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Solución documental que mejora la productividad y competitividad de entidades públicas y privadas
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Overview
Beneficios de la solución
Gestión y control efectivo: De una forma sencilla, la organización tendrá acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolviendo de raíz el problema de ubicación y localización de documentos.
 
Eficiencia en la gestión: La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
 
Productividad:  Una gestión documental, además de ahorro de costos, genera productividad por causa   del rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
 
Búsquedas rápidas: Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la organización reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
 
Estandarización de procesos:  Una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para todos, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además, si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos.
 
Cumplimiento de las normativas:  Trabajar con un gestor documental trae implícito el cumplimiento de varias normativas por ejemplo (Protección de Datos, Ley General de Archivo, etc) además de estándares internacionales como ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301
 
Movilidad y accesibilidad: La  mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, poder acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar, respetando todas las políticas de seguridad de la organización.
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Samson Assefa
December 6, 2020
Samson Assefa Gebrehiwot
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