros de um Drive de equipe:

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Ver membros.

Se quiser enviar e-mails para os membros de um Drive de equipe:

  1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Enviar e-mail para os membros.
  3. Altere o assunto e digite sua mensagem.
  4. (Opcional) Para enviar um e-mail apenas para os membros com acesso total ou acesso para edição ou receber uma cópia do e-mail, marque as caixas.
  5. Clique em Enviar.

Próximas etapas

Faça o teste agora mesmo

Acesse o Drive e clique em Drives de equipe para dar os primeiros passos.

Observação: se você não vir os Drives de equipe, talvez eles estejam bloqueados. Entre em contato com seu Administrador do G Suite.

Faça mais treinamentos

Acesse arquivos no Drive de equipe quando estiver off-line, aprenda atalhos do teclado e muito mais.